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Tutorial: Kreuztabellenabfragen in Microsoft Access erstellen

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Hier ist ein ausführliches Tutorial zur Erstellung einer Kreuztabellenabfrage (Crosstab Query) in Microsoft Access.

Eine Kreuztabellenabfrage ist ein hervorragendes Werkzeug, um große Datenmengen zusammenzufassen und in einem kompakten, tabellenähnlichen Format (ähnlich einer Pivot-Tabelle in Excel) darzustellen. Sie berechnet Summen, Durchschnitte oder andere statistische Werte und gruppiert diese nach zwei verschiedenen Kriterien: eines in den Zeilen und eines in den Spalten.

1. Die Grundvoraussetzung: Die 3-Felder-Regel

Um eine Kreuztabellenabfrage zu erstellen, benötigen Sie mindestens drei Informationen aus Ihren Tabellen:

  1. Zeilenüberschrift: Welches Feld soll links untereinander stehen? (z. B. Produktname oder Region)
  2. Spaltenüberschrift: Welches Feld soll oben nebeneinander stehen? (z. B. Quartal oder Jahr)
  3. Wert: Welches Feld soll berechnet werden? (z. B. Umsatzsumme oder Anzahl der Bestellungen)

Methode A: Den Abfrage-Assistenten verwenden (Empfohlen für Anfänger)

Der Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess und ist der sicherste Weg für ein schnelles Ergebnis.

  1. Öffnen Sie Ihre Access-Datenbank.
  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Erstellen.
  3. Wählen Sie in der Gruppe Abfragen den Punkt Abfrage-Assistent.
  4. Wählen Sie im Dialogfenster den Eintrag Kreuztabellenabfrage-Assistent aus und klicken Sie auf OK.
  5. Datenquelle wählen: Wählen Sie die Tabelle oder Abfrage aus, die die Rohdaten enthält.
  6. Zeilenüberschriften: Wählen Sie das Feld (oder die Felder) aus, die als Zeilen erscheinen sollen (z. B. „Kunde“). Klicken Sie auf den Pfeil nach rechts >.
  7. Spaltenüberschriften: Wählen Sie das Feld für die Spalten aus (z. B. „Bestelldatum“, um es später nach Monaten oder Quartalen zu gruppieren).
  8. Zeitintervalle (falls Datum): Wenn Sie ein Datumsfeld gewählt haben, fragt Access, wie es gruppiert werden soll (z. B. Jahr, Quartal, Monat).
  9. Werte berechnen: Wählen Sie das Feld aus, das berechnet werden soll (z. B. „Preis“) und die gewünschte Funktion (z. B. Summe oder Anzahl).
    • Tipp: Setzen Sie den Haken bei „Gesamtsumme pro Zeile berechnen“, wenn Sie am Ende jeder Zeile ein Gesamtergebnis sehen möchten.
  10. Abschluss: Geben Sie der Abfrage einen Namen und klicken Sie auf Fertigstellen.

Methode B: Den Abfrageentwurf verwenden (Für Fortgeschrittene)

Wenn Sie mehr Kontrolle benötigen (z. B. Kriterien/Filter hinzufügen), nutzen Sie die Entwurfsansicht.

  1. Gehen Sie auf Erstellen > Abfrageentwurf.
  2. Fügen Sie die gewünschte Tabelle hinzu und schließen Sie das Fenster „Tabellen anzeigen“.
  3. Klicken Sie im Menüband oben auf die Schaltfläche Kreuztabelle. Sie werden sehen, dass im unteren Entwurfsbereich zwei neue Zeilen erscheinen: Funktion und Kreuztabelle.
  4. Zeilenüberschrift festlegen:
    • Ziehen Sie das Feld für die Zeilen (z. B. „Verkäufer“) in das Raster.
    • Wählen Sie in der Zeile Kreuztabelle den Punkt Zeilenüberschrift aus.
    • Lassen Sie die Zeile Funktion auf Gruppierung.
  5. Spaltenüberschrift festlegen:
    • Ziehen Sie das Feld für die Spalten (z. B. „Kategorie“) in das Raster.
    • Wählen Sie in der Zeile Kreuztabelle den Punkt Spaltenüberschrift aus.
    • Lassen Sie die Zeile Funktion auf Gruppierung.
  6. Werte festlegen:
    • Ziehen Sie das zu berechnende Feld (z. B. „Betrag“) in das Raster.
    • Wählen Sie in der Zeile Kreuztabelle den Punkt Wert.
    • Ändern Sie in der Zeile Funktion den Eintrag von „Gruppierung“ auf die gewünschte Berechnung (z. B. Summe).
  7. Ausführen: Klicken Sie oben links auf das rote Ausrufezeichen (Ausführen).

Wichtige Tipps für die Praxis

  • Nur eine Spaltenüberschrift: Eine Kreuztabellenabfrage kann nur genau ein Feld als Spaltenüberschrift haben. Sie können jedoch mehrere Felder als Zeilenüberschriften verwenden (z. B. Land UND Stadt).
  • Fixierte Spaltenüberschriften: Wenn Sie möchten, dass Spalten immer in einer bestimmten Reihenfolge erscheinen (z. B. Jan, Feb, Mär...), gehen Sie in der Entwurfsansicht in die Eigenschaften der Abfrage (Rechtsklick in den grauen Bereich oben -> Eigenschaften). Tragen Sie bei Fixierte Spaltenüberschriften die Namen genau so ein: "Jan";"Feb";"Mär".
  • Nullwerte: Oft bleiben Zellen leer, wenn kein Wert vorhanden ist. Wenn Sie stattdessen eine "0" sehen möchten, müssen Sie im Abfrageentwurf die NZ-Funktion verwenden: Wert: Nz(Summe([DeinFeld]);0).

Fazit

Kreuztabellenabfragen sind das mächtigste Werkzeug in Access, um Daten für Berichte vorzubereiten. Während der Assistent perfekt für Standardaufgaben ist, bietet die Entwurfsansicht die nötige Flexibilität für komplexe Analysen.

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