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Tutorial: Abfragen in Microsoft Access erstellen

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du in Microsoft Access eine Abfrage erstellst.

Abfragen sind das Herzstück von Microsoft Access. Mit ihnen kannst du Daten aus einer oder mehreren Tabellen filtern, sortieren, berechnen oder kombinieren. In diesem Tutorial lernst du die zwei gängigsten Methoden kennen.

1. Voraussetzungen

Bevor du startest, solltest du eine Access-Datenbank geöffnet haben, die bereits mindestens eine Tabelle mit Daten enthält.

2. Methode A: Der Abfrageentwurf (Manuelle Erstellung)

Dies ist die flexibelste Methode, die von den meisten Profis genutzt wird.

Schritt 1: Den Entwurf starten

  1. Klicke im oberen Menüband auf den Reiter Erstellen.
  2. Wähle in der Gruppe "Abfragen" den Button Abfrageentwurf.

Schritt 2: Tabellen hinzufügen

  1. Es öffnet sich rechts ein Fenster (oder ein Pop-up) namens Tabellen hinzufügen.
  2. Wähle die Tabelle(n) aus, aus denen du Daten abfragen möchtest.
  3. Klicke auf Hinzufügen und schließe das Fenster dann.

Schritt 3: Felder auswählen

Du siehst nun die Tabellen im oberen Bereich. Um Felder in deine Abfrage aufzunehmen:

  • Mache einen Doppelklick auf das gewünschte Feld in der Tabelle.
  • Oder: Ziehe das Feld mit der Maus nach unten in die Spalten des Entwurfsrasters.

Schritt 4: Kriterien festlegen (Filtern)

Wenn du nicht alle Datensätze sehen willst, kannst du Kriterien eingeben:

  • Suche die Zeile Kriterien im unteren Raster.
  • Gib unter dem entsprechenden Feld einen Wert ein.
    • Beispiel: Gib unter dem Feld "Stadt" den Text "Berlin" ein, um nur Berliner Kunden anzuzeigen.
    • Beispiel: Gib unter "Preis" > 100 ein, um nur Artikel über 100 Euro zu sehen.

Schritt 5: Abfrage ausführen

  1. Klicke im Menüband (unter dem Reiter "Abfrageentwurf") auf das rote Ausrufezeichen Ausführen.
  2. Access zeigt dir nun das Ergebnis in der Datenblattansicht an.

3. Methode B: Der Abfrage-Assistent (Einfache Erstellung)

Wenn du schnell eine einfache Liste ohne komplexe Filter erstellen möchtest, ist der Assistent ideal.

  1. Klicke auf den Reiter Erstellen.
  2. Wähle Abfrage-Assistent.
  3. Wähle Einfacher Abfrage-Assistent und bestätige mit OK.
  4. Wähle im Dropdown-Menü die Tabelle aus.
  5. Klicke auf die Felder, die du sehen möchtest, und verschiebe sie mit dem Pfeil-Button > nach rechts. Klicke auf Weiter.
  6. Gib der Abfrage einen Namen und klicke auf Fertig stellen.

4. Sortieren und Ausblenden

Im Abfrageentwurf hast du noch weitere nützliche Optionen:

  • Sortierung: In der Zeile "Sortierung" kannst du festlegen, ob die Ergebnisse aufsteigend (A-Z) oder absteigend (Z-A) sortiert werden sollen.
  • Anzeigen: Wenn du ein Häkchen in der Zeile "Anzeigen" entfernst, wird das Feld für die Filterung genutzt, aber im Endergebnis nicht angezeigt.

5. Speichern der Abfrage

Damit du die Abfrage nicht jedes Mal neu erstellen musst:

  1. Drücke Strg + S oder klicke auf das Speichern-Symbol oben links.
  2. Gib der Abfrage einen aussagekräftigen Namen (z. B. qry_Kunden_Berlin).
  3. Die Abfrage erscheint nun links im Navigationsbereich unter dem Punkt "Abfragen".

Tipps für Fortgeschrittene

  • Verknüpfungen: Wenn du zwei Tabellen hinzufügst, achte darauf, dass sie durch eine Linie (Beziehung) verbunden sind. Nur so weiß Access, wie die Daten zusammengehören.
  • SQL-Ansicht: Wenn du SQL lernen möchtest, kannst du jederzeit unten rechts in der Statusleiste auf "SQL" klicken, um den Code hinter deiner visuellen Abfrage zu sehen.

Viel Erfolg beim Erstellen deiner ersten Access-Abfrage!

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