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Tutorial: Erstellen einer Berechnungsabfrage in Microsoft Access

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du in Microsoft Access Abfragen mit berechneten Feldern erstellst.

In Microsoft Access ist es eine bewährte Methode, berechnete Werte nicht direkt in Tabellen zu speichern, sondern sie mithilfe von Abfragen "on the fly" zu berechnen. Das spart Speicherplatz und stellt sicher, dass die Daten immer aktuell sind.

Schritt 1: Den Abfrageentwurf öffnen

  1. Öffne deine Access-Datenbank.
  2. Klicke im oberen Menüband auf den Reiter Erstellen.
  3. Wähle in der Gruppe "Abfragen" die Option Abfrageentwurf.

Schritt 2: Tabellen hinzufügen

  1. Es öffnet sich ein Fenster (oder eine Seitenleiste) namens "Tabellen hinzufügen".
  2. Wähle die Tabelle aus, die die Ausgangsdaten für deine Berechnung enthält (z. B. eine Tabelle mit Preisen und Mengen).
  3. Klicke auf Hinzufügen und schließe das Fenster.

Schritt 3: Felder auswählen

  1. Doppelklicke auf die Felder in der Tabelle, die du in deiner Abfrage sehen möchtest (z. B. Artikelname, Einzelpreis, Anzahl). Diese erscheinen nun unten im Entwurfsbereich.

Schritt 4: Das berechnete Feld erstellen

Um eine Berechnung durchzuführen, nutzt du eine leere Spalte im Entwurfsbereich.

  1. Klicke in die oberste Zeile (Feld) einer leeren Spalte.
  2. Gib den Namen für dein neues Feld ein, gefolgt von einem Doppelpunkt.
  3. Schreibe dahinter die mathematische Formel. Setze Feldnamen dabei immer in eckige Klammern.

Die Syntax lautet: NameDesNeuenFeldes: [Feld 1] Operator [Feld 2]

Beispiele für Berechnungen:

  • Multiplikation: Gesamtpreis: [Einzelpreis] * [Anzahl]
  • Addition: LagerbestandGesamt: [LagerA] + [LagerB]
  • Prozentrechnung: Mehrwertsteuer: [NettoPreis] * 0,19
  • Textverknüpfung: VollständigerName: [Vorname] & " " & [Nachname]

Schritt 5: Formatierung festlegen (Optional)

Damit ein Ergebnis z. B. als Währung angezeigt wird, gehe wie folgt vor:

  1. Klicke mit der rechten Maustaste in das Feld, in dem du gerade die Formel geschrieben hast.
  2. Wähle Eigenschaften... aus dem Kontextmenü.
  3. Suche rechts im Eigenschaftenblatt die Zeile Format.
  4. Wähle dort ein passendes Format aus (z. B. "Währung" oder "Festkommazahl").

Schritt 6: Die Abfrage ausführen

  1. Klicke oben im Menüband (Reiter "Abfrageentwurf") auf das rote Ausrufezeichen (Ausführen).
  2. Access zeigt dir nun die Datenblattansicht mit der neuen Spalte an, in der die Ergebnisse deiner Berechnung stehen.

Wichtige Tipps:

  • Punkt vor Strich: Access befolgt die mathematischen Grundregeln. Nutze Klammern ( ), um die Reihenfolge der Berechnung zu steuern, z. B. Brutto: ([Netto] + [Versand]) * 1,19.
  • Null-Werte: Wenn ein Feld leer ist (Null), ist das Ergebnis der Berechnung oft ebenfalls leer. Nutze die Funktion Nz(), um leere Felder wie eine Null zu behandeln: Gesamt: Nz([Preis]) * Nz([Anzahl]).
  • Feldnamen: Achte peinlich genau auf die Schreibweise der Feldnamen in den eckigen Klammern. Sie müssen exakt mit den Spaltennamen in deiner Tabelle übereinstimmen.

Zusammenfassung der Operatoren:

  • + (Addieren)
  • - (Subtrahieren)
  • * (Multiplizieren)
  • / (Dividieren)
  • & (Texte zusammenfügen)
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