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Hinzufügen von Gesamtsummen und Zwischensummen in einem Microsoft Access Bericht

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie Sie in Microsoft Access Berichten Zwischensummen (Subtotals) und Gesamtsummen (Grand Totals) hinzufügen.

In Microsoft Access sind Summenfunktionen essenziell, um Daten aussagekräftig zu präsentieren. Dieses Tutorial führt Sie durch die Schritte, um Verkaufszahlen, Mengen oder andere Werte sowohl pro Gruppe als auch für den gesamten Bericht zu summieren.

Methode 1: Über die Funktion „Gruppieren, Sortieren und Summe“ (Am einfachsten)

Dies ist der schnellste Weg, wenn Sie mit der Layoutansicht oder der Entwurfsansicht arbeiten.

Schritt 1: Bericht in der Layoutansicht öffnen

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf Ihren Bericht.
  2. Wählen Sie Layoutansicht.

Schritt 2: Den Bereich „Gruppieren, Sortieren und Summe“ öffnen

  1. Gehen Sie im Menüband oben auf die Registerkarte Berichtsentwurf (oder Format/Entwurf).
  2. Klicken Sie in der Gruppe „Gruppierung und Summen“ auf die Schaltfläche Gruppieren und Sortieren.
  3. Am unteren Rand des Bildschirms erscheint nun ein neuer Bereich.

Schritt 3: Zwischensummen hinzufügen (Subtotals)

  1. Klicken Sie im unteren Bereich auf Gruppe hinzufügen und wählen Sie das Feld aus, nach dem gruppiert werden soll (z. B. „Kategorie“ oder „Kundenname“).
  2. Klicken Sie in der Zeile der Gruppe auf das Wort „Mehr“.
  3. Suchen Sie die Option „ohne Summen“ und klicken Sie auf den kleinen Pfeil daneben.
  4. Wählen Sie:
    • Typ: Das Feld, das summiert werden soll (z. B. „Umsatz“).
    • Art: „Summe“ (oder Mittelwert, Anzahl etc.).
    • Setzen Sie ein Häkchen bei „Zwischensumme in Gruppenfußzeile anzeigen“.

Schritt 4: Gesamtsumme hinzufügen (Grand Total)

  1. Wiederholen Sie den Vorgang in der gleichen Ansicht.
  2. Setzen Sie zusätzlich das Häkchen bei „Gesamtsumme anzeigen“ (meist ganz unten in der Berichtsfußzeile platziert).

Methode 2: Manuelle Eingabe über Textfelder (Für volle Kontrolle)

Manchmal möchten Sie Summen an einer ganz bestimmten Stelle platzieren. Dafür nutzen Sie die Entwurfsansicht.

Schritt 1: Entwurfsansicht öffnen

  1. Rechtsklick auf den Bericht -> Entwurfsansicht.

Schritt 2: Gruppen- oder Berichtsfußzeile aktivieren

Falls die Fußzeilen nicht sichtbar sind:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle im Bericht und wählen Sie Sortieren und Gruppieren.
  2. Stellen Sie sicher, dass für Ihre Gruppe die Option „mit einem Fußzeilenbereich“ aktiviert ist.
  3. Für die Gesamtsumme muss der Berichtsfuß aktiviert sein (Rechtsklick auf den Hintergrund -> Berichtskopf/-fuß).

Schritt 3: Textfeld einfügen

  1. Wählen Sie im Menüband das Steuerelement Textfeld (ab) aus und zeichnen Sie es in den entsprechenden Bereich:
    • Für Zwischensummen: In den Gruppenfußbereich.
    • Für die Gesamtsumme: In den Berichtsfußbereich.

Schritt 4: Die Summenformel eingeben

  1. Klicken Sie in das neue Textfeld (dort, wo „Ungebunden“ steht).
  2. Geben Sie folgende Formel ein: =Summe([NameIhresFeldes]) (Hinweis: Ersetzen Sie „NameIhresFeldes“ durch den tatsächlichen Namen der Spalte, die addiert werden soll, z. B. [Preis]).

Schritt 5: Formatierung der Summen (Währung/Zahlen)

Damit die Summe auch wie eine Zahl oder Währung aussieht:

  1. Markieren Sie das Textfeld mit der Summenformel.
  2. Drücken Sie F4, um das Eigenschaftenblatt zu öffnen.
  3. Gehen Sie zum Reiter Format.
  4. Wählen Sie unter Format den Punkt Währung (oder Euro) und legen Sie bei Bedarf die Dezimalstellen fest.

Fehlerbehebung: Häufige Probleme

  • Fehlermeldung #Fehler: Dies passiert oft, wenn der Name des Textfeldes identisch mit dem Namen des Datenfeldes ist.
    • Lösung: Klicken Sie das Textfeld an, gehen Sie im Eigenschaftenblatt auf den Reiter Andere und ändern Sie den Namen von „Preis“ in „txtSummePreis“.
  • Summe berechnet nichts: Prüfen Sie, ob das Feld im Tabellenentwurf auch wirklich als Datentyp „Zahl“ oder „Währung“ definiert ist und nicht als „Text“.
  • Platzierung: Achten Sie darauf, dass die Gesamtsumme im Berichtsfuß steht und nicht im Seitenfuß. Eine Summenfunktion im Seitenfuß (=Summe(...)) funktioniert in Access standardmäßig nicht ohne VBA.

Zusammenfassung der Bereiche

  • Gruppenfuß: Erzeugt eine Zwischensumme nach jedem Kategoriewechsel.
  • Berichtsfuß: Erzeugt eine Gesamtsumme am Ende des gesamten Dokuments.
  • Seitenfuß: Nur für Seitenzahlen oder Datum geeignet (keine automatischen Summen).
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