Tutorial: Erstellung eines Quick Reference Guides in Microsoft Word
Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie du in Microsoft Word professionelle Quick Reference Guides (Kurzanleitungen) mit Screenshots erstellst.
Ein Quick Reference Guide (QRG) ist eine kompakte Anleitung, die Benutzern hilft, die wichtigsten Funktionen einer Software auf einen Blick zu verstehen. Der Fokus liegt auf visuellen Informationen und kurzen, prägnanten Schritten.
Schritt 1: Vorbereitung und Konzept
Bevor du Word öffnest, lege fest:
- Zielgruppe: Wer nutzt die Software?
- Kernprozess: Welcher spezifische Ablauf soll erklärt werden? (Vermeide es, die ganze Software zu erklären; konzentriere dich auf eine Aufgabe).
- Struktur: Erstelle eine grobe Liste der 5 bis 10 wichtigsten Schritte.
Schritt 2: Das Seiten-Layout einrichten
Ein QRG muss übersichtlich sein. Oft eignet sich das Querformat besser für Screenshots.
- Öffne ein neues Word-Dokument.
- Gehe auf die Registerkarte Layout.
- Wähle Ausrichtung > Querformat.
- Stelle die Seitenränder auf „Schmal“, um den Platz optimal zu nutzen.
Schritt 3: Struktur mit Tabellen schaffen (Der Profi-Tipp)
Anstatt Screenshots und Text einfach untereinander zu werfen, nutze Tabellen. Sie halten das Layout stabil, auch wenn du später Änderungen vornimmst.
- Gehe auf Einfügen > Tabelle.
- Wähle eine Tabelle mit 3 Spalten:
- Spalte 1: Schrittnummer / Titel.
- Spalte 2: Screenshot.
- Spalte 3: Kurze Beschreibung.
- Du kannst die Tabellenrahmen später unsichtbar machen (Tabellendesign > Rahmen > Kein Rahmen).
Schritt 4: Hochwertige Screenshots erstellen
Verwende klare, fokussierte Bilder.
- Öffne die Software, die du erklären möchtest.
- Nutze das Windows-Tool „Ausschneiden und Skizzieren“ (Shortcut:
Windows-Taste + Shift + S). - Erstelle einen Ausschnitt, der nur den relevanten Bereich zeigt (nicht den ganzen Desktop).
- Füge den Screenshot in Word in die entsprechende Tabellenzelle ein (
Strg + V).
Schritt 5: Screenshots bearbeiten und hervorheben
Damit der Nutzer sofort sieht, wo er klicken muss, sind Annotationen wichtig.
- Hervorhebungen: Gehe auf Einfügen > Formen. Wähle einen Rahmen (Rechteck ohne Füllung) oder einen Pfeil.
- Farbe: Nutze eine Kontrastfarbe (z. B. Signalrot), damit die Markierung ins Auge sticht.
- Objekte gruppieren: Wenn du eine Form über ein Bild legst, markiere beide (mit
Strg), mache einen Rechtsklick und wähle Gruppieren. So verrutscht die Markierung nicht, wenn du den Text bearbeitest.
Schritt 6: Text prägnant formulieren
Schreibe in der Befehlsform (Imperativ).
- Schlecht: „Hier kann man auf den Speichern-Button drücken.“
- Gut: „Klicken Sie auf Speichern.“
- Hebe Schaltflächen oder Menüpfade fett hervor.
Schritt 7: Visuelle Hierarchie und Design
Ein guter Guide braucht Struktur:
- Überschriften: Nutze klare Formatvorlagen (Überschrift 1, Überschrift 2).
- Icons: Nutze Icons (Einfügen > Piktogramme) für Warnungen oder Tipps (z. B. eine Glühbirne für einen Profi-Trick).
- Corporate Design: Nutze die Unternehmensfarben für Überschriften und Linien.
Schritt 8: Export als PDF
Damit das Layout auf jedem Gerät gleich aussieht und Links (falls vorhanden) funktionieren:
- Gehe auf Datei > Exportieren.
- Wähle PDF/XPS-Dokument erstellen.
Checkliste für deinen Guide:
- [ ] Ist die Hauptüberschrift aussagekräftig?
- [ ] Sind die Screenshots scharf und nicht verzerrt?
- [ ] Sind alle wichtigen Klickflächen mit roten Rahmen markiert?
- [ ] Ist der Text so kurz wie möglich?
- [ ] Passt alles idealerweise auf eine (oder maximal zwei) Seiten?