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Tutorial: Erstellung einer Pivot-Tabelle in Microsoft Access

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du in Microsoft Access Daten zusammenfasst – entweder direkt in Access oder über den Export nach Excel.

Wichtiger Hinweis vorab: Microsoft hat die integrierte „PivotTable-Ansicht“ seit der Version Access 2013 entfernt. Um dennoch Pivot-Funktionen zu nutzen, verwendet man heute entweder Kreuztabellenabfragen (innerhalb von Access) oder die Verbindung zu Microsoft Excel (empfohlener Weg für echte Pivot-Tabellen).

Dieses Tutorial zeigt dir die zwei gängigsten Wege, um Daten in Access wie in einer Pivot-Tabelle zu analysieren.

Methode 1: Die Kreuztabellenabfrage (Innerhalb von Access)

Die Kreuztabellenabfrage ist das Access-interne Äquivalent zur Pivot-Tabelle. Sie fasst Daten in einem Zeilen-und-Spalten-Format zusammen.

Schritt 1: Den Abfrage-Assistenten starten

  1. Öffne deine Access-Datenbank.
  2. Klicke im Menüband auf den Reiter Erstellen.
  3. Klicke auf Abfrage-Assistent.
  4. Wähle im Dialogfenster den Punkt Kreuztabellenabfrage-Assistent aus und bestätige mit OK.

Schritt 2: Datenquelle auswählen

  1. Wähle die Tabelle oder Abfrage aus, die die Quelldaten für deine Analyse enthält.
  2. Klicke auf Weiter.

Schritt 3: Zeilenüberschriften festlegen

  1. Wähle die Felder aus (bis zu drei), deren Werte in den Zeilen erscheinen sollen (z. B. „Kunde“ oder „Region“).
  2. Klicke auf den Pfeil > nach rechts und dann auf Weiter.

Schritt 4: Spaltenüberschriften festlegen

  1. Wähle das Feld aus, das die Spalten bilden soll (z. B. „Jahr“ oder „Produktkategorie“).
  2. Klicke auf Weiter.

Schritt 5: Berechnungen (Werte) festlegen

  1. Wähle das Feld aus, das berechnet werden soll (z. B. „Umsatz“).
  2. Wähle die Funktion aus (z. B. Summe, Anzahl oder Mittelwert).
  3. Klicke auf Weiter.

Schritt 6: Abschluss

  1. Gib der Abfrage einen Namen.
  2. Klicke auf Fertig stellen. Access zeigt dir nun die zusammengefassten Daten in einer Tabellenansicht an.

Methode 2: Daten an Excel senden (Echte Pivot-Tabelle)

Da Excel wesentlich mächtigere Pivot-Werkzeuge besitzt, ist dies der professionelle Weg, um Access-Daten dynamisch auszuwerten.

Schritt 1: Daten auswählen

  1. Markiere im Navigationsbereich von Access die Tabelle oder Abfrage, die du analysieren möchtest.

Schritt 2: Export nach Excel

  1. Klicke im Menüband auf den Reiter Externe Daten.
  2. Klicke in der Gruppe „Exportieren“ auf Excel.
  3. Wähle einen Speicherort.
  4. Wichtig: Setze einen Haken bei „Exportvorgang mit Formatierung und Layout exportieren“, wenn du die Datei sofort öffnen möchtest.
  5. Klicke auf OK.

Schritt 3: Pivot-Tabelle in Excel erstellen

  1. Sobald sich die Datei in Excel öffnet, markiere den gesamten Datenbereich.
  2. Gehe auf Einfügen > PivotTable.
  3. Bestätige mit OK.
  4. Jetzt kannst du die Felder (Rechts in der Feldliste) einfach in die Bereiche Zeilen, Spalten und Werte ziehen.

Profi-Tipp: Dynamische Verbindung (Live-Daten)

Wenn du möchtest, dass sich deine Pivot-Tabelle in Excel automatisch aktualisiert, wenn sich die Daten in Access ändern:

  1. Öffne ein leeres Excel-Dokument.
  2. Gehe zu Daten > Daten abrufen > Aus Datenbank > Aus Microsoft Access-Datenbank.
  3. Wähle deine Access-Datei aus.
  4. Wähle im Navigator die entsprechende Tabelle aus und klicke auf den kleinen Pfeil bei „Laden“ -> Laden in....
  5. Wähle PivotTable-Bericht.

Vorteil: Du musst die Daten nicht jedes Mal neu exportieren. Ein Klick auf „Alle aktualisieren“ in Excel genügt, um die neuesten Access-Daten zu sehen.

Zusammenfassung

  • Nutze Kreuztabellenabfragen, wenn das Ergebnis dauerhaft als Teil deiner Access-Datenbank (z.B. für Berichte) existieren soll.
  • Nutze den Excel-Weg, wenn du maximale Flexibilität beim Filtern, Sortieren und bei der grafischen Darstellung (Pivot-Charts) benötigst.
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