Tutorial

Erstellung eines Pivot-Charts in Microsoft Access: Ein Schritt-für-Schritt-Tutorial

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Hier ist ein ausführliches Tutorial zur Erstellung von Pivot-Charts in Microsoft Access.

Wichtiger Hinweis vorab: Microsoft hat die klassische „PivotChart-Ansicht“ ab der Version Access 2013 entfernt. In diesem Tutorial behandle ich daher zwei Wege:

  1. Die Methode für ältere Versionen (Access 2010 und davor).
  2. Die moderne Alternative für aktuelle Versionen (Access 2016, 2019, 2021, Microsoft 365) über das Diagramm-Tool.

Pivot-Charts sind ein hervorragendes Werkzeug, um große Datenmengen visuell zusammenzufassen und Trends zu analysieren. Sie ermöglichen es, Daten flexibel zu gruppieren, ohne die zugrunde liegende Tabelle zu verändern.

Methode 1: Für moderne Versionen (Access 2016, 2019, 2021, 365)

Da es die dedizierte Pivot-Ansicht nicht mehr gibt, nutzt man heute das moderne Diagramm-Tool in Formularen oder Berichten.

Schritt 1: Die Datenquelle vorbereiten

Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten in einer Tabelle oder (idealerweise) einer Abfrage vorliegen. Eine Abfrage ist besser, da Sie dort bereits Berechnungen oder Filter vornehmen können.

Schritt 2: Ein neues Formular erstellen

  1. Gehen Sie im Menüband auf den Tab Erstellen.
  2. Klicken Sie auf Formularentwurf.

Schritt 3: Das Diagramm einfügen

  1. Klicken Sie im Tab Formularentwurf auf die Schaltfläche Diagramm einfügen (in der Gruppe Steuerelemente).
  2. Wählen Sie einen Diagrammtyp aus (z. B. Gruppierte Säulen).
  3. Klicken Sie auf die Stelle im Formular, an der das Diagramm erscheinen soll.

Schritt 4: Daten zuweisen (Das „Pivot-Prinzip“)

Nun öffnet sich rechts der Bereich Diagrammeinstellungen:

  1. Datenquelle: Wählen Sie Ihre Tabelle oder Abfrage aus.
  2. Achse (Kategorie): Ziehen Sie das Feld hierher, das auf der X-Achse erscheinen soll (z. B. „Region“ oder „Monat“).
  3. Legende (Reihe): Hier ziehen Sie das Feld hin, nach dem die Daten gruppiert werden sollen (z. B. „Produktkategorie“).
  4. Werte (Y-Achse): Ziehen Sie das Feld mit den Zahlenwerten hierher (z. B. „Umsatz“). Access summiert diese Werte automatisch (Summe, Mittelwert etc.).

Schritt 5: Vorschau

Wechseln Sie links oben über die Schaltfläche Ansicht zur Formularansicht, um Ihr dynamisches Diagramm zu sehen.

Methode 2: Für ältere Versionen (Access 2010 und davor)

Falls Sie noch mit einer älteren Version arbeiten, können Sie die direkte PivotChart-Ansicht nutzen.

Schritt 1: Ansicht öffnen

  1. Öffnen Sie die gewünschte Tabelle oder Abfrage durch Doppelklick.
  2. Klicken Sie im Tab Start auf den Pfeil unter Ansicht und wählen Sie PivotChart-Ansicht.

Schritt 2: Felder hinzufügen

Es erscheint eine leere Diagrammfläche und die Feldliste.

  1. Ziehen Sie die Felder aus der Liste in die markierten Bereiche:
    • Filterfelder: Für globale Filter am oberen Rand.
    • Datenfelder: In die Mitte (hier werden die Werte berechnet).
    • Kategoriefelder: Auf die X-Achse (unten).
    • Reihenfelder: Rechts für die Legende.

Schritt 3: Formatieren

Über das Eigenschaftsblatt (Rechtsklick auf das Diagramm) können Sie Farben, Achsenskalierungen und Diagrammtypen (Torte, Linie, Balken) anpassen.

Methode 3: Der Profi-Weg (Export nach Excel)

Da Excel spezialisierter auf Pivot-Funktionen ist, wählen viele Anwender diesen Weg:

  1. Markieren Sie Ihre Tabelle/Abfrage in Access.
  2. Gehen Sie auf Externe Daten -> Exportieren -> Excel.
  3. Wählen Sie im Export-Dialog die Option „Daten mit Formatierung und Layout exportieren“.
  4. Öffnen Sie die Datei in Excel und nutzen Sie dort Einfügen -> PivotChart. Dies bietet die mächtigsten Analysewerkzeuge.

Tipps für gute Pivot-Charts

  • Datenbereinigung: Achten Sie darauf, dass keine leeren Zellen in Ihren Wertfeldern sind, da dies zu Fehlern in der Berechnung führen kann.
  • Abfragen nutzen: Erstellen Sie immer erst eine Abfrage, die nur die Felder enthält, die Sie wirklich für das Diagramm benötigen. Das erhöht die Performance.
  • Beschriftungen: Vergeben Sie im Diagramm-Einstellungsbereich aussagekräftige Titel für die Achsen, damit der Betrachter sofort versteht, was analysiert wird.

Zusammenfassung

In modernen Access-Versionen erstellen Sie ein Pivot-Chart, indem Sie ein Diagramm-Steuerelement in ein Formular einfügen und dort die Achsen und Werte definieren. Für hochkomplexe Analysen bleibt der Export nach Excel jedoch die flexibelste Lösung.

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