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Schritt-für-Schritt-Anleitung: Adressaufkleber in Microsoft Word aus einer Excel-Tabelle erstellen

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Das Erstellen von Adressetiketten über die Seriendruck-Funktion spart viel Zeit – egal, ob für Weihnachtspost, Einladungen oder den geschäftlichen Versand. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Ihre Adressdaten aus Excel Schritt für Schritt auf passende Etiketten in Word übertragen.

Schritt 1: Die Excel-Tabelle vorbereiten

Eine saubere Excel-Tabelle ist das Fundament für einen fehlerfreien Seriendruck.

  1. Überschriften in Zeile 1: Stellen Sie sicher, dass die erste Zeile eindeutige Spaltenüberschriften enthält (z. B. Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort).
  2. Datenformatierung: Trennen Sie Daten so weit wie möglich (z. B. Vor- und Nachname in zwei Spalten).
    • Tipp für PLZ: Formatieren Sie die Spalte für Postleitzahlen als Text, damit führende Nullen (z. B. bei „01067“) nicht gelöscht werden.
  3. Schließen: Speichern Sie die Datei und schließen Sie Excel. Wenn die Datei geöffnet bleibt, kann Word manchmal nicht darauf zugreifen.

Schritt 2: Etiketten-Format in Word einrichten

  1. Öffnen Sie ein neues, leeres Dokument in Microsoft Word.
  2. Wechseln Sie in der oberen Menüleiste auf den Reiter Sendungen.
  3. Klicken Sie auf Seriendruck starten und wählen Sie im Dropdown-Menü den Punkt Etiketten....
  4. Es öffnet sich das Fenster Etiketten einrichten:
    • Wählen Sie Ihren Druckertyp (in der Regel Seitendrucker).
    • Wählen Sie den Etikettenhersteller (z. B. Avery Zweckform, Herma etc.).
    • Wählen Sie die Bestellnummer Ihres Etikettenbogens (diese steht meist oben rechts auf der Packung, z. B. „3474“).
  5. Bestätigen Sie mit OK.
  6. Word zeigt Ihnen nun ein Raster mit den Etikettengrenzen an. (Hinweis: Falls Sie keine Linien sehen, gehen Sie auf den Reiter „Tabellenlayout“ und aktivieren Sie „Gitternetzlinien anzeigen“).

Schritt 3: Excel-Empfängerliste mit Word verknüpfen

  1. Bleiben Sie im Reiter Sendungen.
  2. Klicken Sie auf Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden....
  3. Suchen Sie Ihre vorbereitete Excel-Datei auf dem PC und klicken Sie auf Öffnen.
  4. Falls Ihre Datei mehrere Tabellenblätter hat, wählen Sie das richtige Blatt aus. Stellen Sie sicher, dass das Häkchen bei „Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften“ gesetzt ist, und klicken Sie auf OK.
  5. Auf Ihren Etiketten (außer dem ersten) erscheint nun der Text «Nächster Datensatz». Das ist vollkommen richtig so.

Schritt 4: Das erste Etikett gestalten

Sie bearbeiten jetzt nur das allererste Etikett (oben links). Word überträgt dieses Design später automatisch auf den Rest des Bogens.

  1. Klicken Sie mit dem Cursor in das erste Etikett.
  2. Gehen Sie im Reiter Sendungen auf Seriendruckfeld einfügen.
  3. Wählen Sie nacheinander die Felder aus und setzen Sie die normalen Leerzeichen und Absätze (Enter-Taste) wie bei einem echten Brief:
    • Beispiel:
      • «Vorname» «Nachname» (Enter)
      • «Straße» (Enter)
      • «PLZ» «Ort»
  4. Sie können den Text im ersten Etikett nun nach Wunsch formatieren (Schriftart, Größe, Ausrichtung, Farbe).

Schritt 5: Auf alle Etiketten übertragen

Damit nicht jedes Etikett einzeln formatiert werden muss:

  1. Gehen Sie im Reiter Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf die Schaltfläche Etiketten aktualisieren.
  2. Word kopiert nun das Layout des ersten Etiketts automatisch in alle anderen Felder auf dem Bogen.

Schritt 6: Vorschau prüfen und drucken

  1. Vorschau anzeigen: Klicken Sie im Reiter Sendungen auf Vorschau Ergebnisse. Nun sehen Sie die tatsächlichen Namen und Adressen aus Ihrer Excel-Liste statt der Platzhalter.
  2. Druck vorbereiten:
    • Klicken Sie ganz rechts auf Fertigstellen und zusammenführen.
    • Wählen Sie Dokumente drucken..., um die Etiketten direkt an den Drucker zu senden.
    • Alternativ: Wählen Sie Einzelne Dokumente bearbeiten... -> Alle. Word erstellt daraufhin ein neues Dokument mit allen ausgefüllten Etiketten-Seiten. Dies ist ideal, um vor dem Druck noch letzte manuelle Anpassungen vorzunehmen oder die Datei zur späteren Verwendung zu speichern.

Wichtiger Tipp für den Druck

Legen Sie vor dem eigentlichen Druck ein normales Blatt Papier in den Drucker ein und drucken Sie eine Testseite. Halten Sie diesen Ausdruck gegen das Licht hinter Ihren echten Etikettenbogen. So sehen Sie sofort, ob die Ränder perfekt ausgerichtet sind, ohne teure Etiketten zu verschwenden. Achten Sie im Druckmenü darauf, dass die Skalierung auf 100 % (oder „Tatsächliche Größe“) steht und nicht auf „An Seite anpassen“.

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