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Tutorial: Eine einfache Bestandsliste in Excel erstellen | Inventarmanagement

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Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie du eine professionelle und funktionale Bestandsliste in Excel erstellst, um dein Inventar effizient zu verwalten.

Eine gut strukturierte Bestandsliste hilft dir dabei, den Überblick über deine Vorräte zu behalten, Engpässe zu vermeiden und den Wert deines Lagers zu bestimmen.

Schritt 1: Die Grundstruktur festlegen (Spaltenüberschriften)

Öffne eine leere Excel-Arbeitsmappe und beginne damit, die wichtigsten Informationen in der ersten Zeile (Zeile 1) als Überschriften einzutragen. Empfohlene Spalten sind:

  1. Artikel-ID: Eine eindeutige Nummer für jedes Produkt (z. B. SKU).
  2. Produktname: Der Name des Artikels.
  3. Kategorie: Zur Gruppierung (z. B. Hardware, Bürobedarf, Rohstoffe).
  4. Einheit: Wie wird gezählt? (z. B. Stück, kg, Packung).
  5. Einzelpreis: Die Kosten pro Einheit.
  6. Lagerbestand: Die aktuell vorhandene Menge.
  7. Mindestbestand: Die Menge, bei der nachbestellt werden muss.
  8. Gesamtwert: Der finanzielle Wert des aktuellen Bestands.
  9. Status: Eine automatische Anzeige, ob nachbestellt werden muss.

Schritt 2: Den Bereich als „Tabelle“ formatieren

Damit sich deine Liste automatisch erweitert und Formeln leichter zu verwalten sind, solltest du sie als offizielle Excel-Tabelle formatieren:

  1. Markiere deine Überschriften (A1 bis I1).
  2. Drücke die Tastenkombination Strg + T.
  3. Bestätige im Fenster, dass die Tabelle Überschriften hat.
  4. Nun kannst du im Reiter Tabellenentwurf ein Design wählen, das dir gefällt.

Schritt 3: Formeln für Berechnungen hinzufügen

Jetzt automatisieren wir die Liste, damit Excel die Arbeit für dich erledigt.

  • Gesamtwert berechnen: Klicke in die Zelle unter „Gesamtwert“ (H2) und gib folgende Formel ein: = Einzelpreis * Lagerbestand (oder =E2*F2) Excel wird die Formel automatisch für alle neuen Zeilen übernehmen.

  • Lagerwert-Summe: Gehe zum Reiter Tabellenentwurf und setze einen Haken bei Ergebniszeile. Excel fügt am Ende der Tabelle eine Zeile hinzu, in der du die Summe des Gesamtwerts aller Artikel sehen kannst.

Schritt 4: Automatischer Bestell-Status (WENN-Funktion)

Um sofort zu sehen, ob ein Artikel knapp wird, nutzen wir die WENN-Funktion in der Spalte „Status“ (I2):

Gib folgende Formel ein: =WENN(F2<=G2; "NACHBESTELLEN"; "OK")

  • Erklärung: Wenn der Lagerbestand kleiner oder gleich dem Mindestbestand ist, erscheint der Text „NACHBESTELLEN“. Ansonsten steht dort „OK“.

Schritt 5: Optische Warnsignale (Bedingte Formatierung)

Damit kritische Bestände sofort ins Auge fallen, nutzen wir Farben:

  1. Markiere die Zellen in der Spalte Lagerbestand.
  2. Gehe auf Start > Bedingte Formatierung > Regeln zum Hervorheben von Zellen > Kleiner als....
  3. Klicke auf die Zelle deines Mindestbestands (G2) oder gib einen Wert ein.
  4. Wähle „Hellrote Füllung mit dunkelrotem Text“.
  5. Wiederhole dies für die Spalte Status, um das Wort „NACHBESTELLEN“ rot zu markieren.

Schritt 6: Dateneingabe erleichtern (Dropdown-Menüs)

Damit du dich bei den Kategorien nicht verschreibst, kannst du Dropdown-Listen erstellen:

  1. Markiere die Zellen unter Kategorie.
  2. Gehe zum Reiter Daten > Datenüberprüfung.
  3. Wähle unter „Zulassen“ den Punkt Liste.
  4. Gib bei „Quelle“ deine Kategorien mit Semikolon getrennt ein (z. B. Elektronik;Möbel;Zubehör).
  5. Bestätige mit OK.

Tipps für die Verwaltung

  • Regelmäßige Updates: Trage Zu- und Abgänge sofort ein, um die Genauigkeit zu gewährleisten.
  • Filter nutzen: Klicke auf die kleinen Pfeile in den Überschriften, um schnell nach Kategorien oder kritischen Beständen zu filtern.
  • Sicherheitskopie: Speichere die Datei in der Cloud (OneDrive/SharePoint), damit du von überall darauf zugreifen kannst und Änderungen historisch nachvollziehbar bleiben.

Mit dieser Vorlage hast du ein solides Fundament, um dein Business-Inventar ohne teure Software professionell zu verwalten!

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