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Tutorial: Dropdown-Listen in Microsoft Access erstellen

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du Dropdown-Listen (in Access meist „Kombinationsfelder“ genannt) in Microsoft Access erstellst.

Dropdown-Listen sind in Access essenziell, um die Dateneingabe zu beschleunigen und Fehler zu vermeiden, indem nur vorgegebene Werte zur Auswahl stehen. Es gibt zwei Hauptwege, dies umzusetzen: Direkt in der Tabelle oder in einem Formular.

Methode 1: Dropdown direkt in der Tabelle (Nachschlage-Assistent)

Dies ist der einfachste Weg. Die Liste wird direkt im Tabellendesign definiert und erscheint überall dort, wo die Tabelle verwendet wird.

  1. Tabelle öffnen: Klicke mit der rechten Maustaste auf deine Tabelle und wähle die Entwurfsansicht.
  2. Feld auswählen: Gehe zu dem Feld, das die Dropdown-Liste erhalten soll (oder erstelle ein neues Feld).
  3. Datentyp wählen: Klicke in der Spalte „Datentyp“ auf den kleinen Pfeil und wähle ganz unten den Nachschlage-Assistent....
  4. Quelle festlegen: Es öffnet sich ein Fenster mit zwei Optionen:
    • Option A: „Ich möchte, dass das Nachschlagefeld die Werte einer anderen Tabelle oder Abfrage entnimmt.“ (Ideal, wenn die Daten dynamisch aus einer anderen Liste kommen).
    • Option B: „Ich werde die gewünschten Werte selbst eingeben.“ (Ideal für feste Werte wie „Männlich“, „Weiblich“, „Divers“).
  5. Werte eingeben (bei Option B):
    • Wähle die Anzahl der Spalten (meistens 1).
    • Tippe deine Werte untereinander in die Spalte ein.
    • Klicke auf „Weiter“.
  6. Abschluss: Gib eine Beschriftung ein und klicke auf Fertig stellen.

Methode 2: Dropdown in einem Formular erstellen (Kombinationsfeld)

Wenn du ein benutzerfreundliches Interface baust, erstellst du das Dropdown meistens direkt im Formular.

  1. Formular öffnen: Öffne dein Formular in der Entwurfsansicht.
  2. Steuerelement wählen: Suche im Menüband unter „Formularentwurf“ nach dem Symbol für das Kombinationsfeld (ein Feld mit einem kleinen Pfeil nach unten).
  3. Platzieren: Klicke an die Stelle im Formular, an der das Dropdown erscheinen soll.
  4. Assistent nutzen: Der Kombinationsfeld-Assistent startet automatisch:
    • Wähle auch hier, ob die Daten aus einer Tabelle kommen sollen oder ob du sie selbst eintippst.
    • Folge den Anweisungen (Felder auswählen, Sortierung festlegen).
  5. Daten speichern: Wichtig ist der Punkt „Diesen Wert in folgendem Feld speichern“. Wähle hier das Feld deiner Tabelle aus, in das die Auswahl eingetragen werden soll.
  6. Fertigstellen: Gib dem Feld einen Namen und schließe den Assistenten ab.

Profi-Tipps zur Anpassung

Sobald das Dropdown erstellt ist, kannst du es in der Entwurfsansicht über das Eigenschaftenblatt (F4) verfeinern:

  • Nur Listeneinträge: Setze unter dem Reiter „Daten“ die Option „Nur Listeneinträge“ auf Ja, wenn der Benutzer keine eigenen (neuen) Werte eintippen darf.
  • Spaltenanzahl & Breite: Unter dem Reiter „Format“ kannst du bei „Spaltenanzahl“ z. B. 2 eingeben und bei „Spaltenbreiten“ 0cm; 5cm. So kannst du eine ID ausblenden, aber den Namen anzeigen lassen.
  • Datensatzherkunft: Wenn du die Liste später ändern willst, findest du unter dem Reiter „Daten“ bei „Datensatzherkunft“ entweder deine SQL-Abfrage oder deine manuell eingegebenen Werte (durch Semikolon getrennt).

Zusammenfassung: Wann welche Methode?

  • Tabellen-Ebene: Wenn die Liste global in der ganzen Datenbank (auch in Datenblättern) verfügbar sein soll.
  • Formular-Ebene: Wenn du maximale Kontrolle über das Design und das Verhalten innerhalb einer Benutzeroberfläche haben möchtest.
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