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Vollständige Anleitung: Farbcodierte Dropdown-Listen in Excel erstellen

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Eine farbcodierte Dropdown-Liste in Excel ist die perfekte Lösung, um Tabellen übersichtlicher zu gestalten – sei es für Statusberichte (z. B. Offen, In Bearbeitung, Erledigt), Prioritäten (Hoch, Mittel, Niedrig) oder Projekt-Dashboards.

In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung lernst du, wie du eine Auswahlliste erstellst und diese automatisch je nach Auswahl einfärbst.

Schritt 1: Die Dropdown-Liste erstellen

Bevor Farben ins Spiel kommen, muss die eigentliche Dropdown-Liste (Gültigkeitsprüfung) eingerichtet werden.

  1. Zellen markieren: Wähle die Zelle oder den Bereich aus, in dem die Dropdown-Liste erscheinen soll (z. B. Spalte B2:B10).
  2. Datenüberprüfung aufrufen:
    • Klicke im Menüband auf den Reiter Daten.
    • Klicke in der Gruppe Datentools auf Datenüberprüfung (manchmal nur ein Symbol mit zwei Häkchen/Stoppzeichen).
  3. Liste einrichten:
    • Im Reiter Einstellungen wählst du unter Zulassen: die Option Liste aus.
    • Gib im Feld Quelle: die gewünschten Optionen ein, getrennt durch ein Semikolon (z. B.: Offen; In Bearbeitung; Erledigt). (Alternativ: Markiere einen Bereich in deiner Tabelle, in dem diese Werte bereits stehen).
  4. Klicke auf OK.

Jetzt hast du ein funktionierendes Dropdown-Menü in den markierten Zellen.

Schritt 2: Die Farbcodierung einrichten (Bedingte Formatierung)

Damit sich die Zelle je nach Auswahl automatisch einfärbt, nutzen wir die Bedingte Formatierung. Du musst für jede Option eine eigene Regel anlegen.

Für den Status „Erledigt“ (Grün):

  1. Markiere erneut den Bereich mit deinen Dropdown-Listen (z. B. B2:B10).
  2. Gehe im Menüband auf den Reiter Start.
  3. Klicke auf Bedingte Formatierung > Regeln zum Hervorheben von Zellen > Gleich...
  4. Trage links den Text ein: Erledigt.
  5. Wähle rechts im Dropdown-Menü die Vorlage grüne Füllung mit dunkelgrünem Text (oder klicke auf Benutzerdefiniertes Format, um eine eigene Farbe zu wählen).
  6. Bestätige mit OK.

Für den Status „In Bearbeitung“ (Gelb):

  1. Der Bereich bleibt markiert.
  2. Gehe wieder auf Bedingte Formatierung > Regeln zum Hervorheben von Zellen > Gleich...
  3. Trage ein: In Bearbeitung.
  4. Wähle die Vorlage gelbe Füllung mit dunkelgelbem Text.
  5. Bestätige mit OK.

Für den Status „Offen“ (Rot):

  1. Der Bereich bleibt markiert.
  2. Gehe nochmals auf Bedingte Formatierung > Regeln zum Hervorheben von Zellen > Gleich...
  3. Trage ein: Offen.
  4. Wähle hellrote Füllung mit dunkelrotem Text.
  5. Bestätige mit OK.

Schritt 3: Das Ergebnis testen

Wähle nun in einer deiner Dropdown-Zellen einen Wert aus:

  • Wählst du Offen, färbt sich die Zelle sofort rot.
  • Wählst du In Bearbeitung, wird sie gelb.
  • Wählst du Erledigt, schlägt die Farbe in grün um.
  • Ist die Zelle leer, bleibt sie weiß bzw. ungefärbt.

Profi-Tipp: Ganze Zeile basierend auf dem Dropdown einfärben

Möchtest du, dass sich die gesamte Tabellenzeile (z. B. von Spalte A bis E) einfärbt, wenn in Spalte B ein bestimmter Status gewählt wird? Das geht so:

  1. Markiere die gesamte Tabelle (ohne Überschriften), z. B. A2:E10.
  2. Gehe auf Start > Bedingte Formatierung > Neue Regel...
  3. Wähle: Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.
  4. Trage im Formelfeld Folgendes ein (angenommen, das Dropdown ist in Spalte B): =$B2="Erledigt" (Wichtig: Das Dollarzeichen $ muss vor dem Spaltenbuchstaben stehen, aber nicht vor der Zeilennummer).
  5. Klicke auf die Schaltfläche Formatieren..., wähle unter Ausfüllen deine Farbe (z. B. Grün) und klicke auf OK.
  6. Schließe mit einem weiteren OK ab.
  7. Wiederhole diesen Schritt mit angepasster Formel für die anderen Statuswerte (z. B. =$B2="Offen").
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