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Tutorial: Dropdown-Listen in Excel bearbeiten

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie Sie Dropdown-Listen (auch Auswahlmenüs genannt) in Microsoft Excel bearbeiten können. Da es verschiedene Wege gibt, eine Liste zu erstellen, zeige ich Ihnen die drei gängigsten Methoden zur Bearbeitung.

Dropdown-Listen sind ein hervorragendes Werkzeug zur Datenvalidierung. Wenn sich Ihre Anforderungen ändern, müssen Sie die Liste anpassen. Je nachdem, wie die Liste ursprünglich erstellt wurde, gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen.

Methode 1: Manuell eingegebene Werte ändern

Wenn Sie die Begriffe für das Dropdown-Menü direkt in das Menüfenster eingetippt haben, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Zelle auswählen: Klicken Sie auf die Zelle (oder markieren Sie den Bereich), die das Dropdown-Menü enthält.
  2. Menü öffnen: Gehen Sie im oberen Menüband auf den Reiter Daten.
  3. Datenüberprüfung: Klicken Sie in der Gruppe "Datentools" auf die Schaltfläche Datenüberprüfung.
  4. Quelle bearbeiten:
    • Im Reiter Einstellungen sehen Sie unter "Quelle" die hinterlegten Begriffe (meist durch Semikolons getrennt, z. B. Option A;Option B;Option C).
    • Löschen oder überschreiben Sie die Begriffe oder fügen Sie neue hinzu.
  5. Bestätigen: Klicken Sie auf OK. Die Änderungen werden sofort übernommen.

Methode 2: Zellbereich als Quelle bearbeiten

Wenn Ihre Dropdown-Liste die Werte aus einem bestimmten Bereich in Ihrer Tabelle (z. B. A1 bis A5) bezieht, gehen Sie so vor:

A) Bestehende Begriffe ändern:

  • Suchen Sie die Zellen in Ihrer Tabelle, die die Quellbegriffe enthalten.
  • Ändern Sie einfach den Text in diesen Zellen. Das Dropdown-Menü aktualisiert sich automatisch.

B) Neue Begriffe hinzufügen:

  1. Schreiben Sie den neuen Begriff unter den bisherigen Bereich.
  2. Markieren Sie die Zelle mit dem Dropdown-Menü.
  3. Gehen Sie zu Daten > Datenüberprüfung.
  4. Klicken Sie in das Feld Quelle und markieren Sie mit der Maus den neuen, erweiterten Zellbereich in Ihrer Tabelle.
  5. Klicken Sie auf OK.

Methode 3: Dynamische Listen (Intelligente Tabellen)

Dies ist die beste Methode, da sie sich automatisch erweitert, wenn Sie neue Einträge hinzufügen.

  1. In Tabelle umwandeln: Falls noch nicht geschehen, markieren Sie Ihre Quellliste und drücken Sie Strg + T. Bestätigen Sie mit "OK". Ihre Liste ist nun eine "Formatierte Tabelle".
  2. Referenz prüfen: Wenn Sie nun einen neuen Wert direkt unter das Ende dieser Tabelle schreiben, wird er automatisch Teil der Tabelle.
  3. Dropdown verknüpfen:
    • Gehen Sie zur Zelle mit dem Dropdown.
    • Wählen Sie Daten > Datenüberprüfung.
    • Stellen Sie sicher, dass unter Quelle der Bereich Ihrer Tabelle markiert ist.
  4. Der Vorteil: Zukünftig müssen Sie nur noch neue Werte unter die Quellliste schreiben; das Dropdown-Menü erkennt die Erweiterung von selbst, ohne dass Sie das Menü "Datenüberprüfung" erneut öffnen müssen.

Tipps zur Fehlerbehebung

  • Leere Zellen: Wenn Sie in Ihrem Quellbereich leere Zellen markiert haben, erscheinen diese oft als leere Zeilen im Dropdown. Nutzen Sie die Tabellen-Funktion (Methode 3), um dies zu vermeiden.
  • Fehlermeldungen: Wenn Sie versuchen, einen Wert einzugeben, der nicht in der Liste steht, erscheint eine Fehlermeldung. Sie können diese im Fenster "Datenüberprüfung" unter dem Reiter Fehlermeldung anpassen oder ausschalten.
  • Änderung auf alle anwenden: Wenn Sie viele Zellen mit demselben Dropdown haben, markieren Sie beim Bearbeiten das Häkchen bei "Änderungen auf alle Zellen mit denselben Einstellungen anwenden", damit Sie nicht jede Zelle einzeln anfassen müssen.

Dieses Tutorial funktioniert für alle gängigen Desktop-Versionen von Excel sowie für Excel Web.

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