Tutorial: Abwesenheitsnotizen in Outlook einrichten
Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie du Abwesenheitsnotizen (Out of Office) in den verschiedenen Versionen von Microsoft Outlook einrichtest.
Eine automatische Antwort informiert Kollegen und Kunden darüber, dass du nicht im Büro bist, wann du zurückkehrst und an wen sie sich in dringenden Fällen wenden können.
1. Outlook für Desktop (Windows & Mac - Klassische Version)
Dies ist die am häufigsten genutzte Methode für die installierte Desktop-App.
- Öffne Outlook und klicke oben links auf den Reiter Datei (File).
- Klicke auf die Schaltfläche Automatische Antworten (Automatic Replies).
- Hinweis: Wenn du diese Option nicht siehst, nutzt du wahrscheinlich kein Exchange-Konto. In diesem Fall musst du eine Regel erstellen (komplizierter).
- Wähle im neuen Fenster die Option Automatische Antworten senden aus.
- Zeitraum festlegen: Aktiviere das Kontrollkästchen „Nur in diesem Zeitraum senden“ und wähle Start- und Endzeit aus. So musst du nicht daran denken, die Nachricht manuell auszuschalten.
- Text eingeben:
- Innerhalb meiner Organisation: Hier kannst du etwas lockerer schreiben, da nur Kollegen diese Nachricht sehen.
- Außerhalb meiner Organisation: Aktiviere diesen Reiter für Kunden und externe Partner. Du kannst wählen, ob nur deine Kontakte oder alle Absender eine Antwort erhalten sollen.
- Bestätige mit OK.
2. Outlook im Web (Outlook.com / OWA) & Das "Neue Outlook"
Wenn du Outlook im Browser nutzt oder das neue, moderne Outlook-Design verwendest:
- Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
- Gehe zu E-Mail > Automatische Antworten.
- Aktiviere den Schalter Automatische Antworten aktivieren.
- Wähle den Zeitraum aus (optional, aber empfohlen).
- Zusatzoptionen: Das Web-Outlook bietet hilfreiche Extras wie:
- „Meinen Kalender für diesen Zeitraum blockieren“
- „Einladungen für Ereignisse während dieses Zeitraums automatisch ablehnen“
- Gib deine Nachricht in das Textfeld ein.
- Klicke unten auf Speichern.
3. Outlook Mobile App (iOS & Android)
Ideal, wenn du bereits auf dem Weg zum Flughafen oder im Zug bist und es vergessen hast:
- Öffne die Outlook-App.
- Tippe oben links auf dein Profilbild oder das Home-Icon.
- Tippe unten links auf das Zahnrad (Einstellungen).
- Wähle dein E-Mail-Konto aus.
- Tippe auf Automatische Antworten.
- Schalte den Schalter auf Ein.
- Gib deinen Text ein und tippe oben rechts auf das Häkchen/Speichern.
Best Practices: Was gehört in eine gute Abwesenheitsnotiz?
Damit deine Nachricht professionell wirkt, sollte sie folgende Informationen enthalten:
- Dauer der Abwesenheit: Bis wann bist du weg?
- Rückkehrdatum: Wann bist du wieder erreichbar?
- Vertretung: Wer ist der Ansprechpartner für dringende Fälle? (Name & E-Mail/Telefon).
- Bearbeitungshinweis: Werden E-Mails weitergeleitet oder bleiben sie liegen, bis du zurück bist?
Vorlagen für deine Abwesenheitsnotiz
Option A: Klassisch/Professionell (Extern)
"Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich [Datum] nicht im Büro und habe keinen Zugriff auf meine E-Mails. Ihre Nachricht wird nicht automatisch weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin [Name] unter [E-Mail-Adresse]. Ab dem [Datum] bin ich gerne wieder persönlich für Sie da."
Option B: Kollegial (Intern)
"Hallo zusammen, ich bin vom [Datum] bis [Datum] im Urlaub/auf Fortbildung. In dieser Zeit übernimmt [Name] meine Vertretung. Ab Montag bin ich wieder am Schreibtisch. Beste Grüße, [Dein Name]."
Option C: Englisch (International)
"Thank you for your email. I am currently out of the office and will return on [Date]. Please note that your emails will not be forwarded. For urgent matters, please contact [Name] at [Email Address]. Kind regards, [Your Name]."
Profi-Tipp:
Vergiss nicht, die automatische Antwort einen Tag vor deinem Urlaub zu testen und sicherzustellen, dass deine Vertretung auch wirklich informiert ist!