Tutorials

Anleitung: Besprechungseinladungen in Outlook 365 versenden

Melden

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du eine Besprechungseinladung in Outlook 365 erstellst und versendest.

Mit Outlook 365 kannst du schnell und effizient Termine mit Kollegen oder externen Partnern koordinieren. Folge diesen Schritten, um eine Einladung zu erstellen.

Schritt 1: Den Kalender öffnen

Starten Sie Outlook 365. Klicken Sie in der Navigationsleiste (meistens am linken Rand oder unten links) auf das Kalender-Symbol, um die Kalenderansicht zu öffnen.

Schritt 2: Eine neue Besprechung erstellen

Es gibt zwei Wege, um ein neues Besprechungsfenster zu öffnen:

  • Klicken Sie im Reiter „Start“ oben links auf die Schaltfläche „Neue Besprechung“.
  • Oder: Doppelklicken Sie direkt auf das gewünschte Datum und die Uhrzeit in Ihrem Kalender.

Schritt 3: Teilnehmer hinzufügen

In dem neuen Fenster sehen Sie das Feld „Erforderlich“ und optional „Optional“.

  • Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die an der Besprechung teilnehmen sollen.
  • Wenn Sie mit einem Firmenverzeichnis arbeiten, können Sie einfach die Namen eintippen und Outlook schlägt die passenden Kontakte vor.

Schritt 4: Titel und Zeit festlegen

  • Titel: Geben Sie im Feld „Titel“ einen aussagekräftigen Namen für das Meeting ein.
  • Datum & Uhrzeit: Wählen Sie das Start- und Enddatum sowie die genaue Uhrzeit aus.
  • Terminplanungs-Assistent (Tipp): Wenn Sie die Verfügbarkeit Ihrer Kollegen prüfen möchten, klicken Sie oben im Menüband auf „Terminplanungs-Assistent“. Hier sehen Sie, wann die Teilnehmer bereits Termine haben und finden leichter eine freie Zeitlücke.

Schritt 5: Ort oder Teams-Besprechung wählen

  • Physischer Ort: Geben Sie einen Raum oder einen Ort in das Feld „Ort“ ein.
  • Online-Meeting: Wenn es ein virtuelles Treffen sein soll, klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche „Teams-Besprechung“. Outlook fügt dann automatisch einen Link zur Teilnahme in die Einladung ein.

Schritt 6: Agenda und Anhänge hinzufügen

Im großen Textfeld unterhalb der Zeitangaben können Sie eine Agenda oder Informationen zum Meeting hinterlassen.

  • Sie können auch Dateien anhängen, indem Sie auf den Reiter „Einfügen“ gehen und „Datei anfügen“ wählen.

Schritt 7: Einladung versenden

Überprüfen Sie alle Angaben noch einmal. Wenn alles korrekt ist, klicken Sie oben links auf die Schaltfläche „Senden“.

Zusätzliche Funktionen:

  • Serientyp: Wenn das Meeting regelmäßig stattfinden soll (z. B. jeden Montag), klicken Sie im Menüband auf „Serientyp“ und legen Sie den Rhythmus fest.
  • Erinnerung: Sie können oben im Menü einstellen, wie viele Minuten vor Beginn die Teilnehmer eine Erinnerung erhalten sollen (Standard ist oft 15 Minuten).
  • Antwortoptionen: Unter der Schaltfläche „Antwortoptionen“ können Sie entscheiden, ob die Teilnehmer zu- oder absagen müssen oder ob eine Weiterleitung der Einladung erlaubt ist.
0