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Schritt-für-Schritt-Anleitung: So tragen Sie Urlaub in den Outlook-Kalender ein

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Ein sauber eingetragener Urlaub im Outlook-Kalender sorgt dafür, dass Kollegen und Vorgesetzte sofort sehen, wann Sie abwesend sind. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, um Urlaubszeiten korrekt als „Abwesend“ zu blockieren.

Schritt 1: Outlook-Kalender öffnen

  1. Starten Sie Microsoft Outlook.
  2. Klicken Sie in der Navigationsleiste (meist links oder unten links) auf das Kalender-Symbol.

Schritt 2: Neuen Termin anlegen

Es gibt zwei einfache Wege, einen neuen Termin zu erstellen:

  • Option A: Klicken Sie oben im Menüband auf die Schaltfläche „Neuer Termin“ (oder „Neues Ereignis“).
  • Option B: Doppelklicken Sie im Kalender direkt auf den ersten Tag Ihres Urlaubs.

Schritt 3: Titel und Zeitraum festlegen

  1. Titel/Betreff: Geben Sie einen eindeutigen Titel ein, z. B. Urlaub – [Ihr Name] oder einfach Abwesend / Urlaub.
  2. Start- und Enddatum:
    • Wählen Sie das Startdatum (erster Urlaubstag) aus.
    • Wählen Sie das Enddatum (letzter Urlaubstag) aus.

Schritt 4: Als ganztägiges Ereignis markieren

  • Setzen Sie ein Häkchen bei der Option „Ganztägig“ (oder „Ganztägiges Ereignis“).
  • Dadurch verschwinden die Uhrzeiten und der Urlaub wird als durchgehender Balken über den ausgewählten Tagen angezeigt.

Schritt 5: Status auf „Abwesend“ setzen (Wichtigster Schritt!)

Damit Ihre Kollegen bei der Terminplanung sehen, dass Sie nicht verfügbar sind, müssen Sie Ihren Status anpassen:

  1. Suchen Sie im oberen Menüband das Feld „Anzeigen als“.
  2. Standardmäßig steht hier oft „Frei“ (bei ganztägigen Terminen).
  3. Ändern Sie diesen Status zwingend auf „Abwesend“ (in manchen Versionen auch „Außer Haus“ genannt).

Hinweis: Erst durch den Status „Abwesend“ wird der Zeitraum in Ihrem Profil lila/rot markiert und Kollegen erhalten eine Warnung, falls sie versuchen, Sie zu Besprechungen einzuladen.

Schritt 6: Eintrag speichern

  • Klicken Sie oben links auf „Speichern & schließen“.
  • Ihr Urlaub ist nun in Ihrem Kalender eingetragen und für andere Personen im Unternehmen (je nach Freigabestufe) sichtbar.

Zusätzlicher Tipp: Automatische Abwesenheitsnotiz aktivieren

Vergessen Sie nicht, auch die automatische E-Mail-Antwort einzurichten:

  1. Klicken Sie in Outlook oben links auf Datei.
  2. Wählen Sie die Schaltfläche „Automatische Antworten (Außer Haus)“.
  3. Aktivieren Sie das Feld „Automatische Antworten senden“ und geben Sie denselben Zeitraum ein.
  4. Verfassen Sie Ihren Abwesenheitstext für interne und externe Absender.
  5. Bestätigen Sie mit OK.
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