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Schritt-für-Schritt-Anleitung: Den Status „Außer Haus“ im Outlook-Kalender einrichten

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Wenn Sie im Urlaub, auf einer Konferenz oder krankheitsbedingt nicht am Arbeitsplatz sind, ist es wichtig, Ihren Status im Outlook-Kalender auf „Außer Haus“ (Out of Office) zu setzen. Dadurch sehen Ihre Kollegen sofort, dass Sie keine Termine annehmen können.

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Ihren Kalenderstatus Schritt für Schritt einstellen – sowohl über einen Kalendereintrag als auch über die automatische Abwesenheitsnotiz.

Methode 1: Abwesenheit direkt im Kalender eintragen (Schnellste Methode)

Diese Methode eignet sich perfekt, um Kollegen visuell im Kalender zu signalisieren, dass Sie nicht verfügbar sind, ohne zwingend eine E-Mail-Abwesenheitsnotiz zu aktivieren.

Schritt 1: Kalender öffnen

  1. Starten Sie Microsoft Outlook.
  2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf das Kalender-Symbol.

Schritt 2: Neuen Termin erstellen

  1. Wählen Sie in der Menüleiste oben links die Option „Neuer Termin“ (oder doppelklicken Sie direkt auf den gewünschten Starttag im Kalender).
  2. Es öffnet sich ein neues Fenster für den Termin.

Schritt 3: Details eingeben

  1. Titel: Geben Sie einen Betreff ein (z. B. „Urlaub“, „Abwesend“ oder „Außer Haus“).
  2. Ganztägig: Setzen Sie einen Haken bei „Ganztägiges Ereignis“, wenn Sie den ganzen Tag (oder mehrere Tage) weg sind.
  3. Zeitraum: Wählen Sie das Start- und Enddatum Ihrer Abwesenheit aus.

Schritt 4: Status auf „Außer Haus“ ändern (Wichtig!)

  1. Suchen Sie im oberen Menüband nach dem Feld „Anzeigen als“ (standardmäßig steht hier oft „Frei“ oder „Beschäftigt“).
  2. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie „Außer Haus“ aus (oft durch eine violette/lila Markierung gekennzeichnet).

Schritt 5: Speichern

  • Klicken Sie oben links auf „Speichern und schließen“.
  • Ihr Kalender ist nun für diesen Zeitraum blockiert, und Kollegen sehen die lila Kennzeichnung bei der Terminplanung.

Methode 2: Abwesenheit über „Automatische Antworten“ einrichten (E-Mail & Kalender kombiniert)

Wenn Sie Exchange oder Microsoft 365 nutzen, können Sie die Abwesenheitsnotiz aktivieren, die gleichzeitig auch Ihren Status steuert.

Schritt 1: Kontoinformationen aufrufen

  1. Klicken Sie in Outlook ganz oben links auf die Registerkarte „Datei“.
  2. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Bereich „Informationen“ befinden.

Schritt 2: Automatische Antworten auswählen

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Automatische Antworten (Außer Haus)“. (Hinweis: Wenn Sie diese Schaltfläche nicht sehen, nutzen Sie ein IMAP/POP3-Konto. Nutzen Sie in diesem Fall Methode 1).

Schritt 3: Zeitraum definieren

  1. Wählen Sie die Option „Automatische Antworten senden“ an.
  2. Setzen Sie einen Haken bei „Nur in diesem Zeitraum senden“.
  3. Bestimmen Sie Startzeit und Endzeit für Ihre Abwesenheit.

Schritt 4: Antworttexte verfassen

  1. Tragen Sie Ihre Nachricht unter der Registerkarte „Innerhalb meiner Organisation“ ein (für Kollegen).
  2. Falls gewünscht, wechseln Sie auf „Außerhalb meiner Organisation“, aktivieren Sie das Häkchen und hinterlegen Sie eine Nachricht für externe Absender (Kunden, Partner).

Schritt 5: Aktivieren

  • Bestätigen Sie mit „OK“.
  • Outlook versendet nun automatisch Ihre Nachrichten und markiert Sie für den gewählten Zeitraum im System als abwesend.

Alternative: Im neuen Outlook / Outlook im Web (Browser)

Wenn Sie Outlook im Web oder die neue Outlook-App verwenden, gibt es eine besonders praktische Funktion:

  1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
  2. Navigieren Sie zu „Konto“ > „Automatische Antworten“.
  3. Schalten Sie die Antworten ein und wählen Sie den Zeitraum.
  4. Zusatzfunktion: Setzen Sie einen Haken bei „Meinen Kalender für diesen Zeitraum blockieren“. Outlook trägt die Abwesenheit dann vollautomatisch in Ihren Kalender ein und kann sogar neue Terminanfragen automatisch ablehnen!
  5. Klicken Sie auf „Speichern“.

Profi-Tipps

  • Privatsphäre schützen: Wenn Kollegen nicht sehen sollen, warum Sie fehlen (z. B. bei Arztterminen), klicken Sie beim Erstellen des Kalendereintrags im Menüband auf das Schloss-Symbol („Privat“). Kollegen sehen dann nur „Außer Haus“, aber keinen Betreff.
  • Vorlaufzeit: Tragen Sie Urlaube frühzeitig als „Außer Haus“ ein, damit Kollegen bei zukünftigen Projektplanungen direkt sehen, wann Sie nicht verfügbar sind.
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