Tutorials

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Abbildungs- und Tabellenverzeichnisse in Microsoft Word erstellen und aktualisieren

Melden

Ein automatisches Abbildungs- oder Tabellenverzeichnis spart bei wissenschaftlichen Arbeiten, Berichten oder langen Dokumenten viel Zeit. Anstatt Seitenzahlen und Titel manuell einzutragen, übernimmt Microsoft Word diese Aufgabe automatisch.

Dieses Tutorial führt dich durch den gesamten Prozess: von der richtigen Beschriftung über das Erstellen bis hin zum Aktualisieren der Verzeichnisse.

Teil 1: Die Voraussetzung – Elemente richtig beschriften

Damit Word ein automatisches Verzeichnis erstellen kann, müssen Bilder und Tabellen über die integrierte Beschriftungsfunktion erfasst werden.

1. Eine Abbildung beschriften

  1. Klicke mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Bild oder die Grafik.
  2. Wähle im Kontextmenü den Punkt Beschriftung einfügen….
  3. Wähle im Dropdown-Menü bei Bezeichnung die Option Abbildung aus.
  4. Gib hinter der automatischen Nummerierung (z. B. Abbildung 1:) den gewünschten Titel ein.
  5. Lege die Position fest (standardmäßig meist Unter dem ausgewählten Element).
  6. Bestätige mit OK.

2. Eine Tabelle beschriften

  1. Klicke auf die Tabelle (idealerweise auf das kleine Kreuz-Symbol oben links an der Tabelle) oder platziere den Cursor hinein.
  2. Klicke im Menüband auf die Registerkarte Referenzen (oder Verweise) und wähle Beschriftung einfügen. (Alternativ: Rechtsklick auf das Kreuz-Symbol der Tabelle > „Beschriftung einfügen…“).
  3. Wähle bei Bezeichnung die Option Tabelle aus.
  4. Gib den Tabellentitel ein.
  5. Wähle die Position (im akademischen Bereich häufig Über dem ausgewählten Element).
  6. Bestätige mit OK.

Teil 2: Das Verzeichnis erstellen

Sobald alle Elemente beschriftet sind, können die Verzeichnisse an der gewünschten Stelle eingefügt werden.

1. Abbildungsverzeichnis einfügen

  1. Setze den Cursor an die Stelle im Dokument, an der das Abbildungsverzeichnis erscheinen soll (z. B. nach dem Inhaltsverzeichnis).
  2. Gehe im Menüband auf die Registerkarte Referenzen (bzw. Verweise).
  3. Klicke in der Gruppe Beschriftungen auf Abbildungsverzeichnis einfügen.
  4. Ein Dialogfenster öffnet sich. Achte darauf, dass im Feld Kategorie der Eintrag Abbildung ausgewählt ist.
  5. Hier kannst du optional Füllzeichen (z. B. Punkte) oder Formate anpassen.
  6. Klicke auf OK. Das Abbildungsverzeichnis wird generiert.

2. Tabellenverzeichnis einfügen

  1. Setze den Cursor an die Position für das Tabellenverzeichnis.
  2. Gehe wieder auf die Registerkarte Referenzen (bzw. Verweise) und klicke auf Abbildungsverzeichnis einfügen.
  3. Wichtig: Ändere im Feld Kategorie den Wert von Abbildung auf Tabelle.
  4. Bestätige mit OK. Das Tabellenverzeichnis wird generiert.

Teil 3: Verzeichnisse aktualisieren

Wenn du nachträglich Bilder oder Tabellen hinzufügst, löschst oder verschiebst, passen sich die Verzeichnisse und Seitenzahlen nicht sofort von selbst an. Sie müssen aktualisiert werden.

Methode 1: Per Rechtsklick (Empfohlen)

  1. Klicke mit der rechten Maustaste irgendwo in das Verzeichnis.
  2. Wähle im Menü Felder aktualisieren.
  3. Wähle im Pop-up-Fenster die Option Gesamtes Verzeichnis aktualisieren (damit werden geänderte Titel, neue Nummern und neue Seitenzahlen gleichermaßen übernommen).
  4. Bestätige mit OK.

Methode 2: Über das Menüband

  1. Klicke in das Verzeichnis, das du aktualisieren möchtest.
  2. Gehe auf die Registerkarte Referenzen (bzw. Verweise).
  3. Klicke in der Gruppe Beschriftungen auf Tabelle aktualisieren.
  4. Wähle Gesamtes Verzeichnis aktualisieren und bestätige mit OK.

Methode 3: Tastenkombination

  1. Markiere das gesamte Dokument mit Strg + A.
  2. Drücke die Taste F9.
  3. Word fragt nun für jedes Feld (auch Inhaltsverzeichnisse), wie es aktualisiert werden soll. Wähle jeweils Gesamtes Verzeichnis aktualisieren.

Profi-Tipps

  • Vor dem Export immer aktualisieren: Aktualisiere stets kurz vor dem Drucken oder dem Speichern als PDF alle Verzeichnisse noch einmal mit Strg + A gefolgt von F9.
  • Nummerierungsfehler vermeiden: Wenn du Beschriftungen löschst, passe die Verzeichnisse direkt an. Word sortiert die Ziffern (1, 2, 3...) nach einer Aktualisierung automatisch neu.
  • Layout: Das Aussehen der Verzeichniseinträge kannst du über die Formatvorlage „Abbildungsverzeichnis“ zentral für das gesamte Dokument anpassen (z. B. Schriftart, Zeilenabstand).
0