Tutorial

Professionelle Signatur mit Links in der Web-Version von Outlook: Schritt-für-Schritt-Anleitung

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In diesem Tutorial erfährst du Schritt für Schritt, wie du in der Web-Version von Outlook (Outlook.com oder Microsoft 365 Web) eine professionelle Signatur erstellst und darin Links (z. B. zu deiner Website oder Social-Media-Profilen) einfügst.

Schritt 1: Die Einstellungen öffnen

  1. Melde dich bei Outlook.com oder deinem Microsoft 365 Account an.
  2. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
  3. Wähle im Menü auf der linken Seite E-Mail und dann den Unterpunkt Verfassen und Antworten.

Schritt 2: Eine neue Signatur erstellen

  1. Klicke auf die Schaltfläche + Neue Signatur.
  2. Gib der Signatur einen Namen (z. B. "Geschäftlich" oder "Standard"), damit du sie später wiedererkennst.
  3. Im großen Textfeld darunter kannst du nun deinen Namen, deine Position und deine Kontaktdaten eingeben.

Schritt 3: Links in die Signatur einfügen

Es gibt zwei Möglichkeiten, Links einzufügen: als Text-Link oder hinter einem Bild (z. B. Social-Media-Icons).

A. Text verlinken

  1. Markiere mit der Maus das Wort oder den Satz, der verlinkt werden soll (z. B. "Besuche meine Website").
  2. Klicke in der Formatierungsleiste unter dem Textfeld auf das Link-Symbol (eine kleine Kette).
  3. Ein Fenster öffnet sich. Gib unter Adresse (URL) die vollständige Web-Adresse ein (z. B. https://www.deine-website.de).
  4. Klicke auf OK oder Einfügen.

B. Social Media Icons oder Bilder verlinken

  1. Klicke auf das Bild-Symbol in der Formatierungsleiste, um ein Logo oder Social-Media-Icon von deinem Computer hochzuladen.
  2. Wenn das Bild im Textfeld erscheint, klicke es einmal an, sodass es markiert ist (oft erscheint ein blauer Rahmen).
  3. Klicke nun erneut auf das Link-Symbol (die Kette).
  4. Gib die URL zu deinem Profil ein (z. B. https://linkedin.com/in/deinname) und bestätige.

Schritt 4: Standard-Signaturen festlegen

Scrolle auf derselben Seite etwas nach unten zu den Signaturauswahl-Optionen:

  • Für neue Nachrichten: Wähle hier deine gerade erstellte Signatur aus, damit sie automatisch bei jeder neuen E-Mail erscheint.
  • Für Antworten/Weiterleitungen: Hier kannst du entscheiden, ob die Signatur auch bei kurzen Antwort-E-Mails angehängt werden soll.

Schritt 5: Speichern und Testen

  1. Ganz wichtig: Klicke unten auf der Seite auf die Schaltfläche Speichern.
  2. Schließe das Einstellungsfenster.
  3. Klicke auf Neue E-Mail, um zu prüfen, ob die Signatur korrekt erscheint.
  4. Profi-Tipp: Sende eine Test-E-Mail an dich selbst (oder eine andere Adresse) und klicke auf die Links, um sicherzustellen, dass sie funktionieren.

Tipps für eine gute Signatur:

  • Weniger ist mehr: Nutze nicht zu viele verschiedene Schriftarten oder Farben.
  • Mobil-Check: Bilder sollten nicht zu groß sein, damit sie auf dem Smartphone nicht den ganzen Bildschirm einnehmen.
  • Rechtliches: Vergiss in Deutschland nicht die Pflichtangaben für geschäftliche E-Mails (Impressumspflicht, z.B. Firmenname, Rechtsform, Sitz, Registergericht).
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