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HoneyBook mit Notion verbinden via Zapier: Die ultimative Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du HoneyBook und Notion mithilfe von Zapier automatisierst.

Die Kombination aus HoneyBook (als CRM für Kundenanfragen und Buchungen) und Notion (als Projektmanagement-Tool) ist extrem leistungsstark. Durch die Automatisierung mit Zapier sparst du dir das manuelle Übertragen von Kundendaten und stellst sicher, dass kein Projekt vergessen wird.

Voraussetzungen

Bevor du startest, stelle sicher, dass du:

  1. Einen aktiven HoneyBook-Account hast.
  2. Einen Notion-Account mit einer vorbereiteten Datenbank besitzt.
  3. Einen Zapier-Account hast (ein kostenloser Plan reicht für einfache Zaps oft aus).

Schritt 1: Die Notion-Datenbank vorbereiten

Bevor du zu Zapier gehst, muss dein „Ziel“ in Notion bereitstehen.

  1. Erstelle in Notion eine neue Seite mit einer Datenbank (Table View/Tabellen-Ansicht).
  2. Erstelle Spalten für die Informationen, die du aus HoneyBook übertragen möchtest. Zum Beispiel:
    • Name (Titel-Spalte)
    • E-Mail (E-Mail-Spalte)
    • Projekt-Typ (Select-Spalte)
    • Datum der Anfrage (Datum-Spalte)
    • Budget (Zahl-Spalte)
  3. Wichtig: Klicke oben rechts in Notion auf die drei Punkte ... -> Connections -> Connect to und suche nach Zapier, um den Zugriff zu erlauben.

Schritt 2: Den Zap erstellen und Trigger festlegen

  1. Logge dich bei Zapier ein und klicke auf "Create Zap".
  2. Trigger wählen: Suche nach HoneyBook.
  3. Event wählen: Wähle ein Ereignis aus, das den Prozess startet. Häufige Optionen sind:
    • New Inquiry: Wenn ein neues Kontaktformular ausgefüllt wird.
    • Project Booked: Wenn ein Kunde einen Vertrag unterschreibt oder zahlt.
  4. Account verbinden: Verknüpfe dein HoneyBook-Konto. Du wirst aufgefordert, dich anzumelden und den Zugriff zu bestätigen.
  5. Test Trigger: Klicke auf "Test Trigger". Zapier sucht nun nach einer aktuellen Anfrage in deinem HoneyBook-Account, um die Datenstruktur zu verstehen.

Schritt 3: Die Action (Notion) konfigurieren

  1. Action wählen: Suche im nächsten Schritt nach Notion.
  2. Event wählen: Wähle "Create Database Item".
  3. Account verbinden: Melde dich bei deinem Notion-Konto an und wähle den Workspace aus, in dem sich deine Datenbank befindet.
  4. Datenbank auswählen: Wähle unter "Database" die Tabelle aus, die du in Schritt 1 erstellt hast.

Schritt 4: Felder zuordnen (Field Mapping)

Jetzt sagst du Zapier, welche Info aus HoneyBook in welche Spalte in Notion fließen soll.

  1. Klicke in das Feld für Name und wähle aus der HoneyBook-Liste den „Client Full Name“.
  2. Klicke in das Feld für E-Mail und wähle „Client Email“.
  3. Wiederhole dies für alle Spalten (Projekt-Typ, Budget, etc.).
  4. Du kannst auch statischen Text hinzufügen oder mehrere Felder kombinieren.

Schritt 5: Testen und Aktivieren

  1. Klicke auf "Test Action".
  2. Gehe in dein Notion-Board. Wenn alles geklappt hat, sollte dort nun automatisch ein neuer Eintrag mit den Testdaten aus HoneyBook erschienen sein.
  3. Wenn du zufrieden bist, klicke auf "Publish Zap".

Profi-Tipps für deine Automatisierung

  • Filter nutzen: Wenn du nur bestimmte Anfragen in Notion haben möchtest (z. B. nur Projekte mit einem Budget über 1.000 €), kannst du zwischen Trigger und Action einen „Filter“ in Zapier einbauen.
  • Projekt-URL: Du kannst in Notion eine Spalte für den „HoneyBook Link“ erstellen. So kannst du direkt aus Notion mit einem Klick zurück zum Projekt in HoneyBook springen.
  • Status-Update: Du kannst einen zweiten Zap erstellen, der den Status in Notion aktualisiert, sobald sich in HoneyBook die Phase des Projekts ändert (z. B. von „Inquiry“ zu „Retainer Paid“).

Fazit

Mit dieser Verbindung wird Notion zu deinem zentralen Command Center. Sobald ein potenzieller Kunde dein HoneyBook-Formular ausfüllt, taucht er sofort in deinem Projektmanagement auf – ohne dass du einen Finger rühren musst!

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