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Google Workspace Account & Google Drive migrieren: Die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Die Migration von Daten aus Google Workspace – insbesondere von Google Drive-Dateien – ist ein kritischer Prozess, sei es beim Ausscheiden von Mitarbeitern, beim Wechsel der Domain oder beim Umzug von einer Organisation zu einer anderen.

In dieser Anleitung erfährst du die drei bewährtesten Methoden, wie du Daten und Google Drive-Inhalte sicher und vollständig überträgst.

Vorbereitung: Was du vor der Migration prüfen solltest

  1. Speicherplatz: Verfügt das Zielkonto über genügend freien Speicherplatz für alle Daten?
  2. Admin-Rechte: Einige Methoden erfordern vollen Administrator-Zugriff auf die Google Workspace Admin-Konsole.
  3. Backup: Sichere kritische Daten vorab lokal oder auf einem externen Speicher.

Methode 1: Die Admin-Methode (Eigentümerschaft innerhalb der Organisation übertragen)

Diese Methode ist ideal, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und alle Google Drive-Dateien an einen Nachfolger oder den Administrator übergeben werden sollen.

Schritt-für-Schritt:

  1. Admin-Konsole öffnen:
    Melde dich unter admin.google.com mit einem Administratorkonto an.
  2. Zum Datenübertragungsbereich navigieren:
    Gehe im Menü auf Apps > Google Workspace > Drive und Docs.
  3. Eigentümerschaft übertragen:
    Klicke auf die Option Eigentümerschaft übertragen (Transfer ownership).
  4. Konten auswählen:
    • Von Nutzer (Quellkonto): Gib die E-Mail-Adresse des Nutzers ein, dessen Daten übertragen werden sollen.
    • An Nutzer (Zielkonto): Gib die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
  5. Übertragung starten:
    Klicke auf Dateien übertragen.

Hinweis: Die Daten landen im Drive des Zielkontos in einem separaten Ordner, der nach der E-Mail-Adresse des ursprünglichen Eigentümers benannt ist. Die Dateiberechtigungen für andere Personen bleiben dabei erhalten.

Methode 2: Die "Geteilte Ablagen"-Methode (Schnell & flexibel)

Wenn Dateien zwischen zwei separaten Konten (auch außerhalb derselben Workspace-Organisation, sofern Richtlinien es erlauben) verschoben werden sollen, bieten sich Geteilte Ablagen (Shared Drives) an.

Schritt-für-Schritt:

  1. Geteilte Ablage erstellen:
    Erstelle im Quell- oder Zielkonto eine neue Geteilte Ablage in Google Drive.
  2. Beide Konten berechtigen:
    Füge sowohl das Quellkonto als auch das Zielkonto als Manager dieser Geteilten Ablage hinzu.
  3. Dateien verschieben:
    Verschiebe die gewünschten Ordner und Dateien aus Meine Ablage des Quellkontos in die neu erstellte Geteilte Ablage.
  4. Eigentumsübergang:
    Sobald Dateien in einer Geteilten Ablage liegen, gehört die Datei der gesamten Organisation/Ablage und nicht mehr dem einzelnen Nutzer.
  5. (Optional) Ins Zielkonto holen:
    Das Zielkonto kann die Dateien nun aus der Geteilten Ablage in seine eigene Meine Ablage verschieben.

Methode 3: Die Self-Service-Methode ("Inhalte übertragen" für Endnutzer)

Wenn du kein Administrator bist oder Daten von einem Workspace-Konto auf ein privates Google-Konto übertragen möchtest, kannst du das offizielle Transfer-Tool nutzen (sofern vom Workspace-Admin nicht deaktiviert).

Schritt-für-Schritt:

  1. Tool aufrufen:
    Logge dich in das Quellkonto ein und rufe folgende URL auf: takeout.google.com/transfer
  2. Zielkonto angeben:
    Gib die E-Mail-Adresse des Ziel-Google-Kontos ein.
  3. Bestätigungscode anfordern:
    Klicke auf Code senden. Wechsle in das Zielkonto, öffne die Bestätigungs-E-Mail von Google und kopiere den Code.
  4. Code eingeben & verifizieren:
    Füge den Code im Quellkonto ein und bestätige die Eingabe.
  5. Inhalte auswählen:
    Wähle aus, was übertragen werden soll (z. B. Google Drive und/oder Gmail).
  6. Übertragung starten:
    Klicke auf Übertragung starten.

Hinweis: Dieser Prozess läuft im Hintergrund auf Google-Servern und kann je nach Datenmenge mehrere Stunden bis Tage dauern. Du erhältst nach Abschluss eine Bestätigungs-E-Mail.

Methode 4: Vollständige Domain-zu-Domain Migration (Admin-Migrationstool)

Wenn du eine vollständige Migration von einer Google Workspace-Umgebung in eine andere durchführst:

  1. Gehe in der Google Admin-Konsole des neuen Kontos auf Konto > Datenmigration.
  2. Wähle als Migrationsquelle Google Workspace aus.
  3. Wähle die zu migrierenden Datenarten (z. B. Drive, Gmail, Kontakte).
  4. Authentifiziere die Verbindung zur Quell-Domain (hierzu wird meist ein Super-Admin-Zugriff der Quell-Domain benötigt).
  5. Ordne die Quell-Nutzer den Ziel-Nutzern per CSV-Datei oder manuell zu und starte den Prozess.

Wichtige Hinweise nach der Migration

  • Freigaben prüfen: Prüfe stichprobenartig, ob Freigabelinks zu Dokumenten noch funktionieren oder ob externe Personen erneut Zugriff anfordern müssen.
  • Verknüpfungen (Shortcuts): Überprüfe, ob Google Drive Verknüpfungen zu übergeordneten Ordnern sauber übernommen wurden.
  • Google Formulare: Bei Formularen müssen unter Umständen die Ziel-Tabellenkalkulationen für Antworten manuell neu verknüpft werden.
  • Altes Konto nicht sofort löschen: Deaktiviere das alte Konto zunächst für mindestens 30 Tage, anstatt es direkt zu löschen, um sicherzustellen, dass keine Daten übersehen wurden.
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