Excel-Dateiendungen ändern: So konvertierst du xls, xlsx, xlsm, xlsb, xps und pdf

Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du Excel-Dateiformate richtig änderst und konvertierst.

Es gibt zwei Wege, eine Dateiendung zu ändern: das Umbenennen (riskant) und das Speichern unter (sicher). In diesem Tutorial lernst du, wie du Excel-Dateien professionell in verschiedene Formate umwandelst.

1. Der richtige Weg: "Speichern unter" (Empfohlen)

Um die Integrität deiner Daten zu gewährleisten, solltest du die Datei immer aus Excel heraus neu speichern.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Öffne die Excel-Datei, die du konvertieren möchtest.
2. Klicke oben links auf den Reiter Datei.
3. Wähle im Menü Speichern unter (oder Kopie speichern).
4. Klicke auf Durchsuchen, um den Speicherort zu wählen.
5. Öffne das Dropdown-Menü unter dem Dateinamen (Dateityp).
6. Wähle das gewünschte Format aus der Liste (siehe Übersicht unten).
7. Klicke auf Speichern.

2. Die wichtigsten Formate im Überblick

Je nachdem, was du erreichen möchtest, musst du das richtige Format wählen:

• xlsx: Das Standardformat für moderne Excel-Dateien (ohne Makros).
• xlsm: Erforderlich, wenn deine Datei VBA-Makros enthält.
• xlsb: Ein Binärformat. Es macht große Dateien kleiner und lässt sie schneller laden.
• xls: Das alte Format (Excel 97–2003). Nur verwenden, wenn du mit sehr alten Systemen arbeitest.
• pdf: Ideal zum Verschicken, da das Layout fest fixiert ist und der Empfänger kein Excel benötigt.
• xps: Das Microsoft-Gegenstück zu PDF (wird heute kaum noch verwendet).

3. Exportieren als PDF oder XPS

Für die Formate PDF und XPS gibt es in Excel einen direkten Export-Weg, der oft schneller ist:

1. Gehe auf Datei > Exportieren.
2. Wähle PDF/XPS-Dokument erstellen.
3. Klicke auf die Schaltfläche PDF/XPS erstellen.
4. Hier kannst du unter Optionen festlegen, ob du das ganze Arbeitsblatt oder nur einen markierten Bereich speichern möchtest.

4. Dateiendung direkt im Windows Explorer ändern (Warnung!)

Du kannst eine Datei auch umbenennen (z. B. von test.xlsx in test.xlsb), indem du die Endung direkt im Windows-Ordner änderst.

Achtung: Dies kann die Datei unbrauchbar machen, wenn die Formate nicht kompatibel sind!

So geht’s trotzdem:

1. Öffne den Windows Explorer.
2. Falls du keine Endungen siehst: Klicke oben auf Ansicht und setze einen Haken bei Dateinamenerweiterungen.
3. Rechtsklick auf die Datei > Umbenennen.
4. Lösche die alte Endung hinter dem Punkt und tippe die neue ein (z. B. xlsm).
5. Bestätige die Warnmeldung mit Ja.

5. Welches Format für welchen Zweck? (Quick Guide)

Profi-Tipp:

Wenn du eine .xlsx Datei hast und feststellst, dass du Makros schreiben musst, kannst du sie nicht einfach als .xlsx weiter nutzen. Du musst sie als .xlsm speichern, da Excel sonst alle Makros beim Schließen unwiderruflich löscht!