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PDF-Dateien einfach in Excel einbetten oder verlinken: Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Hier ist ein einfaches Tutorial, wie du PDF-Dateien in deine Excel-Tabellen einfügst – entweder fest eingebettet oder als Verknüpfung.

Es gibt zwei gängige Methoden, um eine PDF in Excel zu integrieren: als Objekt (direkt in der Datei gespeichert) oder als Hyperlink (Verweis auf einen Speicherort).

Methode 1: PDF als Objekt einbetten (Die Datei ist direkt in Excel gespeichert)

Diese Methode eignet sich am besten, wenn du die PDF-Datei zusammen mit der Excel-Datei verschicken möchtest, ohne dass der Empfänger Zugriff auf deinen lokalen Speicher braucht.

  1. Zelle auswählen: Klicke in die Zelle, in der das PDF-Symbol erscheinen soll.
  2. Menü öffnen: Gehe im oberen Menüband auf den Reiter Einfügen.
  3. Objekt wählen: Klicke ganz rechts in der Gruppe „Text“ auf das kleine Symbol Objekt.
  4. Datei auswählen:
    • Wähle im Fenster den Reiter Aus Datei erstellen.
    • Klicke auf Durchsuchen und wähle deine PDF-Datei aus.
  5. Wichtige Optionen:
    • Setze einen Haken bei Als Symbol anzeigen. (Dies verhindert, dass Excel versucht, die ganze erste Seite der PDF als riesiges Bild darzustellen).
    • Optional: Klicke auf „Symbol ändern“, um den Beschriftungstext (z. B. den Dateinamen) anzupassen.
  6. Bestätigen: Klicke auf OK. Die PDF erscheint nun als Icon in deinem Arbeitsblatt.

Methode 2: PDF verlinken (Verknüpfung zur Datei)

Diese Methode ist ideal, wenn die PDF-Datei sehr groß ist oder wenn sie regelmäßig aktualisiert wird und Excel immer auf die neueste Version zugreifen soll.

  1. Zelle wählen: Klicke auf die Zelle, die den Link enthalten soll.
  2. Link-Menü öffnen:
    • Drücke die Tastenkombination Strg + K oder mache einen Rechtsklick auf die Zelle und wähle Link (oder „Hyperlink“).
  3. Datei verknüpfen:
    • Wähle links Datei oder Webseite.
    • Suche über den Dateimanager deine PDF-Datei aus.
  4. Anzeigetext: Gib oben im Feld „Anzeigetext“ ein, was in der Zelle stehen soll (z. B. „Rechnung öffnen“).
  5. Bestätigen: Klicke auf OK. Die Zelle enthält nun einen blauen, unterstrichenen Link.

Profi-Tipp: PDF-Icon an die Zelle fixieren

Wenn du Methode 1 (Einbetten) nutzt, verschiebt sich das Symbol oft, wenn du Spalten sortierst oder Zeilen löschst. So fixierst du es:

  1. Mache einen Rechtsklick auf das eingefügte PDF-Symbol.
  2. Wähle Objekt formatieren...
  3. Gehe zum Reiter Eigenschaften.
  4. Wähle die Option Von Zellposition und -größe abhängig.
  5. Klicke auf OK.

Jetzt bleibt das Symbol immer genau in der Zelle, auch wenn du die Tabelle filterst oder sortierst.

Welche Methode soll ich wählen?

  • Einbetten (Methode 1): Wenn du die Excel-Datei per E-Mail an andere schickst und sicherstellen willst, dass die PDF „mitreist“.
  • Verlinken (Methode 2): Wenn die Datei auf einem Firmenserver liegt, auf den alle Zugriff haben, und die Excel-Datei klein bleiben soll.
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