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E-Mails zeitversetzt senden in Outlook (Office 365) – Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du E-Mails in Outlook (Office 365) zeitversetzt planen kannst. Da es kleine Unterschiede zwischen der Desktop-App und der Web-Version gibt, sind beide Wege beschrieben.

Manchmal schreibt man eine E-Mail spät am Abend oder am Wochenende, möchte aber, dass sie den Empfänger erst am nächsten Arbeitstag erreicht. Mit der Funktion „Senden planen“ (oder „Übermittlung verzögern“) ist das ganz einfach.

Methode 1: Outlook Web-Version & das „Neue Outlook“ (Desktop)

Diese Methode gilt für die Outlook Web-Oberfläche (outlook.office.com) und die neue Outlook-App für Windows/Mac.

  1. E-Mail erstellen: Klicke auf „Neue E-Mail“ und verfasse deine Nachricht wie gewohnt (Empfänger, Betreff und Inhalt eingeben).
  2. Senden-Optionen öffnen: Klicke nicht direkt auf die Schaltfläche „Senden“. Klicke stattdessen auf den kleinen Pfeil nach unten direkt rechts neben dem Wort „Senden“.
  3. Senden planen wählen: Wähle im Dropdown-Menü die Option „Senden planen“.
  4. Zeitpunkt festlegen:
    • Es erscheinen Vorschläge (z. B. „Morgen früh“).
    • Möchtest du eine eigene Zeit wählen, klicke auf „Benutzerdefinierte Zeit“.
  5. Bestätigen: Wähle Datum und Uhrzeit aus und klicke auf „Senden“.
  6. Wo landet die Mail? Die E-Mail wird nun im Ordner Entwürfe gespeichert und zum gewählten Zeitpunkt automatisch versendet.

Methode 2: Outlook Klassische Desktop-App (Windows)

Wenn du die klassische Version von Outlook (Teil des Office 365 Pakets) nutzt, ist der Weg etwas anders:

  1. E-Mail erstellen: Öffne ein neues E-Mail-Fenster.
  2. Optionen-Tab öffnen: Klicke im Menüband oben auf den Reiter „Optionen“.
  3. Übermittlung verzögern: Klicke in der Gruppe „Weitere Optionen“ auf die Schaltfläche „Übermittlung verzögern“.
  4. Zeitpunkt einstellen:
    • Ein neues Fenster öffnet sich. Unter dem Punkt „Übermittlungsoptionen“ findest du das Kontrollkästchen „Übermittlung nicht vor:“.
    • Aktiviere das Kästchen und stelle rechts daneben das gewünschte Datum und die Uhrzeit ein.
  5. Schließen & Senden: Klicke auf „Schließen“. Klicke danach in deiner E-Mail auf „Senden“.
  6. Wichtiger Hinweis: Im klassischen Outlook (Desktop) wird die E-Mail im Ordner Postausgang zwischengespeichert.
    • Achtung: Bei vielen Kontotypen (insb. IMAP/POP) muss Outlook geöffnet sein, damit die Mail zum Zeitpunkt X versendet wird. Bei Office 365/Exchange-Konten funktioniert es meist auch, wenn Outlook geschlossen ist.

Methode 3: Outlook Mobile App (iOS & Android)

Auch in der mobilen App ist diese Funktion mittlerweile verfügbar:

  1. Verfasse eine neue E-Mail.
  2. Tippe auf die drei Punkte (...) oder das Plus-Symbol (+) neben dem Senden-Symbol (je nach Version).
  3. Wähle „Senden planen“.
  4. Wähle eine der vorgegebenen Zeiten oder stelle unter „Zeitpunkt wählen“ deine Wunschzeit ein.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wo finde ich die geplanten E-Mails, wenn ich sie noch einmal bearbeiten will?

  • In der Web-Version liegen sie im Ordner Entwürfe.
  • In der klassischen Desktop-App liegen sie im Ordner Postausgang. Um den Versand abzubrechen, öffne die Mail einfach im entsprechenden Ordner und ändere die Einstellungen oder lösche die Mail.

Muss mein Computer eingeschaltet sein?

  • Wenn du Outlook im Web oder das neue Outlook nutzt: Nein. Der Befehl wird auf dem Server gespeichert.
  • Wenn du das klassische Outlook mit einem alten E-Mail-Konto nutzt: Ja, Outlook muss im Hintergrund laufen.

Kann ich eine geplante E-Mail nachträglich ändern?

  • Ja. Gehe einfach in den Ordner (Entwürfe/Postausgang), öffne die Mail, bearbeite sie und klicke erneut auf Senden (bzw. Senden planen).
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