DocuSign Vertrag erstellen: Der ultimative Guide 2025 [Einfach & Schnell]
Hier ist ein aktuelles, schrittweises Tutorial für das Jahr 2025, um einen DocuSign-Vertrag professionell und rechtssicher zu erstellen.
Elektronische Signaturen sind im Jahr 2025 der Standard für Business-Transaktionen. DocuSign ist dabei die weltweit führende Plattform. In diesem Guide lernst du, wie du in wenigen Minuten einen Vertrag aufsetzt, versendest und verwaltest.
Schritt 1: Vorbereitung & Login
Bevor du startest, stelle sicher, dass dein Vertrag (als PDF, Word oder Bilddatei) fertig formatiert auf deinem Computer oder in der Cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive) liegt.
- Gehe auf DocuSign.com und logge dich in deinen Account ein.
- Klicke auf dem Dashboard auf den gelben Button "Starten" (oder "Neu erstellen") und wähle "Umschlag senden".
Schritt 2: Dokument hochladen
Ein "Umschlag" (Envelope) ist bei DocuSign der Container für deine Dokumente.
- Klicke auf "Hochladen", um eine Datei von deiner Festplatte zu wählen.
- Tipp für 2025: Du kannst auch mehrere Dokumente in einen Umschlag laden, die dann nacheinander unterschrieben werden.
Schritt 3: Empfänger hinzufügen
Hier legst du fest, wer den Vertrag erhalten und unterschreiben soll.
- Gib den Namen und die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
- Rolle festlegen: Wähle aus, ob die Person "Unterschreiben muss" oder nur eine "Kopie erhält".
- Authentifizierung (Optional für extra Sicherheit): Du kannst 2025 zusätzlich eine SMS-Authentifizierung aktivieren, um die Identität des Unterzeichners zu verifizieren.
- Klicke auf "Empfänger hinzufügen", falls es mehrere Parteien gibt. Du kannst die Unterzeichner-Reihenfolge festlegen, indem du die Zahlen links neben den Namen änderst.
Schritt 4: Betreffzeile und Nachricht anpassen
Scrolle nach unten zum Bereich "Nachricht".
- E-Mail-Betreff: Wähle einen klaren Namen (z. B. "Vertrag zur Zusammenarbeit – [Dein Firmenname]").
- E-Mail-Nachricht: Schreibe eine kurze, freundliche Anweisung.
Klicke anschließend oben rechts auf "Weiter".
Schritt 5: Felder platzieren (Drag & Drop)
Jetzt öffnet sich die Editor-Ansicht. Links siehst du die Standardfelder.
- Wähle den Empfänger aus: Oben links im Dropdown-Menü wählst du aus, für welchen Unterzeichner du gerade Felder platzierst (jeder Empfänger hat eine eigene Farbe).
- Felder ziehen: Ziehe die gewünschten Felder per Drag & Drop auf das Dokument:
- Unterschrift: Wo die Person unterschreiben soll.
- Datum (Ort/Datum): Dieses Feld füllt sich automatisch mit dem aktuellen Datum.
- Textfeld: Falls der Empfänger noch Infos (z. B. Steuernummer) eintragen muss.
- Initialen: Für Paraphen auf jeder Seite.
- KI-Tipp 2025: Nutze die "Auto-Place" Funktion von DocuSign, wenn dein Dokument Standard-Platzhalter verwendet – das spart Zeit.
Schritt 6: Überprüfen und Senden
Bevor du auf "Senden" klickst:
- Nutze die Funktion "Vorschau" (oben rechts), um zu sehen, wie der Vertrag auf einem Desktop oder Smartphone für den Empfänger aussieht.
- Wenn alles passt, klicke auf "Senden".
Was passiert nach dem Senden? (Tracking)
- Status verfolgen: In deinem Dashboard unter "Verwalten" siehst du jederzeit, ob der Empfänger die E-Mail bereits geöffnet oder unterschrieben hat.
- Automatische Erinnerungen: DocuSign sendet (je nach Einstellung) automatisch Erinnerungen an Personen, die noch nicht unterschrieben haben.
- Abschluss: Sobald alle Parteien unterschrieben haben, erhalten alle Beteiligten automatisch eine Kopie des fertig unterzeichneten Dokuments als PDF inklusive des rechtlich bindenden Abschlusszertifikats.
3 Profi-Tipps für 2025
- Vorlagen nutzen: Wenn du oft den gleichen Vertragstyp sendest, speichere ihn als "Vorlage" (Template). So musst du die Felder nur einmal platzieren.
- Mobile App: Nutze die DocuSign App, um Verträge von unterwegs auf dem Smartphone vorzubereiten oder sogar persönlich vor Ort unterschreiben zu lassen.
- Rechtssicherheit: Achte darauf, dass für besonders wichtige Verträge in der EU die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) aktiviert ist, falls dies gesetzlich vorgeschrieben ist (DocuSign unterstützt dies vollständig).
Dieses Tutorial basiert auf der DocuSign Benutzeroberfläche Stand 2025.