HubSpot Kontakte exportieren: Der ultimative Guide [2025 – Einfach & Schnell]
Hier ist ein aktueller Schritt-für-Schritt-Leitfaden, wie du im Jahr 2025 deine Kontakte aus HubSpot exportierst – schnell, sicher und unkompliziert.
Egal, ob du ein Backup erstellen, Daten in einem anderen Tool nutzen oder eine Excel-Liste für ein Meeting vorbereiten möchtest: Der Export von Kontakten ist eine der wichtigsten Grundfunktionen in HubSpot.
In dieser Anleitung erfährst du genau, wie du vorgehen musst.
1. Voraussetzungen prüfen
Bevor du startest, stelle sicher, dass du die nötigen Benutzerrechte hast. In HubSpot muss die Berechtigung „Exportieren“ für deinen Benutzer aktiviert sein. Wenn du die Schaltfläche nicht siehst, kontaktiere deinen HubSpot-Administrator.
2. Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Export
Schritt 1: Zu den Kontakten navigieren
Logge dich in deinen HubSpot-Account ein. Klicke in der oberen Navigationsleiste auf CRM und wähle im Dropdown-Menü den Punkt Kontakte aus.
Schritt 2: Die richtige Auswahl treffen
Du hast zwei Möglichkeiten, welche Daten du exportieren möchtest:
- Alle Kontakte: Wenn du keine Filter anwendest, wird deine gesamte Datenbank exportiert.
- Gefilterte Liste: Nutze die Filter auf der linken Seite oder eine gespeicherte Ansicht (Tab), um nur bestimmte Kontakte (z. B. „Kunden“ oder „Leads aus 2024“) auszuwählen.
Schritt 3: Den Export-Vorgang starten
- Wenn du alle Kontakte in der aktuellen Ansicht exportieren willst: Klicke oben rechts auf die Schaltfläche Aktionen (Actions).
- Wähle aus dem Dropdown-Menü Ansicht exportieren (Export view).
Tipp: Wenn du nur einzelne Kontakte manuell ausgewählt hast (durch Markieren der Checkboxen links), erscheint eine separate Schaltfläche „Exportieren“ direkt über der Tabelle.
Schritt 4: Export-Einstellungen festlegen
Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster. Hier triffst du wichtige Entscheidungen:
- Dateiformat: Wähle zwischen CSV, XLSX (Excel) oder XLS. (Tipp: XLSX ist für die meisten Excel-Nutzer am besten geeignet).
- Eigenschaften (Properties):
- Nur Eigenschaften in der aktuellen Ansicht: Exportiert nur die Spalten, die du gerade in deiner Tabelle siehst.
- Alle Eigenschaften für alle Datensätze: Exportiert jedes einzelne Datenfeld, das HubSpot gespeichert hat (Vorsicht: Das kann eine sehr große Datei werden!).
- Sprache: Wähle die Sprache der Spaltenüberschriften aus.
Schritt 5: Bestätigen und Download
Klicke auf Exportieren. HubSpot bereitet die Datei nun im Hintergrund vor.
- Bei kleinen Listen erhältst du nach wenigen Sekunden eine Benachrichtigung direkt in HubSpot (Glocken-Icon).
- Zusätzlich schickt dir HubSpot eine E-Mail mit dem Download-Link zu.
3. Wichtige Tipps für 2025
- Datenschutz (DSGVO): Achte darauf, dass du beim Exportieren personenbezogener Daten die DSGVO-Richtlinien einhältst. Speicher die Listen an einem sicheren Ort und lösche sie, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
- Multi-Objekt-Export: Wenn du nicht nur Kontakte, sondern auch die damit verknüpften Unternehmen oder Deals exportieren willst, musst du dies beim Export-Vorgang (bei Auswahl von "Alle Eigenschaften") oft separat filtern oder die Funktion "Bericht-Export" nutzen.
- Große Datenmengen: Bei über 100.000 Kontakten kann der Export einige Minuten dauern. Keine Sorge, HubSpot arbeitet im Hintergrund weiter, auch wenn du den Tab schließt.
Häufige Fehler und wie du sie vermeidest
- Umlaute werden falsch angezeigt: Wenn du eine CSV-Datei exportierst und Umlaute (ä, ö, ü) zerstört sind, öffne die Datei in Excel über den Reiter „Daten“ -> „Aus Text/CSV“ und wähle als Ursprung UTF-8.
- Export-Button fehlt: Überprüfe in den Einstellungen unter Benutzer & Teams, ob dein Profil die Berechtigung „CRM-Export“ auf „Alles“ oder „Nur eigene“ stehen hat.
Fazit: Der Export in HubSpot ist 2025 intuitiver denn je. Mit nur drei Klicks hast du deine Daten im gewünschten Format auf deinem Rechner.
Hast du Fragen zu speziellen Filtern oder zum Export von benutzerdefinierten Eigenschaften? Schreib es in die Kommentare!