DocuSign Guide 2025: So platzieren Sie Felder auf mehreren Seiten gleichzeitig (Tutorial)

Hier ist ein umfassendes Tutorial für das Jahr 2025, wie Sie in DocuSign effizient Felder (Tags) auf mehreren Seiten gleichzeitig platzieren.

In der modernen Vertragsverwaltung ist Zeitersparnis entscheidend. Wenn Sie ein Dokument mit 50 Seiten haben, auf dem jede Seite paraphiert werden muss, ist das manuelle Ziehen der Felder keine Option. Dieser Guide zeigt Ihnen die effizientesten Methoden für das Jahr 2025.

Methode 1: Die „Auf alle Seiten anwenden“-Funktion (Der schnellste Weg)

Dies ist die Standardmethode für Paraphen (Initialen) oder Signaturen, die auf jeder Seite an der gleichen Stelle erscheinen sollen.

1. Dokument hochladen: Laden Sie Ihr Dokument in DocuSign hoch und fügen Sie die Empfänger hinzu.
2. Feld platzieren: Ziehen Sie das gewünschte Feld (z. B. „Initialen“) auf die erste Seite an die richtige Position.
3. Rechtsklick-Menü: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das platzierte Feld.
4. Option wählen: Wählen Sie im Kontextmenü den Punkt „Auf alle Seiten anwenden“ (bzw. „Apply to All Pages“).
5. Anpassung: DocuSign kopiert das Feld nun auf jede einzelne Seite an exakt dieselbe Koordinatenposition.
   • Tipp: Wenn Sie das Feld auf einer Seite verschieben, nachdem Sie diese Funktion genutzt haben, bleiben die anderen Felder davon unberührt.

Methode 2: Kopieren und Einfügen (Präzise Kontrolle)

Wenn Sie Felder nur auf bestimmten Folgeseiten benötigen (z. B. nur auf Seite 5, 10 und 15), nutzen Sie Tastenkombinationen.

1. Markieren Sie das Feld (oder ziehen Sie einen Rahmen um mehrere Felder).
2. Drücken Sie Strg + C (Windows) oder Cmd + C (Mac).
3. Scrollen Sie zur Zielseite.
4. Drücken Sie Strg + V (Windows) oder Cmd + V (Mac).
   • Pro-Tipp: Das Feld wird standardmäßig an derselben Stelle wie auf der Originalseite eingefügt.

Methode 3: Auto-Place (Anker-Text) – Die Profi-Lösung

Diese Methode ist ideal für Dokumente, die aus Drittsystemen (wie Salesforce oder Word) generiert werden. Hierbei sucht DocuSign nach einem bestimmten Textstring und platziert dort automatisch ein Feld.

1. Dokument vorbereiten: Fügen Sie in Ihrem Quelldokument (z.B. Word) an den Stellen, wo unterschrieben werden soll, einen unsichtbaren Code ein (z.B. /u1/ in weißer Schriftfarbe).
2. In DocuSign: Klicken Sie auf das Feld (z. B. Unterschrift).
3. Eigenschaften: Öffnen Sie rechts das Menü „Eigenschaften“ (Properties).
4. Auto-Place: Klicken Sie auf den Bereich „Auto-Place“ oder „Anker“.
5. Regel definieren: Geben Sie den Text ein (z. B. /u1/).
6. Ergebnis: DocuSign platziert nun überall dort, wo /u1/ im Text steht, automatisch ein Unterschriftenfeld – egal wie viele Seiten das Dokument hat.

Methode 4: Vorlagen (Templates) für wiederkehrende Strukturen

Wenn Sie regelmäßig Dokumente mit dem gleichen Layout verwenden:

1. Erstellen Sie unter dem Reiter „Vorlagen“ ein neues Template.
2. Platzieren Sie alle Felder einmalig.
3. Nutzen Sie beim nächsten Mal die Funktion „Passende Vorlage anwenden“. DocuSign erkennt das Layout und legt die Felder automatisch über alle Seiten.

Pro-Tipps für 2025:

• Mehrfachauswahl: Halten Sie die Umschalttaste (Shift) gedrückt, während Sie Felder anklicken, um mehrere gleichzeitig zu verschieben oder in der Größe anzupassen.
• Ausrichtungswerkzeuge: Nutzen Sie die Werkzeugleiste am rechten Rand, um mehrere Felder horizontal oder vertikal exakt auszurichten, nachdem Sie sie auf mehrere Seiten kopiert haben.
• Mobile Optimierung: Achten Sie bei vielen Feldern darauf, in den Feldeinstellungen die Option „Responsive“ zu prüfen, damit Unterzeichner auf Smartphones nicht den Überblick verlieren.

Zusammenfassung: Welche Methode wann?

Mit diesen Techniken reduzieren Sie die Vorbereitungszeit für große Dokumente von Minuten auf wenige Sekunden.