Datum- und Zeitwerte in Microsoft Access formatieren: Das ultimative Tutorial

Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du Datums- und Zeitwerte in Microsoft Access formatierst.

In Microsoft Access werden Datums- und Zeitwerte intern als Zahlen gespeichert, aber für uns Benutzer ist die Darstellung entscheidend. Ob in Tabellen, Formularen oder Berichten – Access bietet vielfältige Möglichkeiten, das Format anzupassen.

1. Die Grundlagen: Das Eigenschaftsblatt

Die meisten Formatierungen nimmst du in der Entwurfsansicht vor.

1. Öffne deine Tabelle, dein Formular oder deinen Bericht in der Entwurfsansicht.
2. Klicke auf das Feld, das das Datum oder die Uhrzeit enthält.
3. Drücke F4, um das Eigenschaftsblatt zu öffnen.
4. Suche den Reiter Format.

2. Vordefinierte Formate verwenden

Access bietet eine Reihe von Standardformaten, die sich nach den Regionaleinstellungen deines Windows-Systems richten:

• Datum, allgemein (General Date): Kombiniert Datum und Zeit (z. B. 15.05.2023 14:30:00).
• Datum, lang (Long Date): Ausgeschriebener Wochentag und Monat (z. B. Montag, 15. Mai 2023).
• Datum, mittel (Medium Date): Tag, abgekürzter Monat und Jahr (z. B. 15-Mai-23).
• Datum, kurz (Short Date): Klassische numerische Darstellung (z. B. 15.05.2023).
• Zeit, lang (Long Time): Stunden, Minuten und Sekunden (z. B. 14:30:00).
• Zeit, mittel (Medium Time): 12-Stunden-Format mit AM/PM (z. B. 02:30 PM).
• Zeit, kurz (Short Time): Nur Stunden und Minuten (z. B. 14:30).

3. Benutzerdefinierte Formate erstellen

Wenn die Standardformate nicht ausreichen, kannst du im Feld Format eigene Platzhalter eingeben.

Platzhalter für das Datum:

• d: Tag als Zahl (1-31)
• dd: Tag zweistellig (01-31)
• ddd: Wochentag abgekürzt (Mo, Di, Mi...)
• dddd: Wochentag ausgeschrieben (Montag, Dienstag...)
• m: Monat als Zahl (1-12)
• mm: Monat zweistellig (01-12)
• mmm: Monat abgekürzt (Jan, Feb...)
• mmmm: Monat ausgeschrieben (Januar, Februar...)
• yy: Jahr zweistellig (23)
• yyyy: Jahr vierstellig (2023)

Platzhalter für die Zeit:

• h: Stunde (0-23)
• hh: Stunde zweistellig (00-23)
• n: Minute (0-59) – Wichtig: Access nutzt „n“ für Minuten, da „m“ bereits für den Monat reserviert ist!
• nn: Minute zweistellig (00-59)
• s: Sekunde (0-59)
• ss: Sekunde zweistellig (00-59)

Beispiel: Eingabe im Format-Feld: dddd, dd. mmmm yyyy Ergebnis: Montag, 15. Mai 2023

4. Formatierung in Abfragen (Die Format-Funktion)

In Abfragen möchtest du das Datum oft für Berechnungen oder zur Darstellung in einer neuen Spalte umwandeln. Hier nutzt du die Format()-Funktion.

Syntax: Ausdruck: Format([DeinFeldname]; "DeinFormatString")

Beispiele:

• Nur das Jahr extrahieren: Jahr: Format([Bestelldatum]; "yyyy")
• Monat und Jahr: MonatJahr: Format([Bestelldatum]; "mm/yyyy")
• Wochentag ermitteln: Tag: Format([Bestelldatum]; "dddd")

5. Wichtige Tipps & Fallstricke

1. Format vs. Eingabeformat

Verwechsle nicht die Eigenschaft Format mit dem Eingabeformat (Input Mask):

• Format: Bestimmt, wie Daten angezeigt werden.
• Eingabeformat: Bestimmt, wie Daten eingegeben werden müssen (z. B. 00.00.0000;0;_), um Fehleingaben zu vermeiden.

2. Die Sprachabhängigkeit

Access nutzt für ddd oder mmmm automatisch die Sprache deines installierten Windows-Systems. Wenn du eine Datenbank an jemanden mit einem englischen Windows schickst, wird aus "Montag" automatisch "Monday".

3. Sortierung bei formatierten Daten

Achtung: Wenn du ein Datum in einer Abfrage mit Format() umwandelst, wird das Ergebnis technisch gesehen zu einem Text. Wenn du nach dieser Spalte sortierst, wird alphabetisch sortiert (z. B. kommt "April" vor "Januar"). Um korrekt chronologisch zu sortieren, solltest du immer nach dem ursprünglichen Datumsfeld sortieren.

Zusammenfassung

Die Formatierung in Access ist flexibel:

• Nutze das Eigenschaftsblatt für die einfache visuelle Anpassung in Formularen/Berichten.
• Nutze benutzerdefinierte Codes (wie dd.mm.yyyy), um exakte Layouts zu erzwingen.
• Nutze die Format-Funktion in Abfragen, um Datumsanteile für Berichte aufzubereiten.