Tutorial

Dateien in Xero hochladen: Die ultimative Kurzanleitung

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Hier ist ein kompaktes und übersichtliches Tutorial, wie du Dateien in Xero hochlädst.

Xero bietet eine hervorragende Möglichkeit, Belege, Rechnungen und Verträge direkt in der Cloud zu speichern. So hast du deine Buchhaltung papierlos und revisionssicher im Griff. Es gibt drei Hauptwege, um Dateien hochzuladen.

Methode 1: Die zentrale Dateibibliothek (Dateien-Eingang)

Dies ist der beste Weg, wenn du Dokumente hochladen willst, die du später einer Buchung zuordnen möchtest.

  1. Einloggen: Melde dich in deinem Xero-Konto an.
  2. Dateien-Icon klicken: Klicke oben rechts in der Navigationsleiste auf das Ordner-Symbol (neben deinem Firmennamen).
  3. Hochladen:
    • Klicke auf den Button „Upload Files“.
    • Wähle die Dateien von deinem Computer aus ODER ziehe sie einfach per Drag & Drop direkt in das Fenster.
  4. Zuordnen (optional): Sobald die Datei hochgeladen ist, kannst du auf das kleine Pfeil-Menü neben der Datei klicken, um sie direkt einer neuen Rechnung („Bill“ oder „Invoice“) zuzuweisen.

Methode 2: Direkt zu einer Transaktion (z. B. Eingangsrechnung)

Wenn du gerade eine Rechnung erstellst oder bearbeitest, kannst du das Dokument direkt anhängen.

  1. Transaktion öffnen: Gehe zu einer bestehenden Rechnung oder erstelle eine neue (z. B. unter Business > Bills to pay).
  2. Büroklammer-Symbol: Klicke oben rechts in der Bearbeitungsmaske auf das Blatt-Papier-Icon (neben dem Feld „Total“).
  3. Datei wählen:
    • Wähle „Upload files...“, um ein Dokument vom Computer hochzuladen.
    • Oder wähle „Add from library“, wenn du das Dokument bereits in Methode 1 hochgeladen hast.
  4. Speichern: Die Datei ist nun fest mit dieser Buchung verknüpft.

Methode 3: Upload per E-Mail (Profi-Tipp)

Jeder Xero-Account hat eine eigene, eindeutige E-Mail-Adresse. Alles, was du dorthin sendest, landet automatisch in deinem Posteingang in Xero.

  1. E-Mail-Adresse finden: Gehe wieder auf das Ordner-Symbol (Dateibibliothek).
  2. Adresse kopieren: Oben im Fenster siehst du eine E-Mail-Adresse, die auf @xero.com endet. Kopiere diese.
  3. Senden: Schicke deine digitalen Rechnungen einfach als Anhang an diese Adresse.
  4. Vorteil: Du kannst diese Adresse direkt an Lieferanten geben oder Weiterleitungsregeln in deinem E-Mail-Postfach einrichten.

Methode 4: Mit der Xero Mobile App

Ideal für Quittungen unterwegs (z. B. Tankbelege oder Restaurantbesuche).

  1. Öffne die Xero App auf deinem Smartphone.
  2. Tippe auf das „+“ Symbol und wähle „Add Receipt“ (Beleg hinzufügen).
  3. Foto machen: Fotografiere den Beleg direkt mit der Kamera.
  4. Details eingeben: Füge den Betrag und den Verwendungszweck hinzu und klicke auf Save.

Zusammenfassung / Tipps

  • Dateiformate: Xero akzeptiert PDF, JPEG, PNG und Excel-Dateien.
  • Sichtbarkeit: Du kannst bei jedem Dokument entscheiden, ob es für den Kunden sichtbar sein soll (beim Versenden von Rechnungen) oder nur intern für dich und deinen Steuerberater.
  • Ordnung: Nutze die Ordnerstruktur in der Dateibibliothek, um Verträge oder wichtige Dokumente dauerhaft zu speichern.

Fertig! Jetzt ist deine Buchhaltung sauber dokumentiert und bereit für den nächsten Monatsabschluss.

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