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Xero-Abstimmung ohne Bank-Feeds: Eine Kurzanleitung

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Hier ist ein kompaktes Tutorial, wie du deine Banktransaktionen in Xero abgleichst, wenn kein automatischer Bank-Feed zur Verfügung steht.

Wenn deine Bank keine direkte Schnittstelle zu Xero anbietet oder der Feed unterbrochen ist, kannst du deine Kontoauszüge manuell importieren und abgleichen. Dies stellt sicher, dass deine Buchhaltung korrekt und aktuell bleibt.

Schritt 1: Bankauszug vorbereiten

Bevor du in Xero arbeitest, musst du deine Transaktionsdaten von deiner Bank exportieren.

  1. Logge dich in dein Online-Banking ein.
  2. Exportiere den gewünschten Zeitraum als Datei.
  3. Empfohlene Formate: CSV (am gebräuchlichsten), OFX, QIF oder SMB.
    • Hinweis bei CSV: Die Datei sollte mindestens die Spalten Datum (Date), Betrag (Amount) und Beschreibung/Verwendungszweck (Description) enthalten.

Schritt 2: Import der Datei in Xero

  1. Gehe in Xero zum Menüpunkt Accounting und wähle Bank Accounts.
  2. Suche das betreffende Bankkonto aus der Liste.
  3. Klicke auf den Button Manage Account (oben rechts beim Konto) und wähle Import a Statement.
  4. Lade deine vorbereitete Datei hoch.
  5. Falls du eine CSV-Datei nutzt: Weise im nächsten Fenster die Spalten deiner Datei den entsprechenden Xero-Feldern zu (Mapping). Klicke danach auf Save.

Schritt 3: Der Abgleich (Reconciliation)

Nach dem Import befinden sich die Transaktionen im Reiter Reconcile. Die Ansicht ist in zwei Seiten geteilt:

  • Links: Die Zeilen aus deinem importierten Bankauszug.
  • Rechts: Die in Xero erfassten Belege oder Rechnungen.

So gleichst du ab:

  • Match: Wenn Xero eine passende Rechnung oder Buchung findet, wird diese grün markiert. Klicke einfach auf OK.
  • Create: Wenn keine Buchung existiert, kannst du rechts im Tab „Create“ direkt die Details (Who, What, Why) eingeben und die Zahlung so erfassen.
  • Transfer: Nutze diesen Tab, wenn es sich um eine Umbuchung zwischen zwei deiner in Xero hinterlegten Konten handelt.

Schritt 4: Manuelle Markierung (Optionaler Notfallplan)

Falls du Transaktionen bereits manuell in Xero gebucht hast und diese absolut nicht mit dem Import matchen wollen (z. B. wegen Rundungsdifferenzen), kannst du die Funktion „Mark as Reconciled“ aktivieren:

  1. Gehe zu Accounting > Bank Accounts.
  2. Klicke auf Help (Fragezeichen-Symbol oben rechts).
  3. Aktiviere ganz unten den Punkt Enable Mark as Reconciled.
  4. Jetzt kannst du in der Kontoansicht unter Account Transactions einzelne Buchungen auswählen und über More manuell als abgeglichen markieren.

Profi-Tipps für den manuellen Workflow:

  • Regelmäßigkeit: Importiere deine Auszüge wöchentlich oder monatlich, um den Überblick nicht zu verlieren.
  • Bank Rules: Auch bei manuellen Importen funktionieren die Bank Rules. Erstelle Regeln für wiederkehrende Zahlungen (Miete, Versicherungen), damit Xero diese beim nächsten Import automatisch erkennt.
  • Saldo-Check: Vergleiche nach dem Abgleich immer den Statement Balance in Xero mit dem tatsächlichen Kontostand auf deinem Bankbeleg. Diese müssen exakt übereinstimmen.
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