Wie verbindet man SharePoint mit Outlook?
- Einleitung
- Verbindung einer SharePoint-Dokumentbibliothek mit Outlook
- Integration von SharePoint-Kalendern in Outlook
- Voraussetzungen und Hinweise
- Zusammenfassung
Einleitung
Die Integration von SharePoint mit Outlook erleichtert die Arbeit, indem sie es ermöglicht, Dokumentbibliotheken, Kalender und Kontakte aus SharePoint direkt in Outlook zu verwalten und anzuzeigen. Dadurch können Nutzer SharePoint-Inhalte ohne ständiges Wechseln zwischen Anwendungen nutzen und erhalten so eine effiziente Arbeitsumgebung. Im Folgenden wird Schritt für Schritt erläutert, wie diese Verbindung hergestellt wird.
Verbindung einer SharePoint-Dokumentbibliothek mit Outlook
Um eine SharePoint-Dokumentbibliothek mit Outlook zu verbinden, öffnet man zunächst die gewünschte SharePoint-Website im Webbrowser und navigiert zur entsprechenden Dokumentbibliothek. Dort findet man in der Menüleiste oder im Ribbon die Option Mit Outlook verbinden oder In Outlook öffnen. Durch einen Klick darauf wird die Verbindung initiiert. Möglicherweise erscheint eine Sicherheitsabfrage, die bestätigt werden muss, damit Outlook die Verbindung herstellen kann.
Nach der Bestätigung öffnet sich Microsoft Outlook automatisch, sofern es installiert ist, und die ausgewählte Dokumentbibliothek wird in der Navigationsleiste unter SharePoint-Listen oder einem ähnlichen Bereich eingebunden. Von nun an können Dokumente direkt in Outlook eingesehen, geöffnet oder heruntergeladen werden, während die Synchronisation mit der SharePoint-Bibliothek auf dem Server gewährleistet bleibt.
Integration von SharePoint-Kalendern in Outlook
Auch SharePoint-Kalender lassen sich problemlos mit Outlook verbinden. Auf der SharePoint-Seite wird der gewünschte Kalender geöffnet und im Menüband die Option Mit Outlook verbinden ausgewählt. Ähnlich wie bei der Dokumentbibliothek wird man eventuell aufgefordert, den Zugriff in Outlook zu bestätigen. Nach der Zustimmung erscheint der SharePoint-Kalender in Outlook unter den Kalendern. Termine können sowohl über Outlook als auch über SharePoint eingetragen oder bearbeitet werden, wobei die Daten synchron gehalten werden.
Voraussetzungen und Hinweise
Für die reibungslose Verbindung zwischen SharePoint und Outlook ist es wichtig, dass sowohl SharePoint als auch Outlook kompatibel und richtig konfiguriert sind. Das bedeutet, dass die Office-Versionen idealerweise auf dem gleichen Stand sein sollten und der Benutzer über die notwendigen Zugriffsrechte verfügt. Zudem ist eine stabile Netzwerkverbindung erforderlich, um die Synchronisation zwischen Server und lokalem Outlook zu gewährleisten.
Es kann auch vorkommen, dass bestimmte Sicherheits- oder Richtlinieneinstellungen im Unternehmensnetzwerk oder in SharePoint die Verbindung blockieren. In solchen Fällen sollte der IT-Support hinzugezogen werden. Besonders bei SharePoint Online (Office 365) funktioniert die Integration am besten mit aktuellen Outlook-Versionen.
Zusammenfassung
Die Verbindung von SharePoint mit Outlook erfolgt über die jeweilige Option Mit Outlook verbinden innerhalb der Dokumentbibliotheken oder Kalender in SharePoint. Durch diese Integration können Inhalte bequem in Outlook genutzt und synchronisiert werden, was die Arbeitseffizienz erhöht. Voraussetzung sind kompatible Anwendungen, entsprechende Zugriffsrechte und eine stabile Netzwerkverbindung.