Wie stelle ich in Mailbird ein, dass meine E-Mails automatisch archiviert werden?
- Einführung
- Voraussetzung: Ordner "Archiv" vorhanden
- Erstellen einer Regel zum automatischen Archivieren
- Regelbeispiel zum Archivieren aller eingehenden E-Mails
- Wichtige Hinweise und Tipps
- Fazit
Einführung
Mailbird bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche zum Verwalten von E-Mails. Wenn Sie Ihre E-Mails automatisch archivieren lassen möchten, gibt es verschiedene Möglichkeiten, dies zu erreichen. Leider gibt es in Mailbird keine direkte Einstellung, die eingehende E-Mails automatisch archiviert, ohne eine Regel oder Automatisierung zu verwenden. Allerdings können Sie mit Hilfe von Filtern (auch Regeln genannt) bestimmte Kriterien festlegen, um E-Mails automatisch in den Archivordner zu verschieben.
Voraussetzung: Ordner "Archiv" vorhanden
Zunächst sollten Sie sicherstellen, dass Sie in Ihrem Mailkonto einen Archivordner eingerichtet haben. Die meisten E-Mail-Dienste wie Gmail, Outlook oder andere besitzen standardmäßig einen solchen Ordner. Mailbird synchronisiert diese Ordner automatisch. Wenn Sie keinen Archivordner sehen, überprüfen Sie bitte im Webinterface Ihres Anbieters, ob ein Archivordner existiert und abonniert ist.
Erstellen einer Regel zum automatischen Archivieren
Um E-Mails automatisch zu archivieren, nutzen Sie die Filterfunktion in Mailbird. Öffnen Sie dazu Mailbird und klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol, um die Einstellungen zu öffnen. Wechseln Sie zum Reiter Filters oder Regeln (je nach Sprachversion kann der Name leicht variieren).
Dort können Sie eine neue Filterregel hinzufügen. Definieren Sie die Bedingungen, die für das automatische Archivieren gelten sollen. Beispielsweise können Sie alle eingehenden E-Mails von bestimmten Absendern, mit bestimmten Betreffzeilen oder mit anderen Eigenschaften auswählen. Wichtig ist in der Aktion der Regel, dass Mailbird angewiesen wird, diese E-Mails in den Archivordner zu verschieben.
Regelbeispiel zum Archivieren aller eingehenden E-Mails
Möchten Sie etwa sämtliche eingehende E-Mails automatisch archivieren, können Sie eine Regel erstellen, die auf ALLE E-Mails zutrifft. Dafür setzen Sie bei der Bedingung einfach auf Von ist nicht leer oder eine allgemeine Bedingung, die alle Mails abdeckt. Als Aktion wählen Sie Verschiebe in Ordner und dann Ihren Archivordner aus. Diese Einstellung verlagert automatisch alle neuen Mails in den Archivordner, sodass Ihr Posteingang leer bleibt.
Wichtige Hinweise und Tipps
Beachten Sie, dass durch das automatische Archivieren im Posteingang keine neuen E-Mails angezeigt werden, da sie sofort verschoben werden. Überlegen Sie also gut, welche Filterregeln sinnvoll sind. Es kann außerdem sinnvoll sein, zunächst mit einer kleineren Regel zu starten (bspw. nur Mails von bestimmten Absendern) und die Ergebnisse zu beobachten.
Zusätzlich sollten Sie daran denken, dass einige Funktionen je nach Mailkonto (IMAP, Exchange, POP3) variieren können und manche Regeln serverseitig besser direkt im E-Mail-Dienst (beispielsweise Gmail-Filter) konfiguriert werden, falls Mailbird keine gewünschte Automatisierung vollständig ermöglicht.
Fazit
Zusammenfassend setzt die automatische Archivierung in Mailbird auf die Verwendung von Filterregeln, über die Sie steuern, wann und welche E-Mails in den Archivordner verschoben werden. Obwohl eine automatische Archivierung für alle E-Mails möglich ist, empfiehlt es sich, die Regeln überlegt zu nutzen, damit Sie wichtige Nachrichten nicht übersehen. Sollten Ihnen erweiterte Automatisierungen fehlen, ist es eine gute Option, auch serverseitige Filter Ihres E-Mail-Anbieters zu nutzen.