Wie speichere ich Reisebelege und Quittungen in der TravelPerk App?
- Einleitung
- Belege hinzufügen
- Beleg erkennen und Informationen verknüpfen
- Belege verwalten und einsehen
- Vorteile der digitalen Belegerfassung in TravelPerk
- Fazit
Einleitung
Die TravelPerk App bietet eine praktische Möglichkeit, Reisebelege und Quittungen digital zu speichern und somit den Prozess der Spesenabrechnung zu erleichtern. Durch das Speichern der Belege direkt in der App haben Nutzer jederzeit Zugriff auf ihre Dokumente und können diese unkompliziert mit der Reisekostenabrechnung verknüpfen.
Belege hinzufügen
Nachdem Sie Ihre Reise gebucht oder angetreten haben, öffnen Sie die TravelPerk App auf Ihrem Smartphone oder Tablet. Im Bereich der jeweiligen Reise finden Sie eine Option wie "Beleg hinzufügen" oder "Quittung hochladen". Damit können Sie entweder ein Foto eines physischen Belegs direkt mit der Kamera aufnehmen oder eine bereits gespeicherte Datei wie ein PDF oder Bild aus Ihrer Galerie auswählen. Die App unterstützt verschiedene Dateiformate, wodurch Sie flexibel beim Hochladen sind.
Beleg erkennen und Informationen verknüpfen
Nach dem Hochladen kann die TravelPerk App mithilfe einer automatischen Texterkennung (OCR) relevante Informationen aus dem Beleg auslesen, wie zum Beispiel den Betrag, das Datum und die Art des Ausgabenpostens. Diese Daten werden automatisch auf Ihre Reisebuchung bezogen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, die Angaben manuell zu prüfen und gegebenenfalls zu korrigieren, bevor die Quittung gespeichert wird.
Belege verwalten und einsehen
Alle hochgeladenen Belege sind übersichtlich im Profil der betreffenden Reise gespeichert und können jederzeit eingesehen oder heruntergeladen werden. Falls Sie mehrere Belege zu einer Reise haben, werden diese chronologisch dargestellt und sind einzeln abrufbar. Das erleichtert auch das Nachverfolgen und Zusammenfassen der gesamten Reisekosten.
Vorteile der digitalen Belegerfassung in TravelPerk
Indem Sie Ihre Quittungen direkt in der TravelPerk App speichern, sparen Sie sich das Risiko, Belege zu verlieren oder diese vergessen hochzuladen. Die digitale Erfassung beschleunigt zudem die Spesenabrechnung, da alle relevanten Dokumente zentral gesammelt und mit den entsprechenden Buchungen verknüpft sind. Auf Wunsch können die Belege auch direkt an Ihre Buchhaltung exportiert oder mit den gängigen Spesenmanagementsystemen synchronisiert werden.
Fazit
Das Speichern von Reisebelegen und Quittungen in der TravelPerk App ist ein intuitiver Prozess, der Ihnen hilft, alle relevanten Ausgaben transparent und geordnet zu dokumentieren. Durch das Hochladen von Fotos oder Dateien, die automatische Texterkennung und die einfache Verwaltung innerhalb der Reiseübersicht behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Kosten und erleichtern die spätere Abrechnung.