Wie richtet man Microsoft SharePoint ein?
- Vorbereitung und Voraussetzungen für die SharePoint-Einrichtung
- Erstellung einer SharePoint-Site
- Anpassung der Site und Berechtigungsverwaltung
- Integration mit anderen Microsoft 365-Diensten
- Schulung und fortlaufende Verwaltung
Die Einrichtung von Microsoft SharePoint ist ein wichtiger Schritt, um die Zusammenarbeit und das Informationsmanagement innerhalb eines Unternehmens zu verbessern. SharePoint bietet eine Vielzahl von Funktionen, die es ermöglichen, Dokumente zu speichern, gemeinsam zu bearbeiten und Arbeitsprozesse zu optimieren. Im Folgenden wird ausführlich erläutert, wie man Microsoft SharePoint einrichtet und welche Schritte dabei zu beachten sind.
Vorbereitung und Voraussetzungen für die SharePoint-Einrichtung
Bevor mit der eigentlichen Einrichtung von SharePoint begonnen wird, ist es wichtig, die passenden Voraussetzungen zu schaffen. Dazu gehört, dass ein entsprechendes Office 365- oder Microsoft 365-Abonnement vorhanden ist, welches SharePoint Online beinhaltet. Für die lokale Variante, SharePoint Server, sind entsprechende Hardware und Softwareanforderungen zu erfüllen. Außerdem sollten die Anforderungen und Ziele des Unternehmens bezüglich des gewünschten Einsatzes von SharePoint klar definiert sein, um die Struktur und Berechtigungen sinnvoll planen zu können.
Erstellung einer SharePoint-Site
Die Basis für die Arbeit mit SharePoint ist die Anlage einer Site. Diese Site fungiert als zentrale Sammelstelle für Dokumente, Listen und weitere Inhalte. Innerhalb von Microsoft 365 kann eine Site über das Admin-Center oder direkt über den SharePoint-Startpunkt erstellt werden. Beim Anlegen werden die Art der Site ausgewählt, zum Beispiel eine Teamsite für die Zusammenarbeit in Teams oder eine Kommunikationssite für die Verbreitung von Informationen. Danach können grundlegende Einstellungen wie der Name der Site, die Beschreibung und die Zugriffsrechte konfiguriert werden.
Anpassung der Site und Berechtigungsverwaltung
Nachdem die Site erstellt wurde, ist die Anpassung für die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens der nächste Schritt. Das beinhaltet das Hinzufügen von Bibliotheken für Dokumente, Listen für Aufgaben oder benutzerdefinierte Apps. Ebenso wichtig ist die Vergabe von Berechtigungen. SharePoint erlaubt eine feingranulare Steuerung, wer Inhalte lesen, bearbeiten oder verwalten darf. Benutzer und Gruppen können zu unterschiedlichen Berechtigungsstufen hinzugefügt werden, um die Sicherheit und den effizienten Zugriff zu gewährleisten.
Integration mit anderen Microsoft 365-Diensten
SharePoint lässt sich nahtlos mit anderen Anwendungen aus dem Microsoft 365-Ökosystem verknüpfen. Beispielsweise können Dokumente in SharePoint direkt in Teams verwendet oder mit Outlook geteilt werden. Zudem unterstützt SharePoint die Automatisierung von Prozessen mittels Power Automate und die Erstellung von Formularen über Power Apps. Die Einrichtung dieser Integrationen verbessert die Arbeitsabläufe erheblich und steigert die Produktivität.
Schulung und fortlaufende Verwaltung
Nach der technischen Einrichtung ist es ratsam, die Mitarbeiter im Umgang mit SharePoint zu schulen. Der effiziente Einsatz der Plattform ist entscheidend für den Erfolg und die Akzeptanz im Unternehmen. Außerdem erfordert SharePoint eine regelmäßige Administration und Pflege, beispielsweise durch Monitoring des Speicherplatzes, regelmäßige Updates und Backup-Strategien. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Plattform stabil und sicher bleibt.
Zusammenfassend ist die Einrichtung von Microsoft SharePoint ein mehrstufiger Prozess, der neben der technischen Konfiguration auch die Planung der Nutzung und fortlaufende Verwaltung umfasst. Mit der richtigen Herangehensweise bietet SharePoint eine leistungsstarke Plattform zur Unterstützung moderner Zusammenarbeit und Informationsmanagement.