Wie man ältere Versionen einer Datei in SharePoint wiederherstellt
- Einleitung zur Versionsverwaltung in SharePoint
- Aufrufen der Versionshistorie
- Ansicht der gespeicherten Versionen
- Wiederherstellen einer älteren Version
- Hinweise und Berechtigungen
- Alternativen über OneDrive oder lokale Synchronisation
- Zusammenfassung
Einleitung zur Versionsverwaltung in SharePoint
SharePoint bietet eine integrierte Versionsverwaltung, die es ermöglicht, frühere Versionen von Dokumenten und Dateien zu speichern und bei Bedarf wiederherzustellen. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn versehentlich Änderungen vorgenommen oder Informationen verloren gegangen sind. Die Versionshistorie zeigt alle gespeicherten Versionen eines Dokuments an, inklusive der jeweiligen Änderungszeitpunkte und Bearbeiter.
Aufrufen der Versionshistorie
Um eine ältere Version einer Datei wiederherzustellen, müssen Sie zuerst die Versionshistorie dieser Datei öffnen. Navigieren Sie dazu in die SharePoint-Bibliothek, in der sich die betreffende Datei befindet. Klicken Sie anschließend auf den Dateinamen, um die Datei auszuwählen. In der oberen Menüleiste finden Sie entweder die Option Versionsverlauf oder Sie nutzen das Kontextmenü (in der Regel durch einen Rechtsklick auf die Datei oder durch die drei Punkte … neben dem Dateinamen erreichbar).
Ansicht der gespeicherten Versionen
Nach dem Öffnen des Versionsverlaufs erscheint eine Liste aller gespeicherten Versionen, angeordnet nach Datum und Uhrzeit der Speicherung. Hier sehen Sie Details wie die Versionsnummer, das Änderungsdatum und den Namen der Person, die die Änderung vorgenommen hat. Diese Übersicht ermöglicht es, gezielt eine gewünschte frühere Version auszuwählen.
Wiederherstellen einer älteren Version
Um eine ältere Version wiederherzustellen, wählen Sie aus der Versionsliste die Version aus, die Sie zurücksetzen möchten. Klicken Sie neben der entsprechenden Eintragung auf Wiederherstellen oder Restore. SharePoint fragt gegebenenfalls, ob Sie die Wiederherstellung bestätigen möchten. Nach Bestätigung ersetzt die ausgewählte Version die aktuelle Datei, wobei die vorherige Version weiterhin in der Historie erhalten bleibt. Somit können Sie problemlos zu einer früheren Fassung zurückkehren, ohne Daten dauerhaft zu verlieren.
Hinweise und Berechtigungen
Beachten Sie, dass die Funktion zur Versionierung von Dateien in der SharePoint-Bibliothek aktiviert sein muss, damit frühere Versionen gespeichert werden. Zudem ist für das Wiederherstellen von Versionen mindestens Bearbeitungs- oder höhere Berechtigung auf die Datei erforderlich. Wenn Sie keine Berechtigung besitzen, wenden Sie sich an den Administrator oder Eigentümer der Bibliothek.
Alternativen über OneDrive oder lokale Synchronisation
Falls Sie SharePoint-Dateien über OneDrive synchronisiert haben, können Sie die Versionshistorie auch über die OneDrive-Oberfläche im Web aufrufen. Dort gelten ähnliche Schritte zur Wiederherstellung älterer Versionen. Ebenfalls kann bei Bedarf eine lokal synchronisierte Datei aus dem Papierkorb oder einem Sicherungssystem wiederhergestellt werden, falls die SharePoint-Versionierung nicht aktiviert ist.
Zusammenfassung
Die Wiederherstellung älterer Versionen in SharePoint erfordert den Zugriff auf die Versionshistorie der Datei, die über das Kontextmenü erreichbar ist. Dort können Sie frühere Versionen einsehen und auswählen, um sie wiederherzustellen. Diese Funktion schützt vor Datenverlust und erleichtert das Management von Dokumentänderungen in Teams. Voraussetzung ist jedoch, dass die Versionierung in der Bibliothek aktiviert und die erforderlichen Benutzerrechte vorhanden sind.