Wie kann man Microsoft Planner Vorlagen erstellen?

1. Grundlagen zu Microsoft Planner und Vorlagen
2. Vorlage durch Kopieren eines bestehenden Plans erstellen
3. Vorlagenarbeit mit Microsoft Teams und Planner
4. Automatisierung durch Drittanbieter-Tools und Power Automate
5. Fazit zur Erstellung von Microsoft Planner Vorlagen

Microsoft Planner ist ein flexibles Planungstool, das zur Organisation von Aufgaben innerhalb von Teams verwendet wird. Oft steht man vor der Herausforderung, wiederkehrende Projekte oder ähnliche Aufgabenstrukturen mehrfach umzusetzen. In solchen Fällen sind Vorlagen sehr hilfreich, da sie Zeit sparen und Struktur gewährleisten. Doch wie genau kann man in Microsoft Planner Vorlagen erstellen? Dieser Artikel beantwortet diese Frage ausführlich und erklärt Schritt für Schritt, wie man effektiv Vorlagen in Microsoft Planner anlegt.

Grundlagen zu Microsoft Planner und Vorlagen

Microsoft Planner bietet die Möglichkeit, Projekte und Aufgaben in sogenannten "Plänen" zu organisieren. Jeder Plan besteht aus Buckets (Aufgabengruppen) und einzelnen Aufgaben, die mit Fälligkeitsterminen, Anhängen oder Kommentaren versehen werden können. Eine echte Vorlagenfunktion, wie man sie von anderen Programmen kennt, gibt es in Microsoft Planner nicht direkt. Das bedeutet, dass man keine fest persistierende Vorlagen-Datei abspeichern und wiederverwenden kann. Dennoch gibt es praktische Wege, Vorlagen in Microsoft Planner effektiv zu erstellen und zu nutzen.

Vorlage durch Kopieren eines bestehenden Plans erstellen

Der gängigste Weg eine Vorlage in Microsoft Planner zu verwenden, ist das Kopieren eines bereits bestehenden Plans. Dabei legt man einen Plan an, welcher als Vorlage dient und alle gewünschten Buckets, Aufgaben sowie grundlegende Informationen enthält. Um einen neuen Plan auf Basis dieser Vorlage zu erstellen, muss man den ursprünglichen Plan manuell duplizieren.

Microsoft Planner bietet allerdings keine direkte Kopieren-Schaltfläche für ganze Pläne. Man kann das aber durch die Integration in Microsoft Teams oder mittels Drittanbieter-Tools umgehen. Alternativ kann man im Microsoft 365 Admin Center oder über PowerShell einige Funktionen nutzen, um Pläne zu replizieren.

Vorlagenarbeit mit Microsoft Teams und Planner

Falls Microsoft Planner innerhalb von Microsoft Teams verwendet wird, kann man eine Vorlage leichter umsetzen, indem man ein Team oder einen Kanal kopiert, in dem der Plan eingebunden ist. Durch die Anlage eines neuen Teams basierend auf einem vorhandenen Team werden auch die Planner-Tabs mit kopiert. So lässt sich eine Art Vorlagenplan in Teams duplizieren und dann nachbearbeiten.

Automatisierung durch Drittanbieter-Tools und Power Automate

Eine weitere Möglichkeit, Microsoft Planner Vorlagen zu erstellen, besteht in der Nutzung von Automatisierungsdiensten wie Power Automate. Damit lassen sich kompliziertere Prozesse automatisieren, etwa das Anlegen von neuen Plänen mit vordefinierten Buckets und Aufgaben. Ebenso gibt es Apps und Tools von Drittanbietern, die das Klonen von Plänen unterstützen. Diese Lösung ist besonders für Unternehmen sinnvoll, die häufig ähnliche Projekte starten und dabei Zeit sparen möchten.

Fazit zur Erstellung von Microsoft Planner Vorlagen

Obwohl Microsoft Planner keine native Vorlagenfunktion besitzt, können Vorlagen durch das manuelle Kopieren bestehender Pläne, das Duplizieren von Teams in Microsoft Teams oder durch Automatisierung via Power Automate umgesetzt werden. Diese Methoden ermöglichen eine strukturierte und zeitsparende Projektplanung, bei der wiederkehrende Aufgaben und Abläufe einfach übernommen werden können. Wer also regelmäßig ähnliche Projekte durchführt, profitiert von der Nutzung solcher Vorlagen-Workarounds, um die Arbeit effizienter zu gestalten.