Wie kann man in Microsoft Outlook einen Unterordner freigeben?
- Grundlagen der Ordnerfreigabe in Outlook
- Wie kann man einen Unterordner in Outlook freigeben?
- Berechtigungen richtig setzen und Einschränkungen beachten
- Beachten bei der Freigabe von Unterordnern in Outlook Web und anderen Clients
In Microsoft Outlook ist die Freigabe von Unterordnern häufig notwendig, um die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern und den Zugriff auf spezifische Inhalte gezielt zu steuern. Dabei stellt sich oft die Frage, wie man einen bestimmten Unterordner, beispielsweise einen Unterordner des Posteingangs oder eines anderen Ordners, korrekt freigeben kann, damit diese Inhalte von anderen Nutzerinnen und Nutzern eingesehen oder verwaltet werden können.
Grundlagen der Ordnerfreigabe in Outlook
Outlook bietet die Möglichkeit, Ordner innerhalb eines E-Mail-Kontos freizugeben. Allerdings funktioniert die Freigabe standardmäßig nur für Hauptordner wie den Posteingang, Kalender, Kontakte oder Aufgabenordner komplett. Das Freigeben von Unterordnern ist etwas eingeschränkter und hängt von der verwendeten Kontotyp ab. Insbesondere bei Exchange-Konten oder Microsoft 365-Konten können Unterordner im Postfach sehr gut freigegeben werden, während bei POP3- oder IMAP-Konten diese Möglichkeit nicht zur Verfügung steht.
Wie kann man einen Unterordner in Outlook freigeben?
Um einen Unterordner freizugeben, muss man zunächst überprüfen, ob es sich um ein Exchange- oder Microsoft 365-Konto handelt, da ansonsten keine vollständige Freigabe möglich ist. Unter der Annahme, dass ein geeignetes Konto vorliegt, öffnet man Outlook und navigiert in der Ordnerliste zu dem Unterordner, der freigegeben werden soll.
Mit einem Rechtsklick auf den gewünschten Unterordner öffnet man das Kontextmenü und wählt den Eintrag Ordnerberechtigungen. Hier kann man spezifische Berechtigungen für einzelne Benutzer definieren, die Zugriff auf diesen Unterordner erhalten sollen. Standardmäßig verletzt Outlook bei der Freigabe von Unterordnern oft die Vererbung von Berechtigungen, sodass es wichtig ist, für die betroffenen Nutzer explizit die Rechte zu konfigurieren.
Berechtigungen richtig setzen und Einschränkungen beachten
Im Dialog für Ordnerberechtigungen kann man Benutzer hinzufügen und Rollen festlegen – vom reinen Leserecht bis hin zu vollen Bearbeitungsrechten. Wichtig ist, dass der freigegebene Benutzer auch Zugriff auf den übergeordneten Ordner hat, meist den Posteingang oder einen anderen Hauptordner, da ansonsten der Zugriff auf den Unterordner nicht funktioniert. Dies ist eine gängige Einschränkung, da ohne übergeordnete Zugriffsrechte die Ordnerhierarchie nicht durchlässig ist.
Falls der gewünschte Freigabebenutzer keinen Zugriff auf den Hauptordner hat, muss dieser ebenfalls mindestens mit Leserechten ausgestattet werden. Das stellt sicher, dass der Unterordner freigegeben genutzt werden kann. Nach der Anpassung der Berechtigungen bestätigt man die Einstellungen mit OK.
Beachten bei der Freigabe von Unterordnern in Outlook Web und anderen Clients
Bei der Verwendung der Outlook Web App (OWA) oder anderer Exchange-kompatibler Clients ist die Freigabe von Unterordnern ebenfalls möglich, wird dort aber meist über die Freigabe des gesamten Postfachs mit differenzierten Berechtigungen geregelt. In Outlook Desktop hingegen können Unterordner selektiv freigegeben werden, was eine flexiblere Steuerung erlaubt.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Freigabe von Unterordnern in Microsoft Outlook abhängig vom Kontotyp und den eingeräumten Berechtigungen ist. Die korrekte Vergabe der Zugriffsrechte sowohl auf den Unterordner als auch den darüber liegenden Ordner ist entscheidend, um einen erfolgreichen Zugriff seitens der freigegebenen Benutzer zu gewährleisten.