Wie kann man in Gmail E-Mails automatisch in einen bestimmten Ordner verschieben?
- Einführung in die Ordnerstruktur bei Gmail
- Wie funktionieren Filter in Gmail?
- Schritt-für-Schritt-Anleitung: E-Mails automatisch in einen Ordner verschieben
- Besonderheiten bei der Nutzung von Labels und Filtern
- Fazit
Einführung in die Ordnerstruktur bei Gmail
In Gmail gibt es keine klassischen Ordner wie bei anderen E-Mail-Programmen. Stattdessen arbeitet Google mit sogenannten Labels. Diese Labels funktionieren ähnlich wie Ordner, ermöglichen es aber, eine E-Mail mit mehreren Labels zu versehen. Wenn Sie E-Mails automatisch in einen Ordner verschieben möchten, bedeutet das in Gmail, dass Sie E-Mails automatisch mit einem bestimmten Label versehen und anschließend in Ihrem Posteingang ausblenden, sodass sie nur noch unter diesem Label sichtbar sind.
Wie funktionieren Filter in Gmail?
Die automatische Organisation von E-Mails erfolgt in Gmail vor allem durch Filter. Filter erlauben es Ihnen, anhand bestimmter Kriterien Aktionen auf eingehende Nachrichten anzuwenden. Diese Kriterien können die E-Mail-Adresse des Absenders, Wörter im Betreff, bestimmten Text im Nachrichteninhalt und weitere Aspekte umfassen. Sobald eine E-Mail diese Bedingungen erfüllt, kann der Filter festlegen, dass diese Nachricht mit einem Label versehen, archiviert, gelöscht oder als wichtig markiert wird.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: E-Mails automatisch in einen Ordner verschieben
Um E-Mails automatisch in einen Ordner (also ein Label) zu verschieben, öffnen Sie zunächst Gmail und klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol oben rechts, um die Einstellungen zu öffnen. Dort finden Sie den Punkt Filter und blockierte Adressen. Dort können Sie einen neuen Filter erstellen. Definieren Sie anhand von Absender, Stichwörtern oder anderen Parametern, welche E-Mails betroffen sind. Anschließend wählen Sie im zweiten Schritt des Filterprozesses aus, dass diese E-Mails mit einem bestimmten Label versehen werden sollen. Sie haben auch die Möglichkeit, die E-Mail direkt aus dem Posteingang zu entfernen, indem Sie sie archivieren. Auf diese Weise erscheint die E-Mail nicht mehr in Ihrem Posteingang, sondern nur noch unter dem gewählten Label.
Besonderheiten bei der Nutzung von Labels und Filtern
Ein weiterer Vorteil von Labels ist, dass Sie dieselbe E-Mail mit mehreren Labels versehen können, was in klassischen Ordnerstrukturen nicht möglich ist. Das kann besonders nützlich sein, wenn Nachrichten verschiedenen Themen zugeordnet werden sollen. Außerdem sollten Sie beachten, dass wenn Sie eine E-Mail archivieren, sie nicht gelöscht wird, sondern lediglich nicht mehr im Posteingang angezeigt wird. So bleibt die E-Mail weiterhin über das Label oder die Suche erreichbar.
Fazit
Das automatische Verschieben von E-Mails in einen Ordner bei Gmail erfolgt am besten über die Verwendung von Filtern in Kombination mit Labels. Mithilfe der Filterdefinition können Sie sehr genau festlegen, welche E-Mails automatisch gekennzeichnet und aus dem Posteingang entfernt werden. Dies erleichtert die Organisation Ihres Postfachs und sorgt für mehr Übersicht, ohne dass wichtige Nachrichten verloren gehen.