Wie kann man in der Outlook App eine Vorlage erstellen?
- Vorlagen in der Outlook App – was sind sie und warum sind sie nützlich?
- Vorlagen in der Desktop-Version vs. Outlook App
- Wie erstellt man in der Outlook App eine Vorlage oder ähnliches?
- Fazit zur Erstellung von Vorlagen in der Outlook App
Viele Nutzer der Outlook App möchten häufig verwendete E-Mails oder Nachrichten schnell und effizient versenden, ohne jedes Mal den gesamten Text neu eingeben zu müssen. Eine Möglichkeit hierfür ist das Erstellen von Vorlagen direkt in der Outlook App. Doch wie genau funktioniert das und welche Schritte sind dafür notwendig?
Vorlagen in der Outlook App – was sind sie und warum sind sie nützlich?
Eine Vorlage in der Outlook App ist eine vordefinierte Nachricht oder E-Mail, die immer wieder verwendet werden kann. Diese kann beispielsweise einen Standardtext, häufig gesendete Informationen oder eine bestimmte Formatierung enthalten. Der Vorteil liegt vor allem darin, dass Anwender mit Vorlagen viel Zeit sparen und gleichzeitig konsistente Kommunikation sicherstellen können. Insbesondere im beruflichen Umfeld, wo sich viele Nachrichten ähneln, sind Vorlagen ein praktisches Werkzeug.
Vorlagen in der Desktop-Version vs. Outlook App
Während in der Desktop-Version von Outlook das Erstellen und Verwalten von Vorlagen relativ einfach über die integrierten Funktionen möglich ist, bietet die mobile Outlook App weniger direkte Möglichkeiten. Die mobile App konzentriert sich vor allem auf Flexibilität und schnelle Bedienung unterwegs, weshalb manche Funktionen, wie das Speichern von vollständigen Vorlagen, eingeschränkt sind. Dennoch gibt es verschiedene Workarounds oder alternative Funktionen innerhalb der App, um Vorlagen oder zumindest ähnliche Funktionalitäten zu nutzen.
Wie erstellt man in der Outlook App eine Vorlage oder ähnliches?
In der mobilen Outlook App lässt sich aktuell keine klassische E-Mail-Vorlage im herkömmlichen Sinne anlegen und speichern. Allerdings bietet die App sogenannte Schnellbausteine oder Textbausteine nicht direkt an, wie man sie aus der Desktop-Version kennt. Stattdessen können Nutzer Texte, die sie häufig verwenden, beispielsweise in der Notizen-App oder in einem Entwurf speichern und bei Bedarf kopieren und einfügen. Ein anderer Ansatz ist die Verwendung der Antwortvorlagen im geschäftlichen Outlook-Konto, sofern das unternehmensseitig unterstützt wird.
Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung von Outlook Add-Ins oder Drittanbieter-Apps, die eine Integration mit Outlook erlauben und Vorlagen verwalten können. Diese sind jedoch meist nur mit einem entsprechenden Office 365 oder Exchange-Konto verfügbar und erfordern zusätzliche Einstellungen.
Im Web-Client von Outlook hingegen lassen sich standardisierte Schnellbausteine oder Vorlagen etwas leichter anlegen und können auch in der App verwendet werden, wenn die Synchronisation der Entwürfe aktiviert ist.
Fazit zur Erstellung von Vorlagen in der Outlook App
Direkt in der Outlook App existiert keine native Funktion, um Vorlagen zu erstellen und dauerhaft zu speichern. Nutzer, die regelmäßig auf Vorlagen angewiesen sind, sollten daher auf alternative Wege zurückgreifen, wie das Speichern von Standardtexten außerhalb der App zum Einfügen oder auf die Desktop-Version von Outlook wechseln, wo Vorlagen komfortabler verwaltet werden können. Für Geschäftskonten bieten sich zudem serverseitige Lösungen an, die über Outlook Web Access oder spezielle Add-Ins zur Verfügung stehen.
Vorlagen sind eine hilfreiche Funktion, um den Arbeitsalltag zu erleichtern, aber die mobile Outlook App hat in diesem Bereich noch deutlichen Nachholbedarf.