Wie kann man eine Wissensdatenbank aus Freshdesk exportieren?
- Grundlagen zur Wissensdatenbank in Freshdesk
- Möglichkeiten zum Export der Freshdesk Wissensdatenbank
- Export über die Freshdesk API im Detail
- Alternative: PDF- oder HTML-Export einzelner Artikel
- Fazit zum Export der Freshdesk Wissensdatenbank
Der Export einer Wissensdatenbank aus Freshdesk ist ein wichtiger Schritt, wenn man die darin enthaltenen Informationen sichern, extern nutzen oder auf eine andere Plattform migrieren möchte. Freshdesk bietet zwar keine direkte One-Click-Exportfunktion für die gesamte Wissensdatenbank an, dennoch gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Inhalte zu exportieren oder zu sichern.
Grundlagen zur Wissensdatenbank in Freshdesk
Die Wissensdatenbank (Knowledge Base) in Freshdesk besteht aus verschiedenen Artikeln, Kategorien und Ordnern, die strukturierte Informationen und Hilfeinhalte für Kunden und Support-Mitarbeiter bereitstellen. Diese Inhalte helfen dabei, häufige Fragen zu beantworten und die Support-Last zu verringern. Wenn man die Daten beispielsweise in ein anderes System übertragen oder offline sichern will, ist ein Export der Artikel notwendig.
Möglichkeiten zum Export der Freshdesk Wissensdatenbank
Freshdesk selbst bietet derzeit keine eingebaute vollständige Exportfunktion für die Wissensdatenbank als Paket oder ZIP-Datei an. Allerdings lassen sich die Artikel durch andere Wege exportieren beziehungsweise sichern.
Eine mögliche Herangehensweise ist der manuelle Export der einzelnen Artikel. Jeder Artikel kann im Editor angezeigt und der Inhalt kopiert sowie in einem gewünschten Format wie HTML, PDF oder Word-Dokument gespeichert werden. Diese Methode ist allerdings eher für eine kleine Anzahl von Artikeln geeignet und bei größeren Datenbanken zeitaufwändig.
Eine weitere Methode ist die Nutzung der Freshdesk API (Application Programming Interface). Über die API können Sie programmgesteuert auf Wissensdatenbank-Artikel und Kategorien zugreifen. Damit lassen sich sämtliche Artikel auslesen, inklusive der Metadaten wie Titel, Inhalt, Erstellungsdatum und Kategorien. Die Daten können dann in einem eigenen Format wie JSON oder XML gespeichert und bei Bedarf in andere Systeme importiert werden.
Export über die Freshdesk API im Detail
Der API-Zugriff erfordert grundlegende technische Kenntnisse und einen API-Schlüssel, der im Freshdesk-Adminbereich generiert wird. Mit der richtigen API-Abfrage können Sie alle Artikel einer Wissensdatenbank abfragen, indem Sie die Endpunkte für Wissensdatenbankartikel verwenden. Dabei können Sie Kategorien durchlaufen, um diese entsprechend zuzuordnen. Der Export in Rohdaten ermöglicht größtmögliche Flexibilität bei der Weiterverarbeitung.
Wer mit der API nicht vertraut ist, kann auch Drittanbieter-Tools oder eigene Skripte nutzen, die basierend auf der Freshdesk API den Export automatisieren. So werden zum Beispiel Python-Skripte verwendet, um alle Artikel herunterzuladen und lokal abzuspeichern.
Alternative: PDF- oder HTML-Export einzelner Artikel
Bei kleineren Datenmengen ist es auch möglich, die Artikel jeweils direkt im Browser als PDF zu speichern. Freshdesk stellt die Artikel in einem gut formatierten HTML-Format bereit, welches sich per Drucken als PDF im Browser sichern lässt. Diese Methode eignet sich vor allem dann, wenn eine optisch ansprechende Ausgabe für Dokumentationen oder Offline-Nutzung benötigt wird.
Fazit zum Export der Freshdesk Wissensdatenbank
Ein kompletter, automatisierter Export der gesamten Wissensdatenbank ist in Freshdesk nicht standardmäßig als einzelne Funktion vorhanden. Dennoch bieten der manuelle Export einzelner Artikel, der PDF-Download oder die Nutzung der REST-API praktikable Wege, um die in der Wissensdatenbank enthaltenen Informationen zu sichern oder weiterzuverwenden. Die Entscheidung für eine Methode hängt vom Umfang der Daten und den eigenen technischen Möglichkeiten ab. Für große Datenmengen und automatisierte Prozesse ist die API-basierte Lösung zu empfehlen, während für kleinere oder einmalige Exporte der manuelle Weg ausreichend ist.