Erstellung einer Wissensdatenbank in SharePoint
- Einleitung
- Planung und Strukturierung
- Erstellen einer neuen SharePoint-Website oder Nutzung einer bestehenden
- Aufbau der Informationsarchitektur
- Erstellen von Seiten und Inhalten
- Einrichten von Suchfunktionen und Navigation
- Einbindung von Berechtigungen und Versionierung
- Pflege und Aktualisierung der Wissensdatenbank
- Zusammenfassung
Einleitung
Eine Wissensdatenbank in SharePoint dient dazu, Informationen systematisch zu sammeln, zu organisieren und für Mitarbeiter oder andere Nutzer zugänglich zu machen. SharePoint bietet als Plattform zahlreiche Möglichkeiten, um eine solche Wissensdatenbank effizient und benutzerfreundlich zu erstellen. Im Folgenden wird der Prozess zur Erstellung einer Wissensdatenbank in SharePoint Schritt für Schritt erklärt.
Planung und Strukturierung
Bevor mit der eigentlichen Erstellung der Wissensdatenbank begonnen wird, empfiehlt es sich, den Zweck und die Zielgruppe genau zu definieren. Überlegen Sie, welche Inhalte in der Wissensdatenbank abgebildet werden sollen, wie diese kategorisiert werden und wie die Nutzer auf die Informationen zugreifen. Die Struktur einer Wissensdatenbank in SharePoint kann z.B. über Seiten, Dokumentbibliotheken, Listen oder Kombinationen daraus realisiert werden. Das sorgt später für eine logische und intuitive Navigation.
Erstellen einer neuen SharePoint-Website oder Nutzung einer bestehenden
Der erste praktische Schritt besteht darin, eine neue SharePoint-Seite oder -Website zu erstellen oder eine bestehende Site vorzubereiten, die als Basis für die Wissensdatenbank dient. SharePoint Online bietet hier die Möglichkeit, moderne Team- oder Kommunikationsseiten anzulegen. Teamseiten eignen sich gut für Wissensdatenbanken mit kollaborativem Schwerpunkt, während Kommunikationsseiten besser für die Verbreitung von Informationen an eine breite Nutzergruppe genutzt werden können.
Aufbau der Informationsarchitektur
Innerhalb der Site sollten Sie Bibliotheken und Listen anlegen, um die unterschiedlichen Arten von Inhalten zu verwalten. Dokumentbibliotheken eignen sich für das Speichern von Dokumenten wie Manuals, PDFs oder Präsentationen, während SharePoint-Listen für strukturierte Daten genutzt werden können, z.B. FAQs oder Glossareinträge. Mithilfe von Metadaten, z.B. durch Spalten mit Kategorien, Schlagwörtern oder Themenbereichen, schaffen Sie intelligente Filter- und Suchmöglichkeiten, die den Nutzern das Auffinden von Informationen erleichtern.
Erstellen von Seiten und Inhalten
Um die Wissensdatenbank übersichtlich und anwenderfreundlich zu gestalten, ist das Erstellen von SharePoint-Seiten sinnvoll. Diese Seiten können als Übersichtsseiten, Kategorieseiten oder Detailseiten dienen, die Text- und Multimediainhalte integrieren. Mit Webparts können Sie auf Seiten Inhalte aus Listen, Bibliotheken, Suchergebnissen oder externen Quellen einbinden. Dies ermöglicht eine flexible und ansprechende Präsentation der Inhalte. Außerdem lassen sich hier wichtige Navigationshilfen, wie z.B. Filter oder Verlinkungen, einbauen.
Einrichten von Suchfunktionen und Navigation
Eine leistungsfähige Suche ist zentral für jede Wissensdatenbank. SharePoint bietet standardmäßig eine integrierte Suchfunktion, die über Metadaten und Inhaltsarten gesteuert werden kann. Zusätzlich können Sie Such-Webparts oder Filter-Webparts einsetzen, um den Anwendern die gezielte Suche nach Themen, Stichwörtern oder Autoren zu erleichtern. Die Navigation sollte logisch aufgebaut sein, z.B. über eine Menüleiste, Schnellstartleiste oder eine Sitemap, um schnelle Zugriffe auf wichtige Themenbereiche sicherzustellen.
Einbindung von Berechtigungen und Versionierung
Da Informationen in einer Wissensdatenbank oft vertraulich oder firmenintern sind, ist die korrekte Verwaltung von Zugriffsrechten entscheidend. SharePoint erlaubt eine granulare Vergabe von Berechtigungen, sodass einzelne Dokumente, Listen oder Seiten nur für bestimmte Nutzer oder Gruppen sichtbar sind. Zusätzlich sollten Sie die Versionierung aktivieren, damit Änderungen an Inhalten nachvollziehbar sind und ältere Versionen bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Dies unterstützt auch die Qualitätssicherung und verhindert Informationsverlust.
Pflege und Aktualisierung der Wissensdatenbank
Eine Wissensdatenbank ist nur dann wertvoll, wenn die Inhalte aktuell und relevant bleiben. Planen Sie daher regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen der Datenbankinhalte ein. In SharePoint können Workflows oder Benachrichtigungen eingerichtet werden, um Verantwortliche automatisch an die Pflege zu erinnern. Auch die Integration von Feedback-Mechanismen für Nutzer ist sinnvoll, um Verbesserungen und Ergänzungen zu ermöglichen.
Zusammenfassung
Die Erstellung einer Wissensdatenbank in SharePoint erfordert eine sorgfältige Planung, eine geeignete Seiten- und Inhaltsstruktur sowie den gezielten Einsatz von Webparts, Metadaten und Suchfunktionen. Mit der richtigen Pflege und einer klaren Zugriffssteuerung wird SharePoint zu einer leistungsfähigen und flexiblen Plattform für die Verwaltung und Verbreitung von Wissen innerhalb einer Organisation.