Wie kann man die Ordnergrößen in SharePoint ermitteln?
- Warum ist die Ermittlung der Ordnergrößen in SharePoint wichtig?
- Standardfunktionen von SharePoint zur Speicheranzeige
- Methoden zur Ermittlung von Ordnergrößen in SharePoint
- Zusammenfassung
Die Ermittlung der Ordnergrößen in SharePoint ist eine häufig gestellte Frage, insbesondere wenn es darum geht, Speicherplatz effizient zu verwalten und den Überblick über die Nutzung von Dokumentenbibliotheken zu behalten. Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Dateisystem, in dem man die Größe von Ordnern leicht direkt ablesen kann, bietet SharePoint standardmäßig keine direkte Ansicht der Ordnergrößen in der Benutzeroberfläche. Dennoch gibt es verschiedene Möglichkeiten, um die Größe von Ordnern in SharePoint zu bestimmen.
Warum ist die Ermittlung der Ordnergrößen in SharePoint wichtig?
In vielen Organisationen ist der zugewiesene Speicherplatz für SharePoint begrenzt oder mit Kosten verbunden. Das bedeutet, dass die Überwachung der Speichernutzung eine wichtige Rolle spielt, um rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen, wenn der Platz knapp wird. Besonders bei umfangreichen Dokumentenbibliotheken mit vielen Ordnern und Unterordnern kann es hilfreich sein, zu wissen, welche Bereiche besonders viel Speicher belegen. So lassen sich beispielsweise veraltete oder große Dateien gezielt archivieren oder löschen.
Standardfunktionen von SharePoint zur Speicheranzeige
SharePoint bietet im Admin Center sowie in den Websiteeinstellungen eine Übersicht über den Speicherverbrauch der gesamten Website oder der Dokumentenbibliotheken. Jedoch wird hier meist nur der Gesamtspeicher pro Bibliothek oder pro Website angezeigt, nicht jedoch die Größe einzelner Ordner innerhalb einer Bibliothek. Für gewöhnliche Benutzer gibt es keine native Funktion, um Ordnergrößen direkt zu sehen.
Methoden zur Ermittlung von Ordnergrößen in SharePoint
Um die Größen einzelner Ordner zu ermitteln, müssen daher andere Methoden herangezogen werden. Eine Möglichkeit ist die Verwendung von PowerShell-Skripten in Kombination mit dem SharePoint Online Management Shell oder PnP PowerShell. Mit entsprechenden Befehlen kann man die Ordnerstruktur durchsuchen, Metadaten zu Dateien abrufen und deren Größen summieren, um so die Gesamtgröße eines Ordners zu berechnen.
Eine weitere Option sind Drittanbieter-Tools, die speziell für Reporting und Speicheranalyse in SharePoint entwickelt wurden. Manche dieser Tools stellen detaillierte Berichte über Ordnergrößen und den Speicherstatus bereit und erleichtern somit die Verwaltung.
Schließlich kann auch der Download der Ordnerinhalte auf den lokalen Rechner und die anschließende Größenanalyse des Ordners erfolgen. Das ist allerdings bei sehr großen Datenmengen umständlich und nicht automatisiert.
Zusammenfassung
Die Anzeige der Ordnergrößen in SharePoint ist nicht standardmäßig verfügbar, stellt aber für eine effiziente Speicherverwaltung eine sinnvolle Funktion dar. Durch den Einsatz von PowerShell-Skripten oder Zusatzsoftware kann diese Information jedoch gewonnen werden. Administratoren sollten regelmäßig Speicherreports erstellen, um den Überblick zu behalten und gegebenenfalls Speicherplatz freizugeben. Endanwender haben meist keinen direkten Zugriff auf diese Informationen und benötigen entsprechende Berechtigungen oder Hilfsmittel, um Ordnergrößen zu ermitteln.