Wie kann ich in Microsoft Teams jemanden zu einer Besprechung einladen?
- Einladung zu einer Besprechung über Microsoft Teams erstellen
- Teilnehmer direkt aus dem Teams-Chat oder Kalender hinzufügen
- Einladung über den Besprechungslink teilen
- Besonderheiten bei externen Teilnehmern
- Zusammenfassung
Einladung zu einer Besprechung über Microsoft Teams erstellen
Microsoft Teams bietet verschiedene Möglichkeiten, um Teilnehmer zu einer Besprechung einzuladen. Die grundlegendste Methode ist die Verwendung des integrierten Kalenders, der mit Outlook synchronisiert wird. Dort können Sie eine neue Besprechung planen, indem Sie Datum, Uhrzeit und Betreff festlegen und anschließend die E-Mail-Adressen der gewünschten Teilnehmer hinzufügen. Diese erhalten dann eine Einladung mit einem Link zur Besprechung.
Teilnehmer direkt aus dem Teams-Chat oder Kalender hinzufügen
Wenn Sie in Microsoft Teams eine neue Besprechung erstellen, haben Sie die Möglichkeit, Teilnehmer direkt hinzuzufügen. Dies funktioniert sowohl über den Kalenderbereich als auch über einen bestehenden Chat. Beim Erstellen einer Besprechung können Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen in das Teilnehmerfeld eingeben. Teams schlägt automatisch Kollegen aus Ihrer Organisation vor, sodass das Hinzufügen schnell und einfach gelingt.
Einladung über den Besprechungslink teilen
Alternativ können Sie nach dem Erstellen einer Besprechung einen Einladungslink generieren. Diesen Link können Sie kopieren und per E-Mail, Chat oder anderen Kommunikationsmitteln an Teilnehmer senden. Personen außerhalb Ihrer Organisation können auf diese Weise ebenfalls an der Besprechung teilnehmen, ohne ein Teams-Konto zu benötigen.
Besonderheiten bei externen Teilnehmern
Wenn Sie Nutzer einladen möchten, die nicht in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation sind, funktioniert das problemlos über den Einladungslink. Die externen Teilnehmer können entweder über den Webbrowser teilnehmen oder die Teams-App benutzen. Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass einige Funktionen bei externen Gästen eingeschränkt sein können, und dass gegebenenfalls Ihr Administrator die externe Freigabe in den Teams-Einstellungen aktiviert haben muss.
Zusammenfassung
Zusammenfassend gibt es in Microsoft Teams verschiedene Möglichkeiten, um jemanden zu einer Besprechung einzuladen. Am häufigsten werden Einladungen über den Kalender erstellt und Teilnehmer über ihre Namen oder E-Mail-Adressen hinzugefügt. Auch das Teilen eines Besprechungslinks ist eine einfache Methode, vor allem für externe Teilnehmer. Durch diese flexiblen Optionen wird sichergestellt, dass jeder einfach und effektiv zu Meetings eingeladen und eingebunden werden kann.