Wie erstelle ich eine Microsoft Teams Besprechung?
- Einführung in Microsoft Teams Besprechungen
- Microsoft Teams Besprechung über den Kalender erstellen
- Besprechung direkt im Chat starten
- Integration mit Outlook und weiteren Anwendungen
- Besondere Funktionen und Einstellungen beim Erstellen der Besprechung
- Fazit
Einführung in Microsoft Teams Besprechungen
Microsoft Teams ist eine vielseitige Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit, die es ermöglicht, virtuelle Besprechungen einfach und effektiv zu organisieren. Um eine Teams Besprechung zu erstellen, gibt es mehrere Möglichkeiten, die sowohl über die Desktop-App als auch über den Webbrowser und mobile Geräte verfügbar sind. Eine Besprechung kann für interne oder externe Teilnehmer geplant werden und bietet zahlreiche Funktionen wie Audio- und Videoanrufe, Bildschirmfreigaben und Chat während der Sitzung.
Microsoft Teams Besprechung über den Kalender erstellen
Die gängigste Methode, eine Besprechung in Microsoft Teams zu erstellen, erfolgt über den integrierten Kalender. In der Teams-App navigiert man zunächst zum Kalender-Tab. Dort findet man die Option Neue Besprechung oder Termin planen. Nach dem Klicken öffnet sich ein Fenster, in dem man alle relevanten Details der Besprechung eingeben kann: Titel, Datum, Uhrzeit, Dauer und Teilnehmer. Man kann auch eine kurze Beschreibung hinzufügen oder eine Agenda einfügen. Sobald die Daten eingegeben sind, wird die Einladung an die ausgewählten Personen verschickt, die dann eine Benachrichtigung mit einem Link zur Besprechung erhalten.
Besprechung direkt im Chat starten
Neben der Planung über den Kalender ist es auch möglich, eine Besprechung direkt aus einem bestehenden Chat oder Kanal heraus zu starten. Hierfür gibt es in der oberen Leiste die Schaltfläche Jetzt besprechen. Wenn man darauf klickt, wird eine Sofortbesprechung gestartet, zu der alle im Chat oder Kanal befindlichen Mitglieder eingeladen werden. Diese Möglichkeit ist ideal, wenn schnell eine Abstimmung oder ein Gespräch erforderlich ist, ohne vorher eine formale Einladung zu versenden.
Integration mit Outlook und weiteren Anwendungen
Microsoft Teams lässt sich nahtlos mit Outlook integrieren, wodurch Besprechungen auch direkt aus dem Outlook Kalender geplant und in Teams abgehalten werden können. Beim Erstellen eines neuen Termins im Outlook gibt es die Option Teams-Besprechung, die automatisch einen Einladungslink generiert und hinzufügt. Teilnehmer müssen lediglich auf den Link klicken, um der Besprechung beizutreten. Diese Integration erleichtert die Planung, insbesondere wenn viele Personen beteiligt sind, die unterschiedliche Plattformen nutzen.
Besondere Funktionen und Einstellungen beim Erstellen der Besprechung
Beim Anlegen einer Teams Besprechung können weitere Einstellungen vorgenommen werden, um den Ablauf zu optimieren. Dazu gehört die Auswahl, wer präsentieren darf, ob das Mikrofon der Teilnehmer beim Betreten stummgeschaltet wird, und ob die Besprechung automatisch aufgenommen werden soll. Zudem kann man den Besprechungslink kopieren und an Personen senden, die nicht direkt eingeladen wurden, was besonders bei externen Gästen nützlich ist.
Fazit
Das Erstellen einer Microsoft Teams Besprechung ist unkompliziert und flexibel. Egal, ob man eine geplante Besprechung über den Kalender einrichtet, eine sofortige Sitzung im Chat startet oder Outlook zur Terminplanung verwendet, Teams bietet vielfältige Möglichkeiten, um Meetings effizient zu organisieren. Durch die zahlreichen Einstellungsoptionen kann jede Besprechung individuell angepasst werden, sodass sie den Bedürfnissen aller Teilnehmer optimal entspricht.