Wie kann ich in Microsoft Lists eine neue benutzerdefinierte Ansicht erstellen?
- Einleitung
- Schritt 1: Öffnen der Liste
- Schritt 2: Zugriff auf die Ansichtsoptionen
- Schritt 3: Neue Ansicht erstellen
- Schritt 4: Name und Typ der Ansicht festlegen
- Schritt 5: Ansicht anpassen
- Schritt 6: Sicherheit und Sichtbarkeit einstellen
- Schritt 7: Speichern und Anwenden der Ansicht
- Fazit
Einleitung
Microsoft Lists ist ein flexibles Tool zur Verwaltung von Informationen und Aufgaben. Um die Daten übersichtlicher und an die eigenen Bedürfnisse angepasst darstellen zu können, bietet Microsoft Lists die Möglichkeit, benutzerdefinierte Ansichten zu erstellen. Diese Ansichten können beispielsweise bestimmte Spalten anzeigen, Filter anwenden oder Sortierkriterien definieren. Im Folgenden wird Schritt für Schritt erklärt, wie Sie eine neue benutzerdefinierte Ansicht in Microsoft Lists anlegen können.
Schritt 1: Öffnen der Liste
Zunächst öffnen Sie Microsoft Lists und navigieren zu der Liste, in der Sie eine neue Ansicht erstellen möchten. Sie können eine Liste entweder über Microsoft Teams, SharePoint oder direkt über die Microsoft Lists-App öffnen.
Schritt 2: Zugriff auf die Ansichtsoptionen
Oben rechts in der Listenansicht finden Sie eine Dropdown-Schaltfläche, die aktuell die gerade angezeigte Ansicht anzeigt, zum Beispiel "Alle Elemente" oder "Standardansicht". Klicken Sie auf diesen Dropdown-Pfeil, um weitere Optionen anzuzeigen.
Schritt 3: Neue Ansicht erstellen
Im Dropdown-Menü finden Sie den Eintrag "Ansicht speichern unter", "Ansicht erstellen" oder "Neue Ansicht" (abhängig von der verwendeten Version). Klicken Sie darauf, um den Prozess zum Erstellen einer neuen Ansicht zu starten. In einigen Fällen öffnet sich ein neues Fenster oder ein Bereich rechts im Bildschirm, in dem Sie die Ansicht konfigurieren können.
Schritt 4: Name und Typ der Ansicht festlegen
Sie werden aufgefordert, einen Namen für Ihre neue Ansicht einzugeben. Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen, der den Zweck der Ansicht beschreibt. Außerdem können Sie den Ansichtstyp auswählen, zum Beispiel Standardansicht (Tabellenform), Kalender, Galerie oder andere verfügbare Optionen.
Schritt 5: Ansicht anpassen
Jetzt können Sie festlegen, welche Spalten in der Ansicht angezeigt werden sollen. Aktivieren oder deaktivieren Sie die gewünschten Spalten, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Zusätzlich lassen sich Filter hinzufügen, um nur bestimmte Einträge anzuzeigen, und Sortierkriterien definieren, die die Reihenfolge der Daten bestimmen. Weitere Einstellungen wie Gruppierungen oder bedingte Formatierungen können ebenfalls hinzugefügt werden, je nach Bedarf und Verfügbarkeit.
Schritt 6: Sicherheit und Sichtbarkeit einstellen
Sie können entscheiden, ob die neue Ansicht nur für Sie persönlich sichtbar sein soll ("Meine Ansicht") oder ob sie für alle Nutzer der Liste freigegeben wird ("Öffentliche Ansicht"). Wählen Sie die entsprechende Option, um den Zugriff zu steuern.
Schritt 7: Speichern und Anwenden der Ansicht
Nachdem alle Einstellungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf "Speichern" oder "Erstellen". Die neue Ansicht wird nun in der Ansichts-Dropdown-Liste angezeigt und kann jederzeit ausgewählt werden, um die Liste nach Ihren individuellen Vorgaben darzustellen.
Fazit
Das Erstellen einer benutzerdefinierten Ansicht in Microsoft Lists ermöglicht es, große Datenmengen gezielt zu filtern, zu sortieren und übersichtlicher darzustellen. Durch die einfache Konfiguration und Anpassung können Sie Ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten und einen besseren Überblick über die wichtigsten Informationen behalten.