Wie kann ich eine vorherige Version einer Datei in SharePoint finden?
- Einleitung
- Voraussetzungen für die Versionsverwaltung
- Zugriff auf vorherige Versionen über die Browseroberfläche
- Alternative Möglichkeit über die Datei-Details
- Versionsverwaltung und Berechtigungen
- Zusammenfassung
Einleitung
In SharePoint können Sie frühere Versionen von Dateien einsehen und bei Bedarf wiederherstellen. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Änderungen zurückgenommen werden sollen oder versehentlich gespeicherte Fehler behoben werden müssen. Vorausgesetzt, die Versionsverwaltung ist für die betreffende Bibliothek aktiviert, können Sie problemlos auf die Historie zugreifen.
Voraussetzungen für die Versionsverwaltung
Damit vorherige Versionen einer Datei verfügbar sind, muss die Versionsverwaltung in der Dokumentbibliothek eingeschaltet sein. In SharePoint Online ist die Versionsverwaltung standardmäßig aktiviert, doch bei On-Premises-Installationen oder speziell konfigurierten Umgebungen kann dies unterschiedlich sein. Wenn Sie keine vorherigen Versionen sehen, sollten Sie als erstes prüfen, ob diese Funktion aktiviert ist.
Zugriff auf vorherige Versionen über die Browseroberfläche
Um eine vorherige Version einer Datei zu finden, navigieren Sie zunächst zu der Dokumentbibliothek, in der die Datei gespeichert ist. Suchen Sie die Datei und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf oder klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten (...) neben dem Dateinamen, um das Kontextmenü zu öffnen. Dort finden Sie eine Option mit der Bezeichnung Versionen oder Version History. Klicken Sie darauf, um die Versionshistorie der Datei anzuzeigen.
In der Versionshistorie sehen Sie eine Liste aller gespeicherten Versionen mit den jeweiligen Änderungsdaten, Autoren und Kommentaren (falls vorhanden). Sie können jede Version in der Liste auswählen, um sie zu öffnen, herunterzuladen oder wiederherzustellen. Mit einem Klick auf Wiederherstellen wird die gewählte Version zur aktuellen Version der Datei.
Alternative Möglichkeit über die Datei-Details
Alternativ ist es auch möglich, eine Datei auszuwählen und im rechten Bereich auf Details zu klicken. Dort finden Sie ebenfalls den Abschnitt Versionen, in welchem die gesamte Historie einsehbar ist. Diese Variante ist nützlich, wenn Sie eine zentralere Übersicht über mehrere Datei-Informationen benötigen.
Versionsverwaltung und Berechtigungen
Beachten Sie, dass Sie ausreichende Berechtigungen benötigen, um frühere Versionen einer Datei anzuzeigen oder wiederherzustellen. In der Regel müssen Sie mindestens über Leserechte für die Bibliothek verfügen, um die Historie einsehen zu können. Zum Wiederherstellen ist oft eine höhere Berechtigungsstufe erforderlich.
Zusammenfassung
Das Finden einer vorherigen Version einer Datei in SharePoint ist über das Kontextmenü der Datei in der Dokumentbibliothek, über die Versionshistorie oder die Dateidetails möglich. Voraussetzung ist, dass die Versionsverwaltung aktiviert ist und Sie die nötigen Rechte besitzen. Diese Funktion unterstützt Sie dabei, Änderungen nachzuvollziehen und bei Bedarf rückgängig zu machen.