Wie erstellt man eine Abwesenheitsnotiz in Outlook?
- Einleitung
- Öffnen von Outlook und den automatischen Antworten
- Aktivieren der automatischen Antworten
- Verfassen der Nachricht für interne und externe Kontakte
- Speichern und Aktivieren der Abwesenheitsnotiz
- Abwesenheitsnotiz deaktivieren
- Besonderheiten bei Outlook Web App (OWA)
- Zusammenfassung
Einleitung
Eine Abwesenheitsnotiz, auch automatische Antwort genannt, ist eine hilfreiche Funktion in Microsoft Outlook, um andere Personen darüber zu informieren, dass Sie momentan nicht erreichbar sind. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie im Urlaub, krank oder aus anderen Gründen temporär nicht auf E-Mails reagieren können. In diesem Leitfaden wird erklärt, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz in Outlook Schritt für Schritt einrichten können.
Öffnen von Outlook und den automatischen Antworten
Starten Sie zunächst Outlook auf Ihrem Computer. Um die automatische Abwesenheitsnotiz einzurichten, klicken Sie oben im Menüband auf den Reiter Datei. Dort finden Sie links eine Übersicht mit verschiedenen Optionen. Wählen Sie hier Automatische Antworten (Abwesenheitsnotiz) aus. In manchen Outlook-Versionen kann dieser Punkt auch Automatische Antworten senden oder Abwesenheitsassistent heißen.
Aktivieren der automatischen Antworten
Im sich öffnenden Fenster aktivieren Sie die Option Automatische Antworten senden. Falls Sie möchten, dass die automatische Antwort nur in einem bestimmten Zeitraum verschickt wird, können Sie das Kästchen Nur während dieses Zeitraums senden anklicken und dort Start- sowie Enddatum und Uhrzeit festlegen. Dies verhindert, dass die Abwesenheitsnotiz länger oder kürzer als gewünscht aktiv bleibt.
Verfassen der Nachricht für interne und externe Kontakte
Im Bereich Innerhalb meiner Organisation können Sie Ihre Abwesenheitsnotiz formulieren. Diese Nachricht wird nur an Personen innerhalb Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation gesendet. Weiter unten finden Sie den Bereich Außerhalb meiner Organisation. Dort können Sie optional eine Nachricht für externe Kontakte eingeben, etwa Kunden oder andere externe Partner. Achten Sie darauf, die Nachrichten klar und höflich zu formulieren, und fügen Sie gegebenenfalls Informationen hinzu, wie lange Sie abwesend sind und wer in der Zwischenzeit als Ansprechpartner dient.
Speichern und Aktivieren der Abwesenheitsnotiz
Nachdem Sie Ihre Nachricht(en) eingegeben und die Einstellungen überprüft haben, klicken Sie auf OK oder Speichern, um die automatische Antwort zu aktivieren. Solange diese Funktion aktiviert ist, versendet Outlook automatisch Ihre Abwesenheitsnotiz an jede eingehende E-Mail entsprechend der definierten Zeitspanne und Empfängergruppe.
Abwesenheitsnotiz deaktivieren
Wenn Sie zurück sind und keine automatische Antwort mehr versenden möchten, öffnen Sie erneut das Menü Datei und wählen Automatische Antworten. Dort deaktivieren Sie die Option Automatische Antworten senden und bestätigen mit OK. Damit ist die Abwesenheitsnotiz deaktiviert und Ihre E-Mail-Antworten erfolgen wieder wie gewohnt.
Besonderheiten bei Outlook Web App (OWA)
Falls Sie Outlook über den Browser (Outlook Web App) benutzen, gelangen Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol für Einstellungen. Klicken Sie darauf und wählen Sie Alle Outlook-Einstellungen anzeigen. Unter dem Menüpunkt E-Mail finden Sie dann Automatische Antworten. Dort können Sie ebenfalls eine Abwesenheitsnotiz aktivieren, den Zeitraum bestimmen und die entsprechende Nachricht verfassen.
Zusammenfassung
Das Einrichten einer Abwesenheitsnotiz in Outlook ist einfach und hilft Ihren Kontakten, Verständnis für Ihre Abwesenheit zu haben. Über das Menü Datei gelangen Sie zu den automatischen Antworten, wo Sie Zeiteinstellungen vornehmen und separate Nachrichten für interne und externe Empfänger hinterlegen können. Das rechtzeitige Aktivieren und Deaktivieren der Abwesenheitsnotiz sorgt für eine professionelle Kommunikation auch während Ihrer Abwesenheit.