Welche Informationen gehören in eine Abwesenheitsnotiz per E-Mail?
- Begrüßung und Hinweis auf die Abwesenheit
- Zeitraum der Abwesenheit
- Alternative Kontaktpersonen oder Vertretung
- Hinweis auf eine verzögerte Antwort und Dank für das Verständnis
- Optional: Notfallkontakt und weitere Hinweise
- Abschließender Gruß
Begrüßung und Hinweis auf die Abwesenheit
Eine Abwesenheitsnotiz beginnt üblicherweise mit einer freundlichen Begrüßung oder einem Hinweis darauf, dass der Empfänger aktuell nicht persönlich erreichbar ist. Es ist wichtig, klar und unmittelbar mitzuteilen, dass man momentan nicht zur Verfügung steht. Dies schafft Transparenz und vermeidet Missverständnisse.
Zeitraum der Abwesenheit
Ein zentrales Element der Abwesenheitsnotiz ist die Angabe des konkreten Zeitraums, in dem man abwesend ist. Hier sollte das Anfangs- und Enddatum der Abwesenheit genannt werden. Durch diese Information weiß der Absender, wie lange eine Antwort auf seine Nachricht wahrscheinlich dauern wird und kann entsprechend planen.
Alternative Kontaktpersonen oder Vertretung
Je nachdem, wie dringlich die Anliegen sind, ist es hilfreich, eine alternative Kontaktperson zu benennen oder eine Vertretung anzugeben. Hierbei sollte Name, Funktion und idealerweise eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse genannt werden, damit der Absender sich bei wichtigen Anliegen direkt an jemanden wenden kann, der kompetent weiterhilft.
Hinweis auf eine verzögerte Antwort und Dank für das Verständnis
Es empfiehlt sich außerdem, den Empfänger freundlich darauf hinzuweisen, dass es zu Verzögerungen bei der Beantwortung von Nachrichten kommen kann. Ein kurzer Dank für das Verständnis schafft eine positive Atmosphäre und zeigt, dass man die Geduld des Absenders wertschätzt.
Optional: Notfallkontakt und weitere Hinweise
Falls es Situationen gibt, in denen ein Notfallkontakt wichtig ist, kann man diesen ebenfalls in der Abwesenheitsnotiz angeben. Zusätzlich können weitere relevante Hinweise ergänzt werden, beispielsweise zur Erreichbarkeit über andere Kanäle oder Anweisungen zur weiteren Vorgehensweise.
Abschließender Gruß
Zum Abschluss sollte die Abwesenheitsnotiz mit einem freundlichen Gruß enden, wodurch man einen höflichen und professionellen Eindruck hinterlässt.