Wie ändere ich die Ansicht einer bestehenden Dokumentbibliothek?
- Einleitung zur Änderung der Ansicht einer Dokumentbibliothek
- Zugriff auf die Dokumentbibliothek und die Ansichtsoptionen
- Auswahl und Bearbeitung der Ansicht
- Anpassung der Ansichtseinstellungen
- Speichern und Anwenden der Änderungen
- Zusammenfassung
Einleitung zur Änderung der Ansicht einer Dokumentbibliothek
Die Ansicht einer bestehenden Dokumentbibliothek zu ändern ist ein häufiger Vorgang in SharePoint, der es Ihnen ermöglicht, die Darstellung und Organisation der Dokumente individuell anzupassen. Dadurch können Sie beispielsweise Spalten hinzufügen oder entfernen, die Sortierung ändern oder Filter einstellen, um die Dokumente Ihren Bedürfnissen entsprechend besser anzuzeigen.
Zugriff auf die Dokumentbibliothek und die Ansichtsoptionen
Zunächst öffnen Sie Ihre SharePoint-Website und navigieren zu der Dokumentbibliothek, deren Ansicht Sie ändern möchten. In der Regel finden Sie die Dokumentbibliothek im linken Navigationsbereich oder auf der Startseite der Website. Sobald die Bibliothek geöffnet ist, sehen Sie oben im Menüband oder am oberen Rand der Liste verschiedene Optionen. Dort befindet sich ein Bereich namens Ansicht, der zum Beispiel als Dropdown-Menü mit der Bezeichnung der aktuellen Ansicht angezeigt wird.
Auswahl und Bearbeitung der Ansicht
Klicken Sie auf den Namen der aktuellen Ansicht, um das Dropdown-Menü zu öffnen. Darin finden Sie verschiedene vordefinierte und benutzerdefinierte Ansichten. Um eine bestehende Ansicht zu ändern, wählen Sie die Option Ansicht bearbeiten oder Aktuelle Ansicht bearbeiten aus. Je nach SharePoint-Version kann diese Option auch etwas anders benannt sein, beispielsweise Ansichtseinstellungen.
Alternativ kann sich die Option zum Bearbeiten der Ansicht auch im Menü unter Alle Dokumente befinden, wo Sie dann Ansicht bearbeiten wählen.
Anpassung der Ansichtseinstellungen
Nach dem Öffnen der Ansichtseinstellungen gelangen Sie zu einer Seite, auf der Sie verschiedene Aspekte der Ansicht konfigurieren können. Hier können Sie Spalten auswählen, die angezeigt oder ausgeblendet werden sollen. Für jede Spalte können Sie auch die Reihenfolge festlegen, in der sie angezeigt wird. Weiterhin ist es möglich, Sortierkriterien festzulegen, etwa nach dem Erstellungsdatum oder dem Titel.
Zusätzlich können Sie Filter definieren, um nur bestimmte Dokumente in der Ansicht anzuzeigen, die bestimmte Kriterien erfüllen, wie zum Beispiel Dokumente, die von einem bestimmten Benutzer erstellt wurden oder die ein bestimmtes Schlagwort enthalten. Sie haben auch die Möglichkeit, Gruppierungen einzurichten, wodurch Dokumente nach einem bestimmten Feld gruppiert dargestellt werden.
Je nach Bedarf können Sie ferner die Darstellung der Elemente pro Seite anpassen, Entscheiden, ob Verzeichnisse (Ordner) angezeigt oder ausgeblendet werden sollen und bestimmen, ob bestimmte Formatierungen oder Berechtigungen berücksichtigt werden.
Speichern und Anwenden der Änderungen
Sobald Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf OK oder Speichern klicken. Danach lädt die Dokumentbibliothek erneut und die Ansicht wird mit den neuen Konfigurationen angezeigt. Diese Änderungen wirken sich auf alle Nutzer aus, die diese Ansicht verwenden. Wenn Sie hingegen eine neue Ansicht nur für sich selbst anlegen möchten, können Sie im entsprechenden Bereich eine persönliche Ansicht erstellen.
Zusammenfassung
Die Änderung der Ansicht einer bestehenden Dokumentbibliothek erfolgt durch das Aufrufen der Bibliothek, Auswahl der aktuellen Ansicht, anschließende Bearbeitung der Ansichtseinstellungen nach Ihren Vorstellungen und das Speichern der Änderungen. So passen Sie die Darstellung von Dokumenten schnell und einfach an Ihren Arbeitsstil und Ihre Anforderungen an.