Welche Informationen müssen auf einem digitalen Beleg enthalten sein?
- Grundlegende Angaben zum Aussteller
- Angaben zum Leistungsempfänger
- Belegdatum und fortlaufende Nummerierung
- Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen
- Angaben zu Menge und Preis
- Steuerliche Angaben und Gesamtsumme
- Elektronische Signatur und Aufbewahrung
- Fazit
Grundlegende Angaben zum Aussteller
Ein digitaler Beleg muss die wesentlichen Informationen zum Aussteller des Belegs enthalten. Dazu gehören der vollständige Name oder die Firma sowie die Anschrift des Unternehmens oder der Person, die die Rechnung oder den Beleg erstellt hat. Diese Angaben sind notwendig, um die Identität des Ausstellers nachvollziehen zu können und somit eine ordnungsgemäße Dokumentation und Zuordnung zu gewährleisten.
Angaben zum Leistungsempfänger
Neben dem Aussteller müssen auch Angaben zum Empfänger der Leistung oder Ware aufgeführt sein. Dies umfasst üblicherweise den vollständigen Namen oder die Firma und gegebenenfalls die Anschrift. Diese Informationen sind insbesondere dann wichtig, wenn die Rechnung steuerlich relevant ist und eine klare Zuordnung beim Empfänger notwendig wird.
Belegdatum und fortlaufende Nummerierung
Essentiell für die Nachvollziehbarkeit eines digitalen Belegs sind das Ausstellungsdatum sowie eine fortlaufende und einmalige Belegnummer. Das Datum ermöglicht die zeitliche Einordnung, etwa für steuerliche Fristen oder Garantieansprüche. Die Belegnummer stellt sicher, dass jeder Beleg eindeutig identifiziert werden kann, was vor allem bei Prüfungen durch das Finanzamt von großer Bedeutung ist.
Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen
Der digitale Beleg muss eine genaue und verständliche Beschreibung der angebotenen Waren oder Dienstleistungen enthalten. Diese Beschreibung soll so detailliert sein, dass klar wird, welche Leistung erbracht oder welche Ware geliefert wurde. Dies hilft sowohl dem Aussteller als auch dem Empfänger, die Transaktion nachvollziehen zu können.
Angaben zu Menge und Preis
Weiterhin sind die genaue Menge der gelieferten Waren beziehungsweise der Umfang der Dienstleistung und der Einzelpreis anzugeben. Daraus ergibt sich die Berechnung des Gesamtbetrags vor Steuern. Diese Angaben sind wichtig, um Transparenz über die Abrechnung zu schaffen und die korrekte Ermittlung des Rechnungsbetrags sicherzustellen.
Steuerliche Angaben und Gesamtsumme
Da es sich oft um umsatzsteuerpflichtige Vorgänge handelt, müssen die auf den Nettobetrag entfallenden Steuern explizit ausgewiesen werden. Dazu gehört in der Regel der anzuwendende Steuersatz sowie der daraus resultierende Steuerbetrag. Am Ende des Belegs wird die Gesamtsumme inklusive aller Steuern angegeben. Diese Angaben sind erforderlich, um die steuerliche Behandlung korrekt nachvollziehen zu können.
Elektronische Signatur und Aufbewahrung
Im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung kann bei digitalen Belegen auch eine elektronische Signatur notwendig sein, um die Echtheit und Unverfälschtheit des Dokuments sicherzustellen. Ebenso sind digitale Belege so zu speichern, dass sie jederzeit lesbar, verfügbar und unverändert bleiben, was den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entspricht.
Fazit
Ein digitaler Beleg muss demnach sämtliche relevanten Informationen enthalten, die auch auf einem klassischen Papierbeleg erforderlich sind. Dazu gehören Daten zum Aussteller und Empfänger, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Nummerierung, eine detaillierte Leistungsbeschreibung, Angaben zu Menge und Preis, die steuerlichen Beträge sowie die Gesamtsumme. Zusätzlich kommen bei digitalen Belegen Aspekte wie elektronische Signaturen und revisionssichere Archivierung hinzu, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen und die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.