Warum öffnet die Excel-App eine alte Version eines Dokuments, das in SharePoint Online gespeichert ist?
- Einleitung
- Zwischenspeicherung und Synchronisation
- Versionsverwaltung in SharePoint Online
- Probleme mit der Verbindung und der Netzwerkstabilität
- Empfohlene Vorgehensweisen zur Lösung
- Fazit
Einleitung
Wenn Sie ein Excel-Dokument in SharePoint Online speichern und anschließend über die Excel-App öffnen, kann es vorkommen, dass eine veraltete Version der Datei angezeigt wird. Dieses Verhalten ist ärgerlich, da man erwartet, immer die aktuelle Version der Datei zu sehen. In diesem Artikel erläutern wir die häufigsten Ursachen für dieses Problem und geben Lösungsvorschläge.
Zwischenspeicherung und Synchronisation
Eine der Hauptursachen für das Öffnen einer alten Version ist die Zwischenspeicherung, die auf dem lokalen Gerät oder innerhalb der Office-Anwendung stattfindet. Die Excel-App verwendet teilweise temporäre Dateien, um den Zugriff zu beschleunigen. Wenn diese temporären Dateien oder der lokale Cache nicht richtig aktualisiert werden, kann die App eine ältere Version der Datei laden. Zudem geschieht die Synchronisation der Dateien zwischen SharePoint Online und dem lokalen Gerät manchmal verzögert oder fehlerhaft, was zu einem Versionskonflikt führt.
Versionsverwaltung in SharePoint Online
SharePoint Online verfügt über eine integrierte Versionsverwaltung, mit der frühere Versionen eines Dokuments gespeichert werden. Es ist möglich, dass die Excel-App unwissentlich eine ältere Version eines Dokuments öffnet, wenn z.B. beim Öffnen über den Link oder aus einem Verlauf eine nicht aktuelle Version ausgewählt wird. Außerdem kann es passieren, dass beim Speichern Änderungen nicht richtig hochgeladen werden, weshalb die angezeigte Version nicht der zuletzt bearbeiteten entspricht.
Probleme mit der Verbindung und der Netzwerkstabilität
Eine instabile Internetverbindung kann dazu führen, dass der Upload aktueller Änderungen an SharePoint Online fehlschlägt oder nur teilweise durchgeführt wird. In solchen Fällen synchronisiert die Excel-App nicht korrekt und zeigt möglicherweise die ältere, lokal gespeicherte Version an. Dies gilt besonders, wenn man die Datei offline bearbeitet und anschließend die Synchronisation nicht erfolgreich durchgeführt wird.
Empfohlene Vorgehensweisen zur Lösung
Um dieses Problem zu beheben, empfiehlt es sich zunächst, die Excel-App und alle lokalen Zwischenspeicher beziehungsweise Caches zu leeren. Ein erneutes Öffnen des Dokuments direkt aus SharePoint Online im Browser kann helfen, die aktuelle Version zu prüfen. Weiterhin sollte die Versionierung in SharePoint kontrolliert und sichergestellt werden, dass keinerlei Sperren auf der Datei liegen. Im schlimmsten Fall kann es notwendig sein, die Datei lokal zu sichern, neu hochzuladen und dabei darauf zu achten, dass die Synchronisation vollständig abgeschlossen ist.
Fazit
Das Öffnen einer alten Excel-Version aus SharePoint Online in der Excel-App kann verschiedene Ursachen haben – von Zwischenspeicherung über Versionsverwaltung bis hin zu Synchronisationsproblemen. Durch gezielte Maßnahmen wie Cache-Leerung, Kontrolle der Versionen und stabile Internetverbindung lässt sich dieses Problem meistens beheben, sodass stets die aktuelle Datei angezeigt wird.